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Technisches Schreiben ist ein Beruf, der nur auf den ersten Blick einfach und unkompliziert wirkt. Er erfordert ausgefeilte Fähigkeiten und den Einsatz verschiedener Tools, um die passenden Inhalte zu erstellen und Informationen so aufzubereiten, dass sie treffend und leicht verständlich sind. Die Herausforderung beim technischen Schreiben beginnt mit einem tiefen Verständnis des Produkts oder der Dienstleistung, der kontinuierlichen Verfolgung der Funktionen sowie der genauen Kenntnis der Zielgruppe.
Als technischer Redakteur zu arbeiten, kann mühsam sein. Es erfordert das Zusammentragen aller technischen Details, die Vermeidung eintöniger Inhalte und die Optimierung des Dokumentationsprozesses bei möglichst wenigen oder keinen Fehlern. Gutes technisches Schreiben erfordert ein Bewusstsein und Wissen für Tools, die die Arbeit erleichtern. Bevor wir zu den gängigen Tools im technischen Schreiben kommen, werfen wir einen Blick auf einige unverzichtbare Fähigkeiten. Dazu gehören:
- Recherchefähigkeiten
- Recherche und Erkundung bilden das Fundament für technische Inhalte und machen Daten glaubwürdiger und überzeugender. Als technischer Redakteur für verschiedene Kunden schreibt man oft über Produkte oder Daten, von denen man noch nie zuvor gehört hat. Gute Recherchefähigkeiten und ein scharfer Blick fürs Detail helfen dabei, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, um die Inhalte zu formulieren.
- Zielgruppenanalyse
- Eine Zielgruppenanalyse bedeutet, die Endanwender gut zu kennen und verständliche Inhalte zu erstellen. Die Analyse der Zielgruppe ist für den Erfolg jedes technischen Redakteurs unerlässlich. Dabei muss zwischen sehr technischen, mittelmäßig technischen und weniger technischen Lesern unterschieden werden. Dies bildet die Grundlage für die Textgestaltung: Ein Publikum mit weniger Vorkenntnissen benötigt weniger technische Inhalte. Einige wichtige Fragen, die bei der Durchführung einer Zielgruppenanalyse helfen, sind:
- Wer ist Ihre Zielgruppe?
- Was wissen die Leser über Ihr Fachgebiet?
- Welchen Beruf üben sie aus?
- Welche Interessen und Bedürfnisse haben sie?
- Kommunikationsfähigkeit
- Die Rolle eines technischen Redakteurs umfasst aktives Zuhören und Planen, bevor er etwas schriftlich festhält. Gute Kommunikationsfähigkeiten erleichtern die Arbeit eines technischen Redakteurs erheblich. Eine gute Kommunikation ebnet den Weg, sei es bei der Abstimmung mit Fachexperten oder Projektbeteiligten oder beim Stellen wichtiger Fragen zur Informationsbeschaffung.
- Schreibkompetenz
- Präzises und prägnantes Schreiben ist eine wichtige Fähigkeit für technische Redakteure. Redakteure sollten in der Lage sein, genaue Informationen durch technische Handbücher, SOPs und technische Berichte sowie viele andere Dokumentenarten verständlich zu vermitteln.
- Technische Kenntnisse
- Es gibt einen Unterschied zwischen dem Erwerben eines Diploms oder Abschlusses in einem technischen Bereich und fundierten Kenntnissen in Spezialgebieten. Letztere sind für die Arbeit als technischer Redakteur unerlässlich. Technische Redakteure arbeiten in wichtigen Branchen wie IT, Versicherung und Bankwesen bis hin zu Medizinprodukte, Pharma und Gesundheitswesen.
- Teamarbeit
- Obwohl oft als Schreibtischtätigkeit angesehen, arbeiten technische Redakteure häufig mit abteilungsübergreifenden Teams zusammen. Die Zusammenarbeit mit Designern, Entwicklern, Testern, Projektmanagern und Produktmanagern gehört zum täglichen Ablauf. Ein technischer Redakteur muss teamfähig sein und über Fähigkeiten zur Konfliktlösung, Entscheidungsfindung sowie Planung und Organisation verfügen.
Dies ist zwar keine vollständige Liste aller Werkzeuge, aber einige der wichtigsten, die ein technischer Redakteur beherrschen muss. Technische Schreib- und Software-Dokumentationswerkzeuge helfen dabei, die richtigen Inhalte zu erstellen, um kontextbezogene Informationen korrekt und leicht verständlich zu vermitteln. Diese Tools sind nützlich beim Schreiben, Bearbeiten, Zeichnen, Prüfen und Überarbeiten von Dokumentationen.
Obwohl die Phasen weitgehend unverändert bleiben, variieren die Auswahl und die Verwendung der Werkzeuge je nach Produkt oder Branche. Eine auf Programmierung ausgerichtete IT-Umgebung erfordert möglicherweise Tools, die Flexibilität bei der API-Dokumentation bieten. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Medizinproduktebranche auf Tools, die einfachere Designoptionen bieten. Angesichts der Vielzahl verfügbarer technischer Schreibwerkzeuge wollen wir uns auf diejenigen konzentrieren, die genau auf Medizinprodukte abgestimmt sind. Dazu gehören:
- Microsoft Word
Microsoft Word ist ein einfaches und eher grundlegendes Werkzeug, das dennoch an erster Stelle steht. Die Kombination von MS Word mit Adobe Acrobat Reader Pro ermöglicht die reibungslose Erstellung von Dokumenten mit einfacher Konvertierung zwischen PDF- und DOC-Formaten. Tatsache ist, dass MS Word nach wie vor das am häufigsten verwendete Werkzeug zur Erstellung verschiedener Dokumente und der beste Freund eines technischen Redakteurs ist. So verbreitet, dass auch dieser Artikel damit verfasst wurde!
- Windows-Snipping-Tool
Das Windows-Snipping-Tool ist Teil der Windows-Software und eine hervorragende Ressource für einfache Bildschirmaufnahmen. Neben Screenshots des gesamten Bildschirms ermöglicht es freihändige oder partielle Ausschnitte. Eine praktische Funktion dieses Tools ist die Verzögerungsoption, mit der Standbilder aus genau dem gewünschten Videobild aufgenommen werden können.
- Powtoon
Das technische Schreiben und die damit verbundenen Aufgaben werden zunehmend visueller. Powtoon ist ein hervorragendes webbasiertes Animationstool, das als SaaS-Produkt vertrieben wird. Es ermöglicht die Erstellung innovativer, animierter Präsentationen und Erklärvideos. Animierte Präsentationen sind eine ansprechende Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Benutzer zu gewinnen, und mit Powtoon können Sie diese Kunstform perfekt beherrschen.
Für technische Redakteure gehört das Erstellen von Screenshots zum täglichen Ablauf, insbesondere bei der Dokumentation von Software als Medizinprodukt. Bilder sind der beste Weg, um Funktionen darzustellen und die Inhalte leicht verständlich zu machen.
SnagIT ist ein Bildschirmaufnahme-Tool für technische Redakteure, mit dem Dokumente dank Funktionen wie den folgenden einheitlich und professionell wirken:
- Panoramarücklauf-Aufnahme
- Erfasst Dropdown-Menüs
- Ränder und Bildeffekte
- Exportiert in Cloud-Speicher
Dies ist ein Werkzeug für das technische Schreiben, mit dem die meisten Menschen die Grundlagen der HTML-Programmierung erlernen. Es ist ein äußerst effektiver und benutzerfreundlicher HTML-Editor für Anfänger. Er wird hauptsächlich für die Erstellung mittelgroßer Hilfsdateien verwendet, wenn ein Softwareprodukt keine umfangreiche Online-Hilfedokumentation erfordert.
Adobe Photoshop muss nicht vorgestellt werden. Es ist das weltweit beliebteste Bildbearbeitungsprogramm zum Erstellen und Bearbeiten von Fotos und Artwork. Es ist zudem ein beliebtes Werkzeug unter technischen Redakteuren. Es erweist sich als nützlich beim Erstellen von Benutzeroberflächen-Designs, Bearbeiten von Bildern für den Druck, Bearbeiten von Bildern, Überlagern von Bildern und vielem mehr. Eine clevere Funktion dieses Werkzeugs ist, dass die Bildbearbeitung ein umkehrbarer Prozess bleibt, wodurch Änderungen leicht rückgängig gemacht werden können.
Windows Movie Maker ist ein weiteres Tool, das bis Januar 2017 standardmäßig als Teil der Windows Essentials-Software-Suite enthalten war. Es ist ein einfaches Tool, mit dem technische Redakteure Videos bearbeiten können.
Adobe FrameMaker ist ein Autorenhool für jeden technischen Redakteur, der Inhalte wiederverwenden möchte, wenn es um themenbezogenes Schreiben geht und für einen strukturierten Dokumentationsprozess. Es ist ein Dokumentenverarbeitungswerkzeug, das sich für umfangreiche Industriedokumentationen eignet. FrameMaker ist ein DITA-freundliches Werkzeug für das technische Schreiben mit der integrierten Fähigkeit, ein PDF zu drucken, und eine großartige Alternative zu Editoren wie MS Word. Einige seiner herausragenden Merkmale sind:
- Größenänderung von Bildern mit einem Klick
- XML-Dateiverarbeitung
- Geräteübergreifendes Publizieren
- Mini-Inhaltsverzeichnis
oXygen XML Author ist ein kostenloser, Open-Source-DITA-konformer XML-Editor. DITA ist ein offener Standard für das Erstellen und Veröffentlichen von Dokumenten, der zunehmend Einzug in die technische Dokumentation hält. Er nimmt die Abhängigkeit der Inhaltsbearbeitung von einem bestimmten Werkzeug. Darüber hinaus ermöglicht er die Erstellung von DITA-konformen Online-Dokumentationen (einer Reihe von XML-Dateien) und eröffnet so die Möglichkeit, die Dateien in Zukunft problemlos über jedes andere DITA-konforme Werkzeug zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu pflegen.
Neben der obigen Liste prominenter Werkzeuge sind einige andere Tools wie Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (Anfängerniveau), Prezi, Help+Manual und HelpnDoc unerlässlich, wenn man mit dem technischen Schreiben für Medizintechnik beginnt.
Kontaktieren Sie einen Experten für technisches Schreiben für weitere Einblicke in die technische Dokumentation von Medizintechnik.
