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La redazione tecnica è una professione che solo in apparenza sembra facile e lineare. Richiede competenze sofisticate e comporta l’uso di vari strumenti per creare i contenuti giusti e fornire informazioni adeguate e di facile comprensione. La sfida della redazione tecnica inizia con una comprensione approfondita del prodotto o del servizio, tenendosi aggiornati sulle sue funzionalità e conoscendo e comprendendo il pubblico di riferimento.
Il lavoro di redattore tecnico può risultare noioso. Implica la raccolta di tutti i dettagli tecnici, la necessità di garantire che il contenuto non risulti monotono e l’ottimizzazione del processo di documentazione in modo da evitare errori o ridurli al minimo. Una buona redazione tecnica richiede consapevolezza e conoscenza degli strumenti che facilitano il lavoro. Prima di passare agli strumenti più diffusi nella redazione tecnica, esaminiamo alcune competenze indispensabili per questa professione. Ad esempio:
- Competenze di ricerca
- La ricerca e l’analisi costituiscono la colonna portante dei contenuti tecnici, rendendo i dati più credibili e convincenti. Lavorare come redattore tecnico per qualsiasi cliente comporta scrivere di prodotti o dati correlati di cui non si è mai sentito parlare prima. Possedere buone capacità di ricerca e uno spirito di osservazione acuto aiuta a ricavare informazioni da diverse fonti per elaborare i contenuti.
- Analisi del pubblico
- L’analisi del pubblico significa avere una buona conoscenza dell’utente finale e creare contenuti inclusivi. Analizzare il pubblico è fondamentale per il successo di ogni autore tecnico. È necessario distinguere i lettori in base al loro livello di competenza tecnica: da quelli altamente tecnici a quelli con competenze moderate, fino a quelli meno esperti. Ciò costituisce la base per la stesura del testo; un pubblico con minori conoscenze tecniche richiederà un testo (contenuto) meno tecnico. Alcune domande chiave che aiutano a svolgere l’analisi del pubblico sono:–
- Qual è il tuo pubblico di riferimento?
- Che cosa sanno del tuo settore tecnico?
- Che lavoro fanno?
- Quali sono i loro interessi e le loro esigenze?
- Capacità comunicative
- Il ruolo di un redattore tecnico prevede l’ascolto attivo e la pianificazione prima di contribuire alla stesura del testo. Possedere buone capacità comunicative contribuisce notevolmente a migliorare le competenze complessive del redattore tecnico. Una buona comunicazione apre la strada, sia che si tratti di coordinarsi con gli esperti in materia o con le parti interessate al progetto, sia che si tratti di porre domande importanti per raccogliere informazioni.
- Competenze di scrittura
- Una scrittura precisa e concisa è una competenza fondamentale per i redattori tecnici. I redattori devono essere in grado di trasmettere informazioni accurate attraverso manuali tecnici, procedure operative standard (SOP) e relazioni tecniche, oltre a molte altre tipologie di documenti.
- Competenze tecniche
- C'è una differenza tra il conseguimento di un diploma o di una laurea in qualsiasi settore tecnico e il possesso di una conoscenza approfondita di aree specialistiche. Quest'ultima è un requisito indispensabile per lavorare come redattore tecnico. I redattori tecnici sono chiamati a operare in settori chiave, dall'informatica, alle assicurazioni e al settore bancario, fino ai dispositivi medici, all'industria farmaceutica, alla sanità, ecc.
- Lavoro di squadra
- Sebbene si pensi spesso che si tratti di un lavoro d’ufficio, i redattori tecnici devono spesso collaborare con team e reparti interfunzionali. La collaborazione con designer, sviluppatori, tester, project manager e product manager fa parte della routine quotidiana dei redattori tecnici. Un redattore tecnico deve essere capace di lavorare bene in squadra e di creare un clima di collaborazione, oltre a possedere capacità di risoluzione dei conflitti, di presa di decisioni, di pianificazione e di organizzazione.
Sebbene non si tratti di un elenco esaustivo, questi sono alcuni degli strumenti fondamentali che un redattore tecnico deve possedere. Gli strumenti per la redazione tecnica e la documentazione software aiutano i redattori tecnici a selezionare i contenuti più appropriati, in modo da rendere le informazioni contestuali corrette e di facile comprensione. Questi strumenti sono utili per la stesura, la revisione, la creazione di disegni, la verifica e la riscrittura della documentazione.
Sebbene le fasi rimangano sostanzialmente invariate, la scelta e l’utilizzo degli strumenti variano, in una certa misura, a seconda del prodotto o del settore. Un ambiente IT specifico per la programmazione può richiedere strumenti che offrano flessibilità nella documentazione delle API. Al contrario, il settore dei dispositivi medici privilegia strumenti che offrano opzioni di progettazione più accessibili. Data la varietà di strumenti di redazione tecnica disponibili, concentriamoci su quelli specificamente orientati ai dispositivi medici. Ad esempio:
- Microsoft Word
Microsoft Word è uno strumento semplice e piuttosto essenziale per poter figurare in cima alla lista. La semplice combinazione di MS Word con Adobe Acrobat Reader Pro consente di creare documenti senza difficoltà, con una facile conversione tra i formati PDF e DOC. Il fatto è che MS Word rimane lo strumento più comunemente utilizzato per la creazione di vari documenti ed è il miglior alleato di chi si occupa di scrittura tecnica. È talmente diffuso che proprio questo articolo è stato scritto proprio con esso!
- Strumento di cattura di Windows
Lo strumento "Cattura schermo" fa parte della suite di software di Windows ed è un'ottima risorsa per effettuare catture di schermo di base. Oltre alla cattura a schermo intero, consente di ritagliare a mano libera o di selezionare aree parziali. Una caratteristica interessante di questo strumento è la possibilità di utilizzare l'opzione di ritardo, che permette di catturare immagini fisse da un fotogramma specifico di un video.
- Powtoon
La scrittura tecnica e le attività ad essa correlate stanno assumendo un carattere sempre più visivo. Powtoon è un eccellente strumento di animazione basato sul web, commercializzato come prodotto SaaS. Consente di creare presentazioni animate innovative e video esplicativi. Le presentazioni animate sono un modo accattivante per catturare l’attenzione degli utenti, e Powtoon ti permette di eccellere in questo campo.
Per i redattori tecnici, acquisire schermate fa parte della routine quotidiana, soprattutto quando si tratta di documentazione relativa a software utilizzati come dispositivi medici. Le immagini sono il modo migliore per illustrare le funzionalità e rendere i contenuti di facile comprensione.
SnagIT è uno strumento di cattura dello schermo pensato per i redattori tecnici, che consente loro di conferire ai propri documenti un aspetto coerente e professionale, grazie a funzionalità quali:
- Acquisizione panoramica a scorrimento
- Acquisisce i menu a tendina
- Bordi ed effetti immagine
- Esportazioni verso il cloud
Si tratta di uno strumento di scrittura tecnica grazie al quale la maggior parte delle persone apprende le basi della programmazione HTML. È un editor HTML estremamente efficace e intuitivo per i principianti. Viene utilizzato principalmente per la creazione di file di aiuto di medie dimensioni e nel caso in cui un prodotto software non richieda una documentazione di aiuto online particolarmente corposa.
Adobe Photoshop non ha certo bisogno di presentazioni. È lo strumento di editing delle immagini più diffuso al mondo per la creazione e la modifica di foto e artwork. È inoltre uno strumento molto utilizzato dai redattori tecnici. Risulta particolarmente utile per la creazione di progetti di interfaccia utente, la modifica di immagini destinate alla stampa, la manipolazione delle immagini, la sovrapposizione di un’immagine su un’altra e molto altro ancora. Una caratteristica particolarmente utile di questo strumento è che le modifiche apportate alle immagini rimangono reversibili, consentendo di annullare facilmente le modifiche.
Windows Movie Maker è un altro strumento incluso di serie nella suite di software Windows Essentials (fino a gennaio 2017). Si tratta di uno strumento semplice che i redattori tecnici possono utilizzare per modificare i video.
Adobe FrameMaker è uno strumento di authoring destinato a tutti i redattori tecnici interessati al riutilizzo dei contenuti, alla scrittura basata su argomenti e a un processo di documentazione strutturato. Si tratta di uno strumento di elaborazione dei documenti particolarmente adatto alla documentazione di ampio respiro conforme agli standard di settore. FrameMaker è uno strumento di redazione tecnica compatibile con DITA (Document Information Typing Architecture), dotato di funzionalità integrate per la stampa di file PDF e rappresenta un’ottima alternativa a programmi di elaborazione testi come MS Word. Alcune delle sue caratteristiche principali sono:
- Ridimensionamento delle immagini con un solo clic
- XML gestione dei file
- Pubblicazione su più dispositivi
- Mini indice
oXygen XML Author è un editor gratuito e open source per file DITA ( XML ) conforme allo standard DITA. DITA è uno standard aperto per la creazione e la pubblicazione di documenti che sta trovando sempre più spazio nella documentazione tecnica. Esso elimina la dipendenza dalla utilizzo di uno strumento specifico per la modifica dei contenuti. Inoltre, consente di creare documentazione online conforme allo standard DITA (un insieme di file XML ), aprendo così la possibilità, in futuro, di modificare, aggiornare e gestire facilmente i file tramite qualsiasi altro strumento conforme allo standard DITA.
Oltre all’elenco sopra riportato dei principali strumenti, alcuni altri strumenti come Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (livello base), Prezi, Help+Manual e HelpnDoc risultano indispensabili quando si inizia a redigere documenti tecnici relativi ai dispositivi medici.
Contatta un esperto di redazione tecnica per ulteriori approfondimenti sulla documentazione tecnica dei dispositivi medici.
