5 min czytania
Pisanie tekstów technicznych to zawód, który tylko na pierwszy rzut oka wydaje się łatwy i prosty. Wymaga on zaawansowanych umiejętności oraz korzystania z różnych narzędzi, aby tworzyć odpowiednie treści i przekazywać informacje, które są trafne i łatwe do zrozumienia. Wyzwaniem w pisaniu tekstów technicznych jest przede wszystkim dogłębne zrozumienie produktu lub usługi, bycie na bieżąco z jego funkcjonalnościami oraz znajomość i zrozumienie grupy docelowej.
Praca autora tekstów technicznych może być żmudna. Wymaga zebrania wszystkich szczegółów technicznych, zadbania o to, by treść nie była monotonna, oraz usprawnienia procesu tworzenia dokumentacji tak, by nie zawierała żadnych błędów lub zawierała ich jak najmniej. Dobre pisanie tekstów technicznych wymaga świadomości i znajomości narzędzi, które ułatwiają tę pracę. Zanim przejdziemy do popularnych narzędzi stosowanych w pisaniu tekstów technicznych, przyjrzyjmy się kilku niezbędnym umiejętnościom w tej dziedzinie. Na przykład:
- Umiejętności badawcze
- Badania i analizy stanowią podstawę treści technicznych, dzięki czemu dane zyskują na wiarygodności i przekonującej sile. Praca jako autor tekstów technicznych dla dowolnego klienta wiąże się z pisaniem o produktach lub powiązanych danych, o których wcześniej się nie słyszało. Posiadanie dobrych umiejętności badawczych i bystrego umysłu pomaga w wyszukiwaniu informacji z różnych źródeł w celu sformułowania treści.
- Analiza odbiorców
- Analiza odbiorców oznacza dogłębne zrozumienie użytkownika końcowego i tworzenie treści dostosowanych do różnych grup. Analiza odbiorców ma zasadnicze znaczenie dla sukcesu każdego autora tekstów technicznych. Konieczne jest rozróżnienie czytelników na tych o wysokim, średnim i niskim poziomie wiedzy technicznej. Stanowi to podstawę do dostosowania treści; odbiorcy o mniejszej wiedzy technicznej będą potrzebowali tekstu (treści) o mniejszym stopniu specjalizacji. Oto kilka kluczowych pytań, które pomagają przeprowadzić analizę odbiorców:–
- Kto stanowi Twoją grupę docelową?
- Co oni wiedzą o Twojej dziedzinie technicznej?
- Czym się zajmują?
- Jakie są ich zainteresowania i potrzeby?
- Umiejętności komunikacyjne
- Rola autora tekstów technicznych polega na aktywnym słuchaniu i planowaniu przed wniesieniem wkładu w dyskusję pisemną. Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych znacznie przyczynia się do ogólnej sprawności autora tekstów technicznych. Dobra komunikacja toruje drogę, niezależnie od tego, czy chodzi o koordynację działań z ekspertami merytorycznymi lub interesariuszami projektu, czy też o zadawanie istotnych pytań w celu zebrania informacji.
- Umiejętności pisania
- Precyzyjne i zwięzłe formułowanie tekstów to niezwykle ważna umiejętność dla autorów tekstów technicznych. Autorzy powinni umieć przekazywać rzetelne informacje za pośrednictwem instrukcji technicznych, standardowych procedur operacyjnych (SOP) oraz raportów technicznych, a także wielu innych rodzajów dokumentów.
- Umiejętności techniczne
- Istnieje różnica między uzyskaniem dyplomu lub tytułu naukowego w dowolnej dziedzinie technicznej a posiadaniem dogłębnej wiedzy z zakresu specjalistycznych dziedzin. Ta ostatnia jest niezbędna do pracy w zawodzie autora tekstów technicznych. Autorzy tekstów technicznych pracują w kluczowych branżach, od IT, ubezpieczeń i bankowości po wyroby medyczne, farmaceutykę, opiekę zdrowotną itp.
- Praca zespołowa
- Chociaż zazwyczaj zakłada się, że jest to praca biurowa, autorzy tekstów technicznych często muszą współpracować z zespołami międzyfunkcyjnymi i różnymi działami. Współpraca z projektantami, programistami, testerami, kierownikami projektów i menedżerami produktu stanowi część codziennych obowiązków autorów tekstów technicznych. Autor tekstów technicznych musi być dobrym członkiem zespołu i umieć budować zespół, a także posiadać umiejętności rozwiązywania konfliktów, podejmowania decyzji oraz planowania i organizacji.
Chociaż nie jest to wyczerpująca lista narzędzi, przedstawiono tu niektóre z najważniejszych, które powinien posiadać autor tekstów technicznych. Narzędzia do pisania tekstów technicznych i tworzenia dokumentacji oprogramowania pomagają autorom w dobieraniu odpowiednich treści, dzięki czemu informacje kontekstowe są poprawne i łatwe do zrozumienia. Narzędzia te są przydatne podczas pisania, redagowania, rysowania, sprawdzania i przerabiania dokumentacji.
Chociaż poszczególne etapy pozostają w dużej mierze niezmienne, wybór i sposób wykorzystania narzędzi różni się w pewnym stopniu w zależności od produktu lub branży. Środowisko informatyczne przeznaczone specjalnie do programowania może wymagać narzędzi zapewniających elastyczność w zakresie dokumentacji API. Natomiast branża urządzeń medycznych koncentruje się na narzędziach, które oferują bardziej przystępne opcje projektowania. Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych narzędzi do tworzenia dokumentacji technicznej, skupmy się na tych, które są ściśle dostosowane do standardu „ wyroby medyczne ”. Należą do nich:
- Microsoft Word
Microsoft Word to proste narzędzie, a jak na pozycję na szczycie listy – raczej dość podstawowe. Proste połączenie programu MS Word z aplikacją Adobe Acrobat Reader Pro pozwala na płynne tworzenie dokumentów oraz łatwą konwersję między formatami PDF i DOC. Faktem jest, że MS Word pozostaje najczęściej używanym narzędziem do tworzenia różnorodnych dokumentów i jest najlepszym przyjacielem autora tekstów technicznych. Jest tak powszechny, że niniejszy artykuł został właśnie napisany właśnie przy jego użyciu!
- Narzędzie do wycinania w systemie Windows
Narzędzie „Wycinanie okna” stanowi część pakietu oprogramowania Windows i jest doskonałym rozwiązaniem do wykonywania podstawowych zrzutów ekranu. Oprócz zrzutów całego ekranu umożliwia ono kadrowanie odręczne lub kadrowanie wybranych obszarów. Ciekawą funkcją tego narzędzia jest opcja opóźnienia, która pozwala na przechwytywanie klatek z filmów w dokładnie wybranych momentach.
- Powtoon
Tworzenie dokumentacji technicznej i związane z nią zadania w coraz większym stopniu opierają się na elementach wizualnych. Powtoon to doskonałe internetowe narzędzie do tworzenia animacji, oferowane jako produkt typu SaaS. Umożliwia ono tworzenie nowatorskich, animowanych prezentacji i filmów wyjaśniających. Animowane prezentacje to angażujący sposób na przyciągnięcie uwagi użytkowników, a Powtoon pozwala osiągnąć w tym zakresie mistrzostwo.
Dla autorów dokumentacji technicznej robienie zrzutów ekranu stanowi część codziennej pracy, zwłaszcza gdy chodzi o dokumentację oprogramowania wykorzystywanego jako wyrób medyczny. Obrazy to najlepszy sposób na przedstawienie funkcji i ułatwienie zrozumienia treści.
SnagIT to narzędzie do tworzenia zrzutów ekranu przeznaczone dla autorów tekstów technicznych, które pozwala nadać dokumentom spójny i profesjonalny wygląd. Oferuje ono takie funkcje, jak:
- Panoramiczne przechwytywanie z przewijaniem
- Przechwytuje menu rozwijane
- Ramki i efekty graficzne
- Eksport do pamięci w chmurze
Jest to narzędzie do tworzenia dokumentacji technicznej, dzięki któremu większość osób poznaje podstawy programowania w języku HTML. Jest to niezwykle skuteczny i przyjazny w obsłudze edytor HTML dla początkujących. Wykorzystuje się go głównie do tworzenia plików pomocy o średniej wielkości oraz w przypadkach, gdy dany produkt nie wymaga obszernej dokumentacji pomocy online.
Program Adobe Photoshop nie wymaga przedstawiania. Jest to najpopularniejsze na świecie narzędzie do edycji obrazów, służące do tworzenia i edycji zdjęć oraz artwork. Jest to również popularne narzędzie wśród autorów dokumentacji technicznej. Przydaje się podczas tworzenia projektów interfejsów użytkownika, edycji obrazów do druku, obróbki obrazów, nakładania jednego obrazu na drugi i nie tylko. Zaletą tego narzędzia jest to, że edycja obrazów pozostaje procesem odwracalnym, co pozwala z łatwością cofnąć wprowadzone zmiany.
Program Windows Movie Maker to kolejne narzędzie, które domyślnie wchodzi w skład pakietu oprogramowania Windows Essentials (do stycznia 2017 r.). Jest to proste narzędzie, z którego autorzy tekstów technicznych mogą korzystać do edycji filmów.
Adobe FrameMaker to narzędzie autorskie przeznaczone dla wszystkich autorów tekstów technicznych, którzy rozważają ponowne wykorzystanie treści w ramach pisania opartego na tematach oraz dla ustrukturyzowanego procesu tworzenia dokumentacji. Jest to narzędzie do przetwarzania dokumentów, które doskonale nadaje się do tworzenia obszernej dokumentacji zgodnej ze standardami branżowymi. FrameMaker to narzędzie do pisania tekstów technicznych zgodne ze standardem DITA (Document Information Typing Architecture), wyposażone we wbudowaną funkcję drukowania plików PDF i stanowiące doskonałą alternatywę dla edytorów takich jak MS Word. Oto niektóre z jego najważniejszych funkcji:
- Zmiana rozmiaru obrazu jednym kliknięciem
- XML obsługa plików
- Publikowanie na wielu urządzeniach
- Mini spis treści
oXygen XML Author to darmowy edytor plików XML zgodny ze standardem DITA, oparty na oprogramowaniu open source. DITA to otwarty standard tworzenia i publikowania dokumentów, który coraz częściej znajduje zastosowanie w dokumentacji technicznej. Eliminuje on uzależnienie edycji treści od konkretnego narzędzia. Ponadto umożliwia tworzenie dokumentacji internetowej zgodnej ze standardem DITA (zestawu plików XML ), otwierając tym samym możliwość łatwej edycji, aktualizacji i utrzymania tych plików w przyszłości za pomocą dowolnego innego narzędzia zgodnego ze standardem DITA.
Oprócz powyższej listy popularnych narzędzi, kilka innych, takich jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (na poziomie początkującym), Prezi, Help+Manual oraz HelpnDoc, ma kluczowe znaczenie przy rozpoczynaniu pracy nad dokumentacją techniczną dla wyroby medyczne.
Skontaktuj się z ekspertem ds. pisania tekstów technicznych, aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentacji technicznej na stronie wyroby medyczne.
