Czas czytania: 3 min
Producenci wyrobów medycznych muszą dołączyć wymaganą dokumentację do każdego produktu, aby pomóc konsumentom w zrozumieniu sposobu jego użycia. Dokumentacja ta liczy czasem kilkaset stron, co może być dla konsumentów przytłaczające. Krótkie poradniki są opracowywane tak, aby zawierały wszystkie niezbędne informacje o produkcie, dzięki czemu konsumenci nie muszą przedzierać się przez ogromną ilość treści, aby je znaleźć.
Krótki poradnik zawiera zestaw zwięzłych instrukcji dotyczących korzystania z wyrobu medycznego i ma szereg zalet:
- Skraca czas szkolenia
- Prowadzi użytkowników przez prostsze i krótsze kroki
- Sprawia, że użytkownicy nie muszą czytać całej dokumentacji, gdy potrzebują konkretnej informacji, i przedstawia podstawowy sposób użycia w krótszej wersji.
- Zmniejsza potrzebę szkoleń stacjonarnych oraz dodatkowe koszty związane z angażowaniem innego pracownika lub eksperta do ponownego wyjaśniania procesów
- Poradniki są dobrze napisane i odpowiednio szczegółowe, aby szybko przeprowadzić użytkownika przez niezbędne kroki
Najczęściej użytkownicy wolą polegać na ilustracjach lub obrazkach, aby zrozumieć działanie wyrobu medycznego oraz sposób wykonywania na nim czynności. Badania pokazują, że 90% informacji przekazywanych do mózgu ma charakter wizualny, a posiadanie ilustracji pomaga w sytuacjach, gdy użytkownicy nie znają żargonu związanego ze sprzętem.
Skrócone instrukcje obsługi mogą być bardzo szczegółowe lub zwięzłe, w zależności od potrzeb. Jest to jasna i pouczająca informacja w formie drukowanej, która stanowi przewodnik dla pracowników służby zdrowia, inżynierów, pacjentów i użytkowników końcowych. Zapewnia ona wytyczne dotyczące przestrzegania procesów, zasad zgodności z przepisami oraz norm bezpieczeństwa. Oto kilka kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przed przygotowaniem skróconych instrukcji obsługi dla użytkowników:
- Należy je opracować, biorąc pod uwagę, że użytkownicy mogą nie posiadać wcześniej odpowiedniej wiedzy
- Treść prezentowana w instrukcjach obsługi powinna być pomocna, aktualna i istotna
- Powinien on zapewniać użytkownikom łatwe w odbiorze informacje
- Materiały powinny być uporządkowane w sekcjach z etykietami po obu stronach segregatorów
- Na początku poradnika należy umieścić spis treści, aby ułatwić użytkownikom nawigację
- Treść powinna charakteryzować się prostą i czytelną formą przekazu
- Dodanie nagłówków i podtytułów pozwala na szybkie zapoznanie się z treścią i ułatwia dostęp do informacji
- Aby ułatwić zrozumienie, należy uwzględnić typowe przykłady i scenariusze
- W stosownych przypadkach należy uwzględniać obrazy, infografiki i wykresy, aby poprawić percepcję wizualną i zrozumiałość.
Często użytkownicy potrzebują informacji o wyrobie, aby szybko wykonać określone czynności. W takich okolicznościach użytkownik potrzebuje wiedzy niezbędnej do wykonania zadania bez konieczności czytania całej instrukcji. Wtedy z pomocą przychodzą poradniki użytkownika.
Firmy produkujące towary konsumpcyjne składające się z różnych elementów często publikują krótkie instrukcje dla konsumentów. Zamawiane online urządzenia wymagają złożenia lub podstawowej wiedzy technologicznej. Tego typu produkty są zawsze dostarczane z instrukcjami, które pomagają użytkownikowi końcowemu w montażu i uruchomieniu wyrobu. Doświadczenie użytkownika można poprawić, włączając slajdy z prostym tekstem, dzięki czemu osoby o różnym poziomie umiejętności czytania będą mogły zrozumieć każdy krok niezbędny do ukończenia procesu. Dodanie wskaźników wizualnych, takich jak ikony i kolory, pomaga stworzyć przyjazny dla użytkownika design.
Poradniki powinny być przygotowane z uwzględnieniem faktu, że użytkownicy końcowi mogą reprezentować różne poziomy kwalifikacji i zrozumienia, dlatego zastosowany język powinien być:
- Opisowy, ale nie pouczający
- Należy unikać języka technicznego. Wyjaśnienie powinno być proste i zrozumiałe dla laików
- Gdy w poradnikach muszą znaleźć się fachowe określenia lub skróty, powinny być one jasne i zwięzłe
- Najlepiej wyjaśnić procedurę krok po kroku
- Rozpocznij procedurę od silnych czasowników. Na przykład: „Włóż baterie do urządzenia” lub „Umieść pasek w urządzeniu pomiarowym”
Podczas aktualizacji lub instalacji oprogramowania urządzenia, producenci dołączają skróconą instrukcję obsługi, która pomaga powiadomić użytkowników o dostępności nowych funkcji i wyjaśnia ich działanie. Przykładowo, skrócony przewodnik dla ciśnieniomierza może pokazać użytkownikowi, jak z niego korzystać, natomiast przewodnik szybkiego startu dla glukometru może pomóc użytkownikom szybko sprawdzić poziom cukru we krwi.
Skrócone przewodniki mogą pomóc firmom w przesłaniu dodatkowych informacji przed wprowadzeniem nowych zmian. Dzięki temu pracownicy otrzymują więcej informacji o nowym procesie lub produkcie przed samą aktualizacją. Przechodząc samodzielnie przez proces instalacji lub wdrażania, użytkownicy rozumieją, jak działa dany proces lub produkt. Ponadto przewodnik służy jako punkt odniesienia w przypadku awarii. Możesz być spokojny – przewodnik znacznie ułatwia użytkownikom korzystanie z systemu.
Przewodnik powinien być opracowany tak, jakby był instrukcją obsługi do zadań życiowych. Niezależnie od tego, czy jest to podręcznik pracownika, czy instrukcja szkoleniowa, powinien zapewniać przydatne informacje od ręki. Powinien rozwiewać wszelkie wątpliwości, odpowiadać na nurtujące pytania i pomagać w rozwiązywaniu problemów, z jakimi użytkownik końcowy może się zetknąć podczas instalacji lub korzystania z urządzenia.
Aby dowiedzieć się więcej o skróconych przewodnikach i ich znaczeniu w dziedzinie wyroby medyczne, skonsultuj się z Freyr.
