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I produttori di dispositivi medici devono includere la documentazione richiesta con ogni prodotto per aiutare i consumatori a comprenderne l'utilizzo. A volte questa documentazione può contare diverse centinaia di pagine, risultando scoraggiante per gli utenti. Le guide di consultazione rapida sono create per raccogliere tutte le informazioni necessarie sul prodotto, evitando così ai consumatori di dover consultare una grande quantità di contenuti.
Una guida di consultazione rapida fornisce una serie di brevi istruzioni per l'utilizzo di un dispositivo medico e offre diversi vantaggi, tra cui:
- Riduce i tempi di formazione
- Guida gli utenti a compiere le azioni in passaggi più semplici e brevi
- Evita agli utenti di dover leggere l'intera documentazione quando è necessaria una specifica informazione, fornendo l'uso di base in una versione più breve.
- Riduce la necessità di formazione in presenza e il costo aggiuntivo di avere un altro dipendente o esperto che spieghi nuovamente i processi
- I tutorial sono scritti bene e descritti in modo adeguato per accompagnare l'utente attraverso i passaggi necessari in pochissimo tempo
Il più delle volte, gli utenti trovano comodo affidarsi a illustrazioni o immagini per comprendere l'uso e il metodo per eseguire le azioni su un dispositivo medico. Gli studi dimostrano che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello è di tipo visivo e la presenza di illustrazioni aiuta nelle situazioni in cui gli utenti non conoscono i termini tecnici delle apparecchiature.
Le guide di consultazione rapida possono essere molto dettagliate o sintetiche, a seconda delle necessità. Si tratta di una comunicazione stampata chiara e informativa che guida professionisti sanitari, ingegneri, pazienti e utenti finali. Fornisce indicazioni per rispettare i processi, le linee guida di conformità e gli standard di sicurezza. Ecco alcuni punti chiave da considerare prima di creare guide di consultazione rapida per gli utenti:
- Dovrebbe essere creata tenendo presente che gli utenti potrebbero non avere conoscenze pregresse
- I contenuti presentati nelle guide per l'utente dovrebbero essere utili, aggiornati e pertinenti
- Dovrebbe fornire agli utenti informazioni facili da consultare
- Dovrebbe essere organizzata in sezioni con etichette su entrambi i lati dei raccoglitori
- Le guide tabellari dovrebbero essere inserite all'inizio della guida per facilitare la navigazione da parte degli utenti
- Il contenuto dovrebbe presentare rappresentazioni semplici e chiare
- L'aggiunta di intestazioni e sottotitoli permette di scorrere rapidamente il contenuto e rende le informazioni più accessibili
- Dovrebbero essere inclusi esempi tipici e scenari per una migliore comprensione
- È opportuno inserire immagini, infografiche e grafici ove necessario per migliorare la percezione visiva e la comprensione.
Spesso gli utenti hanno bisogno di informazioni su un dispositivo per eseguire rapidamente determinate attività specifiche sullo stesso. In tali circostanze, l'utente richiede la conoscenza necessaria per svolgere l'attività senza dover leggere l'intero manuale. È allora che le guide per l'utente tornano utili.
Le aziende che producono beni di consumo con vari componenti sono inclini a rilasciare guide rapide per i consumatori. Quando i dispositivi vengono ordinati online, richiedono il montaggio o una tecnologia di base. Questi articoli sono invariabilmente forniti con guide per aiutare gli utenti finali a montare il dispositivo e a metterlo in funzione. L'esperienza dell'utente può essere migliorata inserendo diapositive con testo semplice in modo che utenti con qualsiasi livello di lettura possano comprendere ogni passaggio necessario per completare il processo. L'aggiunta di indicatori visivi come icone e colori aiuta a creare un design facile da usare.
Le guide devono essere curate tenendo presente che gli utenti finali potrebbero avere diversi livelli di qualificazione e comprensione, motivo per cui il linguaggio utilizzato dovrebbe essere:
- Descrittivo ma non paternalistico
- Il linguaggio tecnico dovrebbe essere evitato. La spiegazione dovrebbe essere semplice e comprensibile per un non addetto ai lavori
- Quando è necessario includere terminologie o abbreviazioni nelle guide, queste dovrebbero essere chiare e concise
- È preferibile che la procedura sia spiegata passo dopo passo
- Inizia la procedura con verbi forti. Ad esempio, "Installa le batterie nel dispositivo" o "Inserisci la striscia nel dispositivo di monitoraggio"
Quando aggiornano o installano il software del dispositivo, i produttori includono una guida rapida che aiuta ad avvisare gli utenti sulla disponibilità di nuove funzionalità e spiega come utilizzarle. Ad esempio, una guida di riferimento rapido per un dispositivo di misurazione della pressione sanguigna può indicare a un utente come utilizzarlo, oppure una guida rapida per un dispositivo di monitoraggio della glicemia può aiutare gli utenti a misurare rapidamente i livelli di glucosio nel sangue.
Le guide di riferimento rapido possono supportare le aziende nell'invio di informazioni aggiuntive prima di apportare nuove modifiche. Ciò fornisce ai dipendenti maggiori informazioni sul nuovo processo o prodotto prima che avvenga l'aggiornamento. Esaminando personalmente il processo di installazione o implementazione, gli utenti comprendono come funziona il processo o il prodotto. Funge inoltre da riferimento in caso di guasto. Stai certo che la guida rende il processo molto più semplice per gli utenti.
La guida di riferimento dovrebbe essere curata come se fosse un manuale di istruzioni per le attività della vita quotidiana. Che si tratti di un manuale per i dipendenti o di un manuale di formazione, dovrebbe fornire informazioni utili sul momento. Dovrebbe chiarire qualsiasi presupposto, rispondere a qualsiasi domanda e aiutare a risolvere i problemi che l'utente finale potrebbe incontrare durante l'installazione o l'uso del dispositivo.
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