Présentation du client.
Une entreprise pharmaceutique multinationale américaine avait besoin de mises à jour d'Artwork à grande échelle et d'un soutien pour le transfert de MAH suite à l'acquisition d'une entreprise pharmaceutique indienne. Le projet impliquait la mise à jour et le transfert d'Artwork dans plusieurs régions du monde, tout en garantissant la conformité aux diverses exigences réglementaires spécifiques à chaque pays et en respectant des délais d'exécution stricts.
Contexte
Dans le cadre d'une initiative de fusion et d'acquisition, le client devait transférer les responsabilités de Titulaire d'Autorisation de Mise sur le Marché (MAH) et mettre en œuvre les modifications d'Artwork associées pour les produits distribués en Europe, en Russie, au Moyen-Orient et dans d'autres régions internationales.
L'organisation recherchait un partenaire stratégique pour les Artwork capable de gérer rapidement des mises à jour d'Artwork en grand volume, de coordonner des opérations multilingues et d'assurer une conformité réglementaire sans faille tout au long du processus de transition.
Services inclus dans le périmètre
Coordination End-to-End des Artwork pour le transfert de MAH
Mises à jour des Artwork et soutien à l'implémentation
Services de conception et de relecture d'Artwork
Gestion multilingue des Artwork sur les marchés mondiaux
Soutien à la transition des Artwork conforme à la réglementation
Migration de fichiers et gestion des transferts d'Artwork
Activités de revue qualité et de vérification de la conformité
Défi
Le client a rencontré plusieurs défis opérationnels et réglementaires pendant la transition de fusion et d'acquisition :
Plus de 1000 Artwork nécessitaient des mises à jour dans un délai très contraint
Les modifications d'Artwork devaient être mises en œuvre dans plus de 40 pays avec des exigences linguistiques multiples
Les fichiers Artwork source n'étaient disponibles qu'au format PDF, ce qui augmentait la complexité d'exécution.
Le client prévoyait le traitement et la livraison de 20 transferts d'Artwork par jour.
L'ensemble du projet de transition devait être achevé dans un délai de 4 à 5 mois.
Le maintien de la conformité, de la qualité et de la continuité opérationnelle pendant les activités de fusions et acquisitions (M&A) était essentiel.
Solution
1
Coordination structurée des transferts de MAH
Freyr a divisé le projet en flux opérationnels dédiés, comprenant la coordination, la conception, la relecture et la gestion des transferts de fichiers, afin d'assurer une exécution efficace et un contrôle de la livraison.
2
Support Artwork dédié sur site
Des ressources sur site ont été déployées pour combler les lacunes de communication, coordonner les interactions avec les parties prenantes et établir un environnement de studio Artwork dédié pour une gestion de projet simplifiée.
3
Cadre de contrôle qualité personnalisé
Freyr a développé une liste de contrôle exclusive et spécifique au client et a intégré des mesures de vérification de la qualité robustes pour garantir une livraison d'Artwork conforme et correcte du premier coup tout au long du cycle de vie du projet.
4
Modèle de traitement d'Artwork à grand volume
Des flux de travail évolutifs et une allocation optimisée des ressources ont permis à Freyr de traiter et de livrer de manière constante plus de 20 Artworks par jour dans des délais serrés.
5
Support opérationnel 24h/24 et 7j/7
Un support 24h/24 a assuré une résolution rapide des problèmes, une exécution de projet ininterrompue et l'achèvement en temps voulu des activités de transfert d'Artwork sur les marchés mondiaux.
Impact
Freyr a transformé un projet de transition d'Artwork très complexe, motivé par des fusions et acquisitions, en une opération simplifiée, évolutive et axée sur la qualité, qui a garanti une exécution rapide, la conformité et la continuité opérationnelle sur les marchés mondiaux.
Résultats commerciaux
Plus de 1000 Artworks ont été transférés et mis à jour avec succès sur les marchés mondiaux.
Plus de 20 transferts d'Artwork ont été livrés quotidiennement pour respecter les délais de projet ambitieux.
Une précision de 98 % du premier coup a été atteinte, minimisant les révisions et les retouches.
Une conformité qualité de 100 % a été maintenue tout au long de l'exécution du projet.
Des activités de transfert de MAH fluides ont été rendues possibles dans plus de 40 pays.
Le projet global de transition d'Artwork a été achevé en 3 mois, avant les délais prévus.
