Panoramica del cliente
Un’organizzazione globale operante nel settore della salute dei consumatori, con attività in diverse regioni, necessitava di informazioni normative complete e costantemente aggiornate a supporto della conformità normativa e del processo decisionale aziendale.
Con un portafoglio geograficamente diversificato e team normativi che dipendono dalle informazioni fornite da centinaia di autorità sanitarie, l’organizzazione aveva bisogno di una soluzione scalabile per monitorare l’evoluzione dei requisiti, delle comunicazioni e delle politiche nei mercati prioritari.
L'obiettivo del cliente non era solo quello di ampliare la portata della copertura normativa, ma anche di garantire che le informazioni ricevute fossero accurate, pertinenti, tempestive e pronte per essere utilizzate dai soggetti interessati interni.
Contesto
Le informazioni normative sono state diffuse attraverso un'ampia rete di siti web delle autorità sanitarie, ciascuno dei quali operava con modalità di pubblicazione, formati di comunicazione, frequenze di aggiornamento e requisiti linguistici diversi.
Con l'espansione della presenza globale del cliente, il monitoraggio manuale è diventato sempre più difficile da gestire. I team preposti alla conformità normativa dovevano tenere traccia di nuove normative, avvisi, comunicati stampa, documenti orientativi e altre comunicazioni delle autorità provenienti da centinaia di fonti diverse.
In assenza di un modello di monitoraggio centralizzato, sussisteva il rischio che sviluppi importanti potessero essere individuati in ritardo, interpretati in modo incoerente o rimanere scollegati dai processi decisionali interni.
L'organizzazione necessitava quindi di una capacità unificata di analisi normativa in grado di coniugare un'ampia copertura di mercato con la precisione e la comprensione contestuale necessarie per prendere decisioni affidabili in materia di conformità.
Servizi inclusi nell'ambito
Ampliamento della copertura dei dati normativi presso le agenzie prioritarie e nei mercati globali
Monitoraggio costante dei siti web e delle comunicazioni delle autorità sanitarie
Estrazione e classificazione automatizzate degli aggiornamenti normativi
Verifica, interpretazione e valutazione della rilevanza da parte di esperti
Pubblicazione di informazioni di intelligence convalidate all’interno di Freya.Regulations
Aggiornamento costante della copertura normativa a livello globale
Sfida
Il cliente aveva bisogno di monitorare gli sviluppi normativi provenienti da centinaia di autorità sanitarie in diverse regioni, ma la portata e la varietà delle informazioni rendevano impraticabile un monitoraggio manuale.
Ciascuna autorità seguiva le proprie convenzioni editoriali, la propria frequenza di aggiornamento, la propria struttura del sito web e la propria terminologia normativa. Ciò ha reso difficile definire un processo di monitoraggio coerente in tutti i mercati.
L'organizzazione richiedeva inoltre qualcosa di più della semplice raccolta dei dati. Ogni aggiornamento doveva essere verificato in termini di accuratezza, valutato in base alla sua rilevanza, interpretato nel contesto di mercato appropriato e reso accessibile ai team interni in un formato strutturato.
Con l'ampliamento dei requisiti di copertura, il cliente si è trovato ad affrontare diverse sfide:
Sfide chiave
Visibilità limitata su un gran numero di enti prioritari
Formati e prassi editoriali non uniformi tra le diverse autorità sanitarie
Ritardi legati al monitoraggio manuale e al consolidamento dei dati
Difficoltà nel distinguere gli aggiornamenti rilevanti dal “rumore normativo”
Maggiore rischio di mancata crescita nei mercati prioritari
Necessità di un modello scalabile in grado di mantenere l'accuratezza con l'aumentare della copertura
Il cliente aveva quindi bisogno di un sistema di intelligence in grado di garantire sia una portata globale che un’affidabilità di livello esperto.
Soluzione
1
Monitoraggio intelligente delle fonti delle autorità sanitarie
Freyr ha implementato sistemi avanzati di web scraping e crawling su centinaia di siti web delle autorità sanitarie per monitorare costantemente normative, avvisi, documenti di orientamento, comunicati stampa e altre comunicazioni normative.
2
Acquisizione e classificazione automatizzata dei dati
I documenti normativi sono stati acquisiti quasi in tempo reale e sistematicamente estratti, classificati e organizzati per mercato, autorità e ambito normativo, consentendo un’elaborazione più rapida su larga scala.
3
Convalida da parte di esperti e interpretazione contestuale
Un team ampliato di esperti in materia di regolamentazione ha esaminato le informazioni raccolte, ne ha verificato l’accuratezza e la rilevanza, ha interpretato gli sviluppi nel contesto di mercato appropriato e ha scartato gli aggiornamenti non rilevanti.
4
Fornitura unificata di informazioni normative
Gli aggiornamenti convalidati sono stati pubblicati su Freya.Regulations attraverso un flusso di lavoro integrato che combina l'automazione per garantire la copertura con la supervisione di esperti per garantire la precisione, creando una fonte affidabile e scalabile di informazioni normative per i team globali del cliente.
Impatto
Copertura dell'81% delle agenzie prioritarie
È stata garantita la copertura dell'81% delle 855 agenzie di regolamentazione prioritarie individuate dal cliente.
Oltre 2.100 agenzie monitorate
La rete di intelligence ampliata ha consentito l'accesso alle informazioni normative provenienti da oltre 2.100 agenzie in tutto il mondo.
Oltre 200 mercati coperti
I team preposti alla regolamentazione hanno acquisito una visione specifica per ciascuna regione in oltre 200 mercati globali.
Sorveglianza normativa 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Il monitoraggio automatizzato ha consentito di seguire costantemente le comunicazioni delle autorità sanitarie e gli sviluppi normativi.
Riduzione del rischio di non conformità
L'accesso tempestivo agli aggiornamenti normativi convalidati ha ridotto il rischio di non reagire o di reagire in ritardo a cambiamenti importanti.
Decisioni più rapide e affidabili
Informazioni centralizzate e contestualizzate hanno consentito ai team di valutare gli sviluppi e di supportare le decisioni in materia di conformità in modo più efficiente.
