Panoramica del cliente
Un’organizzazione globale specializzata nella ricerca a contratto e nella consulenza supporta aziende farmaceutiche, biotecnologiche e produttrici di dispositivi medici in diversi paesi e giurisdizioni normative.
Nell’ambito delle proprie attività di consulenza, l’organizzazione monitora regolarmente gli sviluppi normativi, ne valuta la rilevanza, analizza il potenziale impatto sui portafogli dei clienti e traduce i risultati in relazioni strutturate e raccomandazioni operative.
Con clienti operanti in oltre 30 paesi e attivi in diverse categorie di prodotti, funzioni normative e profili di rischio, l’organizzazione necessitava di un’infrastruttura scalabile in grado di supportare flussi di lavoro ripetibili per la valutazione dell’impatto senza compromettere la qualità o la coerenza.
Contesto
Le valutazioni dell’impatto normativo costituivano una parte fondamentale dei servizi di consulenza offerti dal cliente. Per ogni incarico, gli analisti dovevano raccogliere gli aggiornamenti normativi provenienti da diverse giurisdizioni, classificarli in base all’area tematica e al tipo di prodotto, determinarne la rilevanza, valutare il potenziale impatto sul business e presentare i risultati in un formato chiaro e argomentabile.
Tuttavia, gran parte di questo processo si basava sulla raccolta manuale dei dati, sul consolidamento tramite fogli di calcolo e su ripetute operazioni di formattazione. Inoltre, la struttura e il formato degli aggiornamenti normativi variavano notevolmente da un paese all’altro e da un’autorità sanitaria all’altra.
Con l'aumentare del numero di clienti e delle giurisdizioni, l'organizzazione aveva bisogno di un approccio più strutturato per gestire le informazioni normative, documentare i risultati delle valutazioni e generare report specifici per ciascun cliente senza aumentare in modo proporzionale il carico di lavoro manuale.
Servizi inclusi nell'ambito
Configurazione personalizzata di un dashboard per l'analisi normativa e la rendicontazione
Integrazione automatizzata degli aggiornamenti normativi a livello globale
Registrazione strutturata delle valutazioni d'impatto normativo
Generazione ed esportazione di report personalizzati per il cliente
Monitoraggio storico e flussi di lavoro riutilizzabili in tutti i progetti
Supporto per programmi di consulenza che coinvolgono più paesi e diverse tipologie di prodotti
Sfida
Il cliente stava conducendo valutazioni d'impatto per diverse organizzazioni, ciascuna con portafogli di prodotti, presenza geografica e priorità normative differenti.
Ogni valutazione richiedeva agli analisti di raccogliere e interpretare gli aggiornamenti provenienti da fonti normative disparate. Tali aggiornamenti variavano a seconda della regione, dell’autorità sanitaria, del formato, del tipo di prodotto e della categoria normativa, rendendo difficile mantenere una metodologia di valutazione coerente.
Con l'aumentare del volume di attività di consulenza, queste inefficienze hanno creato diverse difficoltà:
Sfide chiave
Le informazioni normative erano distribuite su diverse fonti e in vari formati.
Gli analisti hanno dedicato molto tempo alla raccolta, al consolidamento e alla formattazione dei dati.
Le metodologie di valutazione e la struttura dei rapporti possono variare a seconda degli incarichi.
La gestione manuale aumentava il rischio di omissioni e di errori nell'inserimento dei dati.
La generazione di un rapporto consolidato sui clienti potrebbe richiedere circa quattro o cinque giorni.
L'estensione del servizio ad altri paesi e clienti ha richiesto un corrispondente aumento dell'impegno.
L'organizzazione aveva bisogno di un flusso di lavoro ripetibile e scalabile che consentisse di preservare il giudizio degli analisti, riducendo al contempo l'onere operativo legato a ciascuna valutazione d'impatto.
Soluzione
1
Dashboard personalizzata per l'analisi normativa
Freyr ha configurato una dashboard personalizzata in linea con il flusso di lavoro di consulenza del cliente, includendo campi relativi a regione, autorità di regolamentazione, tipo di prodotto, categoria normativa, incarico del cliente, livello di impatto, classificazione del rischio e azioni raccomandate.
2
Integrazione automatizzata dei dati normativi
Gli aggiornamenti delle autorità sanitarie competenti e le modifiche normative provenienti dall'archivio globale sono stati inseriti automaticamente nella dashboard, riducendo il lavoro di raccolta manuale e garantendo un accesso tempestivo alle informazioni normative aggiornate.
3
Flusso di lavoro integrato per la valutazione d'impatto e la rendicontazione
Gli analisti hanno registrato le valutazioni specifiche per ciascun cliente all’interno del modulo “Normative”, con i risultati che confluiscono direttamente nella dashboard per integrare monitoraggio, interpretazione, valutazione d’impatto, classificazione dei rischi e pianificazione delle azioni in un unico processo strutturato.
4
Reportistica standardizzata per i clienti e modello di erogazione riutilizzabile
Una funzionalità di esportazione dei report ha permesso di generare report consolidati e pronti per la revisione contabile, relativi ai clienti, che coprivano le modifiche normative, le valutazioni, i rischi e le azioni raccomandate. Il monitoraggio storico e gli aggiornamenti continui hanno consentito di riutilizzare la stessa metodologia in modo coerente tra clienti, paesi e incarichi di consulenza.
Impatto
Reportistica più veloce del 70%
Il tempo necessario per la generazione dei report per i clienti è stato ridotto da circa quattro-cinque giorni a meno di un giorno e mezzo.
90% in meno di errori manuali
Gli aggiornamenti normativi automatizzati e il monitoraggio tramite dashboard hanno ridotto in modo significativo gli errori e le omissioni.
Coerenza nella rendicontazione al 100%
Le strutture standardizzate dei report hanno migliorato la chiarezza, la comparabilità e la preparazione alle verifiche contabili in tutti gli incarichi dei clienti.
Copertura in oltre 30 paesi
La dashboard è stata configurata per supportare i clienti globali dell'organizzazione in oltre 30 paesi.
Erogazione di servizi di consulenza scalabile
L'organizzazione ha esteso i propri servizi di valutazione d'impatto a diverse aree geografiche e a numerosi clienti senza un corrispondente aumento del carico di lavoro manuale.
Maggiore attenzione all'analisi
I team normativi hanno dedicato meno tempo alla raccolta e alla formattazione dei dati, potendosi così concentrare sull'interpretazione, sulla valutazione dell'impatto e sulle raccomandazioni strategiche.
