Panoramica del cliente
Un'organizzazione globale di ricerca a contratto e consulenza supporta aziende farmaceutiche, biotecnologiche e di dispositivi medici in più paesi e giurisdizioni normative.
Nell'ambito dei suoi incarichi di consulenza, l'organizzazione monitora regolarmente gli sviluppi normativi, ne interpreta la rilevanza, valuta il potenziale impatto sui portafogli dei clienti e traduce i risultati in report strutturati e azioni raccomandate.
Con clienti operativi in oltre 30 paesi e appartenenti a diverse categorie di prodotti, funzioni normative e profili di rischio, l'organizzazione richiedeva un'infrastruttura scalabile in grado di supportare flussi di lavoro di valutazione dell'impatto ripetibili senza compromettere qualità o coerenza.
Contesto
Le valutazioni dell'impatto normativo costituivano una parte fondamentale dei servizi di consulenza del cliente. Per ogni incarico, gli analisti dovevano raccogliere aggiornamenti normativi da più giurisdizioni, classificarne l'ambito e il tipo di prodotto, determinarne la rilevanza, valutare il potenziale impatto aziendale e presentare i risultati in un formato chiaro e difendibile.
Tuttavia, gran parte di questo processo dipendeva dalla raccolta manuale dei dati, dal consolidamento basato su fogli di calcolo e da formattazioni ripetute. La struttura e il formato degli aggiornamenti normativi variavano inoltre notevolmente tra i diversi paesi e le autorità sanitarie.
Con l'aumentare del numero di clienti e giurisdizioni, l'organizzazione necessitava di un metodo più strutturato per gestire l'intelligence normativa, documentare i risultati delle valutazioni e generare report specifici per i clienti senza aumentare in modo proporzionale l'impegno manuale.
Servizi inclusi nell'ambito
Configurazione personalizzata di una dashboard di analisi e reportistica normativa
Integrazione automatizzata degli aggiornamenti normativi globali
Registrazione strutturata delle valutazioni d'impatto normativo
Generazione ed esportazione di report specifici per il cliente
Monitoraggio storico e flussi di lavoro riutilizzabili tra i vari incarichi
Supporto per programmi di consulenza che coprono più paesi e tipi di prodotto
Sfida
Il cliente stava conducendo valutazioni d'impatto per diverse organizzazioni, ciascuna con portafogli di prodotti, presenze geografiche e priorità normative differenti.
Ciascuna valutazione richiedeva agli analisti di raccogliere e interpretare aggiornamenti da fonti normative disparate. Questi aggiornamenti variavano a seconda della regione, dell'autorità sanitaria, del formato, del tipo di prodotto e della categoria normativa, rendendo difficile mantenere una metodologia di valutazione coerente.
Con l'aumento dei volumi di consulenza, queste inefficienze hanno generato diverse sfide:
Sfide chiave
Le informazioni normative erano distribuite su più fonti e formati.
Gli analisti dedicavano molto tempo alla raccolta, al consolidamento e alla formattazione dei dati.
Le metodologie di valutazione e le strutture dei rapporti potevano variare a seconda degli incarichi.
La gestione manuale aumentava il rischio di omissioni e di errori di inserimento dati.
La generazione di un rapporto consolidato per il cliente poteva richiedere circa quattro o cinque giorni.
L'espansione del servizio a ulteriori paesi e clienti richiedeva un corrispondente aumento dell'impegno.
L'organizzazione aveva bisogno di un flusso di lavoro ripetibile e scalabile in grado di preservare il giudizio degli analisti, riducendo al contempo il carico operativo legato a ciascuna valutazione d'impatto.
Soluzione
1
Dashboard di analisi normativa personalizzata
Freyr ha configurato una dashboard su misura allineata al flusso di lavoro di consulenza del cliente, integrando campi per regione, agenzia di regolamentazione, tipo di prodotto, categoria normativa, assegnazione al cliente, livello di impatto, classificazione del rischio e azioni raccomandate.
2
Integrazione automatizzata dei dati normativi
Gli aggiornamenti pertinenti delle autorità sanitarie e i cambiamenti normativi provenienti dal repository globale sono stati immessi automaticamente nella dashboard, riducendo l'impegno di raccolta manuale e garantendo un accesso tempestivo alle informazioni normative aggiornate.
3
Flusso di lavoro integrato di valutazione d'impatto e rendicontazione
Gli analisti hanno registrato le valutazioni specifiche per il cliente all'interno del modulo delle normative, con i risultati che confluivano direttamente nella dashboard per collegare monitoraggio, interpretazione, valutazione d'impatto, categorizzazione del rischio e pianificazione delle azioni all'interno di un unico processo strutturato.
4
Rendicontazione standardizzata per i clienti e modello di erogazione riutilizzabile
Una funzionalità di esportazione dei rapporti ha generato resoconti consolidati e pronti per gli audit, coprendo modifiche normative, valutazioni, rischi e azioni raccomandate. Il monitoraggio storico e gli aggiornamenti continui hanno permesso di riutilizzare la stessa metodologia in modo coerente tra clienti, paesi e incarichi di consulenza.
Impatto
Rendicontazione più rapida del 70%
Il tempo di generazione dei rapporti per i clienti è stato ridotto da circa quattro o cinque giorni a meno di 1,5 giorni.
90% in meno di errori manuali
Gli aggiornamenti normativi automatizzati e il monitoraggio tramite dashboard hanno ridotto significativamente errori e omissioni.
100% di coerenza dei report
Le strutture standardizzate dei report hanno migliorato la chiarezza, la comparabilità e la prontezza agli audit nei vari progetti dei clienti.
Copertura in oltre 30 paesi
La dashboard è stata configurata per supportare i clienti globali dell'organizzazione in più di 30 paesi.
Erogazione di consulenza scalabile
L'organizzazione ha ampliato i propri servizi di valutazione d'impatto in più aree geografiche e clienti senza un corrispondente aumento dell'impegno manuale.
Maggiore attenzione all'analisi
I team normativi hanno dedicato meno tempo alla raccolta e alla formattazione dei dati, potendosi così concentrare sull'interpretazione, sulla valutazione d'impatto e sulle raccomandazioni strategiche.
