Qualitätskontrolle von regulatorischen klinischen Dokumenten: Handwerkszeug und bewährte Verfahren
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Die Qualitätskontrolle (QC) in der Pharmaindustrie ist von entscheidender Bedeutung bei der Prüfung regulatorischer klinischer Dokumente, um die Richtigkeit, Konsistenz und Konformität von Unterlagen zu gewährleisten, die den Behörden zur Genehmigung vorgelegt werden.

Was ist eine QC-Prüfung?

Beim Medical Writing bedeutet QC sicherzustellen, dass Inhalt, Stil und Format des Dokuments von hoher Qualität sind. Dies geschieht nicht einfach so, sondern durch eine systematische Qualitätskontrolle anhand von kundenspezifischen Checklisten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um eine gründliche und konsistente Prüfung zu gewährleisten. Selbst gut geschriebene Dokumente können „Fehler“ enthalten, die QC-Experten jedoch mit einem unvoreingenommenen Blick erkennen können, den ein Autor möglicherweise übersieht. Daher ist eine Qualitätsprüfung vor der Einreichung unerlässlich, denn eine qualitativ hochwertige Prüfung kostet zwar Zeit, ist aber den Aufwand absolut wert.

Wer sollte die QC-Prüfung durchführen?

Idealerweise sollte die QC-Prüfung von einer anderen Person als dem Autor oder Medical Writer des Dokuments durchgeführt werden, die als QC-Prüfer/-Redakteur bezeichnet werden kann und möglicherweise weniger, genauso viel oder mehr Erfahrung als der Autor hat. Zu den Dokumenten, die sie erhalten könnten, gehören:

  • Investigator’s Brochures (IBs)
  • Briefing Books (BBs)
  • Klinische Prüfberichte (CSRs) / Addenden
  • Protokolle und Protokolländerungen
  • Modul-2-Dokumente / Zusammenfassungen
  • Sicherheitsberichte (Safety Narratives)
  • Antworten an Aufsichtsbehörden und
  • Pädiatrische Prüfpläne usw.

Die „Arbeitsmittel“: Bewährte Methoden zur Durchführung der QC 

Viele Pharmaunternehmen oder CROs verfügen über eigene Standards für die Erstellung ihrer Dokumente. Diese können in firmenspezifischen Vorlagen, dokumentenspezifischen Richtlinien (z. B. QC-Prozessrichtlinie für klinische Einreichungsdokumente: Protokoll, IB und CSR usw.), Leitfäden für den Schreibstil, SOPs usw. beschrieben sein. Darüber hinaus muss eine QC-Checkliste vorhanden sein, um sicherzustellen, dass die Qualität und der Detaillierungsgrad einer Prüfung einheitlich sind. Eine detaillierte QC-Checkliste ist ein wichtiges Hilfsmittel, mit dem der QC-Prüfer alle Aspekte einer Prüfung abdecken kann. So behält er den Überblick darüber, was er bereits geprüft hat und was noch zu tun ist. Außerdem hilft sie ihm, seine Zeit effizient zu verwalten. Der gesamte QC-Prüfungs-/Bearbeitungsprozess folgt den nachstehenden Schritten in dieser Reihenfolge:

1. Erhalt der Workflow-Benachrichtigung vom Medical Writer:

Der QC-Prüfer/Redakteur erhält die Anfrage des Autors (Medical Writer) einschließlich des genannten Prüfungsumfangs und des Links (zum Aufrufen des Arbeitsdokuments) über die Workflow-Benachrichtigung, die vom jeweiligen elektronischen Dokumentenmanagementsystem (EDMS) wie z. B. MEDIVA, PleaseReview oder InteliNotion usw. generiert wurde, zusammen mit den Quelldokumenten/Links und den Autorenhinweisen (falls vorhanden).

2. Bestätigung der erforderlichen Dokumente / Quelldokumente:

Bestätigen Sie die erforderlichen Dokumente / Quelldokumente mit dem Medical Writer, die über die Links verfügbar sind, welche in den Anmerkungen im Dokument geteilt wurden. Dazu können gehören:

  • Aktuelle Dokumentvorlage
  • Quelldokumente (Datentabellen wie TLFs, Protokoll und dessen Änderungen, CSR- und SAP-Ergebnisse) usw., je nach zu prüfendem Dokument.
  • Styleguide (mit Textstilen, Interpunktion, Abkürzungen, Groß-/Kleinschreibung, Zahlen- und Datumsformaten, bevorzugter Wortwahl usw.).
  • Autorenhinweise, falls vorhanden (zur Verwendung unternehmensspezifischer Autoren-Symbolleisten, Querverweise und Verweise im Text usw.).
  • SOPs
  • QC-Checklisten und Bescheinigungsformulare

3. Beginn der Bearbeitung des Dokuments:

Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Dokumente, indem Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ (TRACK changes) aktivieren. Beachten Sie dabei die folgenden Punkte als Hauptpunkte der „Standard-QC-Prüfungen“ anhand von Beispielen:

i. Formatierung:

  • Seitenlayout
  • Seitennavigation
  • Kopf- und Fußzeilen

ii. Konsistenz: 

  • Synopse/Zusammenfassung/Schlussfolgerung im Vergleich zum Hauptteil des Dokuments: z. B. Protokolle
  • Text: Studienendpunkte und -ergebnisse, z. B. CSRs
  • Im Text zitierte Tabellendaten: insbesondere bei Protokollen, dem Untersuchungsplan und dem Studiendesign im Vergleich zum Text

iii. Tabellen/Abbildungen:

  • Formatierung und Layout
  • Einheitlicher Tabellenstil im gesamten Dokument (z. B. Überschriften- und Beschriftungsstile)
  • Klarheit der Darstellung/Legenden
  • Sicherstellen, dass die Quellen in den Fußnoten (korrekt zitiert) und deren Verweise entsprechende Fußnoten aufweisen usw.

iv. Literaturangaben:

  • Korrekte Zitate
  • Format der Zitate im Text (EndNote in das Literaturverzeichnis einfügen)
  • Überprüfung der Vollständigkeit des Literaturverzeichnisses

v. Interne/externe Links:

  • Interne Links – überprüft die internen Links für die Abschnitte, Tabellen und/oder Abbildungen im Text.
  • Externe Links werden im gesamten Dokument genau und einheitlich referenziert, und der blaue Text wurde auf die Quellabschnitte/Zitate externer Dokumente angewendet, bei denen in der Veröffentlichungsphase des Dokuments ein Link erstellt wird.  

vi. Allgemeines:

  • Überprüfung der Datengenauigkeit im Vergleich zu Quelldokumenten und deren Inhalt
  • Rechtschreib- und Grammatikprüfung
  • Satzbau
  • Abkürzungen (kundenbezogen, falls vorhanden)
  • Prüfen Sie das Inhaltsverzeichnis, das Tabellen-/Abbildungsverzeichnis sowie Anhänge usw. auf Vollständigkeit.
  • Vorlagenprüfung usw.

vii. Markierung für den Medical Writer:

Das Markieren (Kommentarhinweise) von Problemen für den Medical Writer ist ein entscheidender Schritt zur Wahrung der Dokumentenstandards. Hier sind einige der besten Tipps für eine effektive Umsetzung:

  1. Online für den Medical Writer markieren: Markieren Sie alle Kommentare für den Medical Writer online, sodass dieser E-Mail-Benachrichtigungen erhält. Wenn Sie in einem Dokumentenbearbeitungsprogramm wie MS Word arbeiten, nutzen Sie die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen oder Kommentare, um Probleme direkt im Text hervorzuheben.
  2. Seien Sie präzise (einfache Navigation): Benennen Sie das Problem. Anstatt zu sagen „Hier ist ein Fehler“, geben Sie an, worum es sich handelt und wo sich dieser befindet (geben Sie die Abschnittsnummer im Quelldokument an, z. B. SAP Abschnitt 7.1.1).
  3. Geben Sie Kontext an: Erklären Sie, warum ein Problem vorliegt. Zum Beispiel: „Dieser Abschnitt widerspricht den Daten in der Zusammenfassung oder den Quelldokumenten wie dem Protokoll.“
  4. Liefern Sie evidenzbasierte Kommentare: untermauert durch relevante Daten, Studien oder Leitlinien sowie einen Styleguide, um die Kommentare effektiv zu bearbeiten.
  5. Schlagen Sie Lösungen vor: Bieten Sie nach Möglichkeit einen Weg zur Behebung des Problems an. Dies hilft dem Medical Writer, das Problem besser zu verstehen und es effizienter zu korrigieren.
  6. Verhalten Sie sich professionell und höflich: Nutzen Sie einen respektvollen Ton. Zum Beispiel: „Mir ist auf Seite 56 eine mögliche Abweichung im Text/in den Tabellen im Vergleich zu den Quelldokumenten aufgefallen. Könnten Sie dies bitte überprüfen?“
  7. Priorisierung von Kommentaren: Bearbeiten Sie zuerst die kritischen Kommentare, die sich auf die Datenkonsistenz auswirken können (schwerwiegend), gefolgt von weniger dringenden, um die Zeit effizient zu nutzen.
  8. Wichtigste Punkte zusammenfassen: Wenn es mehrere Probleme gibt, stellen Sie am Ende Ihres Feedbacks eine Zusammenfassung bereit, um sicherzustellen, dass der Medical Writer die Hauptbereiche versteht, die weitere Aufmerksamkeit erfordern.
  9. Compliance-Tipps / Kommentarbereinigung: Hier sind einige Tipps zur Behebung von Kommentaren während der QC-Prüfung:
    1. Klärungsanfragen / Zusätzliche Informationen einholen: Der Medical Writer kann sich an den QC-Prüfer wenden, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen zu einem Kommentar einzuholen und so die Lösung sicherzustellen.
    2. Konsistenzprüfungen: Stellen Sie sicher, dass die Lösung zum Ton, Stil und Inhalt des gesamten Dokuments passt.
    3. Dokumentation von Änderungen: Dokumentieren Sie die als Reaktion auf Kommentare vorgenommenen Änderungen für Transparenz und spätere Referenz.
    4. Feedbackschleife bereitstellen: Implementieren Sie eine Feedbackschleife, in der der QC-Prüfer bzw. Redakteur die Lösung überprüft, um die Zufriedenheit zu „bestätigen“.
    5. Kommentarbereinigung während des QC-Zeitraums abschließen: Halten Sie sich an die Kundenvorgaben, um sicherzustellen, dass die Kommentarbereinigung innerhalb des vorgegebenen QC-Zeitplans erfolgt.
    6. Automatisierte Tools nutzen: Verwenden Sie automatisierte Tools oder Software, um Kommentare und deren Lösungen für die zukünftige Nachverfolgung zu erfassen und zu verwalten.
  10. Checkliste ausfüllen und hochladen:

Füllen Sie die QC-Checkliste (spezifisch für den jeweiligen Dokumenttyp) aus, um Inhalte wie Text, Tabellen/Abbildungen, Anhänge usw. zu bestätigen. Kreuzen Sie dazu die Kästchen an, sodass der QC-Prüfer/Redakteur abhaken kann, dass jeder Punkt auf der Liste überprüft wurde (Ja, Nein oder n. z.).

Fügen Sie zudem ein Kommentarfeld ein, in dem der QC-Prüfer bzw. Redakteur erklären kann, warum ein Punkt nicht abgehakt wurde, und in dem spezifische Befunde beschrieben werden können.

Darüber hinaus enthält die Checkliste ein Feld für die Versionsnummer des Dokuments und das Datum des geprüften Dokuments zusammen mit dem Titel, dem Projektcode/EDMS-Link sowie einem Bereich zum Unterschreiben (Elektronische Signatur) und für das Datum des Formulars, um zu protokollieren, dass die QC abgeschlossen ist.

6. Signierung der Checkliste über DocuSign / Adobe Acrobat Signature:

Sobald die Checkliste ausgefüllt ist, signiert der QC-Prüfer die Dokumente elektronisch mithilfe von Tools (DocuSign/Adobe Acrobat Signature). Dies macht das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Papierkopien überflüssig und vereinfacht den digitalen Versand sowie die Verwaltung der Dokumente.

7. Dokumente wieder in das EDMS einchecken:

Nach Abschluss der QC-Prüfung/-Bearbeitung des Dokuments „Speichern“ Sie das Dokument mit allen Kommentaren und Änderungen, checken Sie es wieder in das jeweilige EDMS ein und fügen Sie die unterschriebene QC-Checkliste (PDF) als Anhang hinzu. 

8. Zum Abschluss:

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn wir die geprüfte Kopie des Dokuments und der Checkliste an den Medical Writer zurückgeben, sollten wir darauf achten, dass unsere Kommentare und Bearbeitungen klar und verständlich sind. QC-Prüfungen sind weit mehr als nur ein kurzes Durchlesen; sie sind umfassende und detaillierte Prozesse, die sowohl für den Prüfer als auch für den Medical Writer eine Lernchance darstellen können. Letztlich erwartet die Zulassungsbehörde als Leserin qualitativ hochwertige Dokumente, was jedoch einen strukturierten Prüfprozess erfordert. Neben QC-Leitlinien trägt auch eine gute QC-Checkliste zu einer erfolgreichen Prüfung bei und verbessert den Standard der geprüften Dokumente.

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