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Os fabricantes de dispositivos médicos devem incluir a documentação necessária em cada produto para ajudar os consumidores a entenderem a sua utilização. Por vezes, esta documentação pode ter centenas de páginas, o que é intimidante para os consumidores. Os guias de consulta rápida são elaborados para abranger todas as informações necessárias sobre o produto, para que os consumidores não tenham de ler uma enorme quantidade de conteúdo para as encontrar.
Um guia de consulta rápida fornece um conjunto de instruções breves para a utilização de um dispositivo médico e apresenta várias vantagens:
- Reduz o tempo de formação
- Orienta os utilizadores a realizar as ações em etapas mais simples e curtas
- Evita que os utilizadores tenham de consultar toda a documentação quando precisam de uma informação específica e apresenta a utilização básica numa versão mais curta.
- Reduz a necessidade de formação presencial e o custo adicional de ter outro funcionário ou especialista a explicar novamente os processos
- Os tutoriais são bem redigidos e descrevem adequadamente os passos necessários para orientar o utilizador num instante
Muitas vezes, os utilizadores sentem-se mais confortáveis ao recorrer a ilustrações ou imagens para compreender a utilização e o método de manuseamento de um dispositivo médico. Os estudos indicam que 90% da informação transmitida ao cérebro é visual, e a inclusão de ilustrações ajuda em situações em que os utilizadores não estão familiarizados com os termos técnicos do equipamento.
Os guias de consulta rápida podem ser muito detalhados ou resumidos, dependendo das necessidades. Trata-se de uma comunicação impressa clara e informativa que orienta profissionais de saúde, engenheiros, pacientes e utilizadores finais. Fornece orientações para cumprir processos, diretrizes de conformidade e normas de segurança. Eis alguns pontos fundamentais a considerar antes da elaboração de guias de consulta rápida para os utilizadores:
- Devem ser criados tendo em conta que os utilizadores podem não ter conhecimentos prévios
- O conteúdo apresentado nos guias do utilizador deve ser útil, atualizado e relevante
- Devem fornecer aos utilizadores informações fáceis de consultar
- Devem estar organizados em secções com etiquetas em ambos os lados dos dossiers
- Devem ser incluídos índices no início do guia para facilitar a navegação por parte dos utilizadores
- O conteúdo deve apresentar representações simples e claras
- A adição de títulos e subtítulos permite uma leitura rápida do conteúdo e torna a informação mais acessível
- Devem ser incluídos exemplos típicos e cenários para uma melhor compreensão
- Devem ser incorporadas imagens, infografias e gráficos sempre que necessário para melhorar a perceção visual e a compreensibilidade.
Muitas vezes, os utilizadores precisam de informações sobre o dispositivo para realizar rapidamente tarefas específicas no mesmo. Nestas circunstâncias, o utilizador precisa de saber como realizar a tarefa sem ter de ler o manual inteiro. É aí que os guias de utilizador se tornam úteis.
As empresas que fabricam produtos de consumo com vários componentes costumam emitir guias rápidos para os consumidores. Quando os dispositivos são encomendados online, exigem montagem ou tecnologia básica. Estes artigos incluem invariavelmente guias para ajudar os utilizadores finais a montar o dispositivo e a colocá-lo em funcionamento. A experiência do utilizador pode ser melhorada através da inclusão de diapositivos com texto simples, permitindo que utilizadores com diferentes níveis de leitura compreendam cada passo necessário para concluir o processo. A adição de indicadores visuais, como ícones e cores, ajuda a criar um design intuitivo.
Os guias devem ser elaborados tendo em conta que os utilizadores finais podem ter diferentes níveis de qualificações e compreensão, pelo que a linguagem utilizada deve ser:
- Descritiva, mas sem ser condescendente
- A linguagem técnica deve ser evitada. A explicação deve ser simples e compreensível para qualquer leigo
- Quando for necessário incluir terminologias ou abreviaturas nos guias, estas devem ser claras e concisas
- É preferível que o procedimento seja explicado passo a passo
- Inicie o procedimento com verbos fortes. Por exemplo, "Instalar as pilhas no dispositivo" ou "Inserir a tira no aparelho de monitorização"
Ao atualizar ou instalar o software de um dispositivo, os fabricantes incluem um guia de início rápido que ajuda a alertar os utilizadores para a disponibilidade de novas funcionalidades e explica o seu funcionamento. Por exemplo, um guia de referência rápida para um aparelho de medição da pressão arterial pode indicar ao utilizador como utilizá-lo, ou um guia de referência rápida para um medidor de glicemia pode ajudar os utilizadores a obter rapidamente uma leitura dos níveis de glicose no sangue.
Os guias de referência rápida podem ajudar as empresas a submeter informações adicionais antes de novas alterações. Isto dá aos colaboradores mais informações sobre o novo processo ou produto antes de a atualização ocorrer. Ao acompanharem pessoalmente o processo de instalação ou implementação, os utilizadores compreendem como o processo ou produto funciona. Além disso, serve de referência em caso de falha. Sem dúvida, o guia torna o processo muito mais fácil para os utilizadores.
O guia de referência deve ser elaborado como se fosse um manual de instruções para as tarefas do quotidiano. Seja um manual de funcionários ou um manual de formação, deve fornecer informações úteis no momento. Deve esclarecer quaisquer dúvidas, responder a perguntas pendentes e ajudar a resolver problemas que o utilizador final possa enfrentar ao instalar ou utilizar o dispositivo.
Para saber mais sobre os guias de referência rápida e a respetiva importância no setor dos Dispositivos Médicos, consulte a Freyr.
