Présentation du client.
Une organisation mondiale de santé grand public exerçant ses activités dans plusieurs régions avait besoin d'une veille réglementaire complète et mise à jour en continu pour soutenir sa conformité et sa prise de décision commerciale.
Avec un portefeuille diversifié géographiquement et des équipes réglementaires dépendant d'informations provenant de centaines d'autorités de santé, l'organisation avait besoin d'une solution évolutive pour surveiller l'évolution des exigences, des communications et des orientations politiques sur les marchés prioritaires.
L'objectif du client était non seulement d'élargir la couverture réglementaire, mais aussi de s'assurer que les informations reçues étaient exactes, pertinentes, actuelles et prêtes à être utilisées par les parties prenantes internes.
Contexte
Les informations réglementaires étaient réparties sur un vaste réseau de sites Web d'autorités de santé, chacun fonctionnant avec des pratiques de publication, des formats de communication, des fréquences de mise à jour et des exigences linguistiques différents.
À mesure que l'empreinte mondiale du client s'étendait, la surveillance manuelle est devenue de plus en plus difficile à maintenir. Les équipes réglementaires devaient suivre les nouvelles réglementations, avis, communiqués de presse, documents d'orientation et autres communications des autorités à travers des centaines de sources.
En l'absence d'un modèle de surveillance centralisé, il existait un risque que des évolutions importantes soient identifiées tardivement, interprétées de manière incohérente ou déconnectées des processus de décision internes.
L'organisation avait donc besoin d'une capacité unifiée de veille réglementaire capable de combiner une large couverture des marchés avec la précision et la compréhension contextuelle requises pour des décisions de conformité fiables.
Services inclus dans le périmètre
Élargissement de la couverture des données réglementaires auprès des agences prioritaires et des marchés mondiaux
Surveillance continue des sites Web et des communications des autorités de santé
Extraction et catégorisation automatisées des mises à jour réglementaires
Vérification par des experts, interprétation et évaluation de la pertinence
Publication d'informations validées au sein de freya.regulations
Maintenance continue de la couverture réglementaire mondiale
Défi
Le client devait surveiller les évolutions réglementaires de centaines d'autorités de santé dans de multiples régions, mais l'ampleur et la diversité des informations rendaient le suivi manuel peu pratique.
Chaque autorité suivait ses propres conventions de publication, sa fréquence de mise à jour, la structure de son site Web et sa terminologie réglementaire. Il était donc difficile d'établir un processus de surveillance cohérent d'un marché à l'autre.
L'organisation exigeait également bien plus qu'une simple collecte de données. Chaque mise à jour devait être examinée pour en vérifier l'exactitude, évaluée quant à sa pertinence, interprétée dans le contexte approprié du marché et rendue accessible aux équipes internes dans un format structuré.
Alors que les exigences en matière de couverture s'élargissaient, le client a dû faire face à plusieurs difficultés :
Principaux défis
Visibilité limitée auprès d'un grand nombre d'agences prioritaires
Formats et pratiques de publication incohérents d'une autorité sanitaire à l'autre
Retards liés au suivi manuel et à la consolidation des données
Difficulté à distinguer les mises à jour pertinentes du bruit réglementaire
Risque accru de manquer des évolutions sur les marchés prioritaires
Besoin d'un modèle évolutif garantissant l'exactitude à mesure que la couverture s'étend
Le client avait donc besoin d'un cadre de veille capable d'offrir à la fois une envergure mondiale et une fiabilité digne d'experts.
Solution
1
Surveillance intelligente des sources des autorités sanitaires
Freyr a déployé des systèmes avancés de ratissage et d'extraction de données sur des centaines de sites web d'autorités sanitaires afin de surveiller en continu les réglementations, les avis, les documents d'orientation, les communiqués de presse et autres communications réglementaires.
2
Capture et catégorisation automatisées des données
Les documents réglementaires ont été capturés presque en temps réel, puis systématiquement extraits, classés et organisés par marché, par autorité et par domaine réglementaire, permettant un traitement plus rapide à grande échelle.
3
Validation par des experts et interprétation contextuelle
Une équipe élargie d'experts en réglementation a examiné les informations recueillies, validé leur exactitude et leur pertinence, interprété les évolutions dans leur contexte de marché approprié et filtré les mises à jour non pertinentes.
4
Fourniture d'une veille réglementaire unifiée
Les mises à jour validées ont été publiées dans freya.regulations via un flux de travail intégré associant l'automatisation pour la couverture et la supervision d'experts pour plus de précision, créant ainsi une source de veille réglementaire fiable et évolutive pour les équipes mondiales du client.
Impact
81 % de couverture des agences prioritaires
Une couverture a été établie auprès de 81 % des 855 agences réglementaires prioritaires identifiées par le client.
Plus de 2 100 agences suivies
Le réseau de veille élargi a permis d'accéder à des informations réglementaires provenant de plus de 2 100 agences dans le monde.
Plus de 200 marchés couverts
Les équipes réglementaires ont bénéficié d'une visibilité adaptée à chaque région sur plus de 200 marchés mondiaux.
Surveillance réglementaire 24h/24 et 7j/7
La surveillance automatisée a permis un suivi continu des communications des autorités de santé et des évolutions réglementaires.
Réduction du risque de non-conformité
L'accès en temps opportun à des mises à jour réglementaires validées a réduit le risque de réponses manquées ou tardives face à des changements importants.
Des décisions plus rapides et plus fiables
Une veille centralisée et contextualisée a permis aux équipes d'évaluer les évolutions et de prendre des décisions de conformité plus efficacement.
