Kundenübersicht
Ein weltweit tätiges Auftragsforschungs- und Beratungsunternehmen unterstützt Pharma-, Biotechnologie- und Medizintechnikunternehmen in zahlreichen Ländern und Rechtsräumen.
Im Rahmen ihrer Beratungsaufträge beobachtet die Organisation regelmäßig regulatorische Entwicklungen, bewertet deren Relevanz, analysiert mögliche Auswirkungen auf die Portfolios ihrer Kunden und fasst die Ergebnisse in strukturierten Berichten sowie in Handlungsempfehlungen zusammen.
Da die Kunden in über 30 Ländern tätig sind und verschiedene Produktkategorien, regulatorische Funktionen und Risikoprofile abdecken, benötigte das Unternehmen eine skalierbare Infrastruktur, die wiederholbare Workflows zur Folgenabschätzung unterstützen konnte, ohne dabei Abstriche bei Qualität oder Konsistenz zu machen.
Hintergrund
Regulierungsfolgenabschätzungen bildeten einen zentralen Bestandteil der Beratungsleistungen des Kunden. Bei jedem Auftrag mussten die Analysten aktuelle regulatorische Entwicklungen aus verschiedenen Rechtsräumen zusammenstellen, diese nach Themenbereich und Produkttyp klassifizieren, ihre Relevanz ermitteln, die potenziellen geschäftlichen Auswirkungen bewerten und die Ergebnisse in einem klaren und fundierten Format präsentieren.
Ein Großteil dieses Prozesses beruhte jedoch auf der manuellen Datenerfassung, der Zusammenführung der Daten in Tabellenkalkulationen und wiederholten Formatierungsschritten. Auch die Struktur und das Format der regulatorischen Aktualisierungen variierten je nach Land und Gesundheitsbehörde erheblich.
Angesichts der steigenden Zahl von Kunden und Rechtsordnungen benötigte das Unternehmen eine strukturiertere Vorgehensweise, um regulatorische Informationen zu verwalten, die Ergebnisse der Dokumentenprüfung zu dokumentieren und kundenspezifische Berichte zu erstellen, ohne dass der manuelle Aufwand entsprechend zunahm.
Umfasste Dienstleistungen
Individuelle Konfiguration eines Dashboards für regulatorische Analysen und Berichterstattung
Automatisierte Einbindung weltweiter regulatorischer Änderungen
Strukturierte Erfassung von Regulierungsfolgenabschätzungen
Kundenspezifische Berichterstellung und -export
Historische Nachverfolgung und wiederverwendbare Arbeitsabläufe über verschiedene Projekte hinweg
Unterstützung für Beratungsprogramme, die mehrere Länder und Produkttypen umfassen
Herausforderung
Der Kunde führte Folgenabschätzungen für mehrere Organisationen durch, die jeweils unterschiedliche Produktportfolios, geografische Präsenzbereiche und regulatorische Schwerpunkte aufwiesen.
Bei jeder Bewertung mussten die Analysten aktuelle Informationen aus unterschiedlichen behördlichen Quellen zusammenstellen und auswerten. Diese Informationen variierten je nach Region, Gesundheitsbehörde, Format, Produkttyp und regulatorischer Kategorie, was die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Bewertungsmethodik erschwerte.
Mit steigendem Beratungsaufkommen führten diese Ineffizienzen zu einer Reihe von Herausforderungen:
Wesentliche Herausforderungen
Die aufsichtsrechtlichen Informationen waren auf verschiedene Quellen und Formate verteilt.
Die Analysten verbrachten viel Zeit damit, Daten zu sammeln, zusammenzuführen und aufzubereiten.
Die Bewertungsmethoden und die Struktur der Berichte können je nach Auftrag variieren.
Die manuelle Bearbeitung erhöhte das Risiko von Auslassungen und Fehlern bei der Dateneingabe.
Die Erstellung eines konsolidierten Kundenberichts könnte etwa vier bis fünf Tage in Anspruch nehmen.
Die Ausweitung des Dienstes auf weitere Länder und Kunden erforderte einen entsprechend höheren Aufwand.
Die Organisation benötigte einen wiederholbaren und skalierbaren Arbeitsablauf, der das Urteilsvermögen der Analysten gewahrt und gleichzeitig den operativen Aufwand im Zusammenhang mit jeder Folgenabschätzung verringert.
Lösung.
1
Maßgeschneidertes Dashboard für regulatorische Analysen
Freyr hat ein maßgeschneidertes Dashboard erstellt, das auf den Beratungsablauf des Kunden abgestimmt ist und Felder für Region, Aufsichtsbehörde, Produkttyp, Regulierungskategorie, Kundenauftrag, Auswirkungsgrad, Risikoklassifizierung und empfohlene Maßnahmen enthält.
2
Automatisierte Integration von aufsichtsrechtlichen Daten
Relevante Aktualisierungen der Gesundheitsbehörden und regulatorische Änderungen aus dem globalen Repository wurden automatisch in das Dashboard übernommen, wodurch der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und ein zeitnaher Zugriff auf aktuelle regulatorische Informationen gewährleistet wurde.
3
Integrierter Arbeitsablauf für die Folgenabschätzung und Berichterstattung
Die Analysten erfassten kundenspezifische Bewertungen im Modul „Vorschriften“, wobei die Ergebnisse direkt in das Dashboard einflossen, um Überwachung, Auswertung, Folgenabschätzung, Risikokategorisierung und Maßnahmenplanung in einem strukturierten Prozess miteinander zu verknüpfen.
4
Standardisierte Kundenberichterstattung und wiederverwendbares Bereitstellungsmodell
Eine Funktion zum Exportieren von Berichten erstellte konsolidierte, prüfungsreife Kundenberichte, die regulatorische Änderungen, Bewertungen, Risiken und empfohlene Maßnahmen abdeckten. Dank der Nachverfolgung historischer Daten und kontinuierlicher Aktualisierungen konnte dieselbe Methodik konsistent über Kunden, Länder und Beratungsaufträge hinweg wiederverwendet werden.
Wirkung
70 % schnellere Berichterstellung
Die Erstellungszeit für Kundenberichte wurde von etwa vier bis fünf Tagen auf weniger als 1,5 Tage verkürzt.
90 % weniger manuelle Fehler
Automatisierte Aktualisierungen der regulatorischen Vorgaben und die Nachverfolgung über ein Dashboard haben Fehler und Auslassungen deutlich reduziert.
100 % Konsistenz bei der Berichterstattung
Standardisierte Berichtsstrukturen sorgten für mehr Klarheit, Vergleichbarkeit und Prüfungsbereitschaft bei allen Kundenprojekten.
Präsenz in über 30 Ländern
Das Dashboard wurde so konfiguriert, dass es die weltweiten Kunden des Unternehmens in mehr als 30 Ländern unterstützt.
Skalierbare Beratungsdienstleistungen
Das Unternehmen hat seine Dienstleistungen im Bereich der Folgenabschätzung auf verschiedene Regionen und Kunden ausgeweitet, ohne dass der manuelle Aufwand entsprechend gestiegen ist.
Stärkerer Fokus auf die Analyse
Die Teams der Aufsichtsbehörden verbrachten weniger Zeit mit der Datenerhebung und -aufbereitung, sodass sie sich auf die Auswertung, die Folgenabschätzung und strategische Empfehlungen konzentrieren konnten.
