Impératifs commerciaux

  • Le client était une entreprise multinationale allemande du secteur pharmaceutique et des sciences de la vie, ainsi que l'une des plus grandes entreprises pharmaceutiques au monde.
  • Ils ont demandé à Freyr de migrer le contenu de l'application héritée (FrameMaker) vers le système de gestion de contenu par composants (CCMS) Vasont Inspire.
  • L'objectif principal était de permettre une réutilisation maximale du contenu, de réduire au maximum le volume global du contenu maître et d'assurer l'homogénéité entre les documents.

Objectifs

  • Migration du contenu de l'application existante (FrameMaker) vers Inspire CCMS, conformément au guide de style standard du client.
  • Développement de dossiers partagés réutilisables au sein d'Inspire CCMS, principalement pour du contenu tel que les introductions, les symboles, les images, les avertissements système, les mises en garde et les avis concernant le contenu des manuels d'utilisation hérités et des Instructions d'utilisation (IFU).

Problématique

  • Documents statiques non organisés sous divers formats.
  • La méthodologie de documentation traditionnelle comprenait de multiples sources, des informations incohérentes et présentait des difficultés à mettre à jour le contenu sur différents appareils.
  • Problèmes liés à la dérive de contenu, entraînant de multiples processus d'examen et d'approbation.

Freyr Solutions services Freyr Solutions

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  • Freyr a non seulement migré les documents, mais les a également livrés dans les délais impartis.
  • Freyr a établi une relation de travail étroite avec les équipes interfonctionnelles et les parties prenantes du client.
  • Freyr a anticipé les risques probables, élaboré des plans d'atténuation et surveillé de manière proactive l'avancement du projet.
  • Freyr a veillé à ce que tous les documents soient alignés sur les exigences réglementaires respectives.
  • Analyse du Contenu : Freyr a analysé la documentation existante et a identifié des composants de contenu réutilisables tels que les avertissements, les précautions et les instructions d'utilisation.
  • Structure DITA : Application de la structure DITA disponible dans Inspire CCMS à la documentation des dispositifs médicaux, créant des manuels d'utilisation et des IFU à partir de documents existants.
  • Outils de rédaction : L'éditeur Oxygen XML a été utilisé pour créer le contenu au sein du CCMS.
  • Approche Source Unique : Le DITA XML a permis une approche de source unique, garantissant que l'information était cohérente pour les différentes variantes de produits et les différentes langues.
  • Conformité réglementaire : L'approche de contenu structuré de DITA a permis de se conformer aux exigences réglementaires strictes de l'industrie des dispositifs médicaux.
  • Un cadre de gouvernance dédié.
  • Support End-to-end DITA XML.
  • Expertise pour des produits variés et complexes.
  • Documentation créée pour des pays du monde entier.
  • L'équipe de gestion de projet a atteint les livrables avant les délais spécifiés par le client.
  • Réduction significative du temps nécessaire à la création de contenu.
  • La cohérence du contenu s'est considérablement améliorée, réduisant le risque d'erreurs tout en améliorant la compréhension des utilisateurs.
  • Des tâches comme la rédaction, la révision, le contrôle de version et la réutilisation sont accomplies via un système centralisé de gestion de contenu.
  • L'administration et la maintenance du contenu sont facilitées grâce à diverses autorisations d'utilisateur et à des rôles désignés.
  • L'exploitabilité et la réutilisabilité du contenu se sont améliorées, ce qui réduira considérablement le temps nécessaire à sa création.