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La rédaction technique est un métier qui n'a de facile et de simple qu'en apparence. Elle exige des compétences pointues et implique l'utilisation de divers outils pour créer un contenu adapté et fournir des informations pertinentes et faciles à comprendre. Le défi de la rédaction technique commence par une compréhension approfondie du produit ou du service, en se tenant informé de ses fonctionnalités, ainsi qu'en connaissant et en comprenant le public cible.
Le métier de rédacteur technique peut s'avérer fastidieux. Il consiste à rassembler toutes les informations techniques, à veiller à ce que le contenu ne soit pas monotone et à rationaliser le processus de documentation en limitant les erreurs à zéro ou à un niveau négligeable. Une bonne rédaction technique nécessite une bonne connaissance des outils qui facilitent le travail. Avant d'aborder les outils les plus courants utilisés en rédaction technique, examinons quelques compétences indispensables dans ce domaine. Par exemple :
- Compétences en recherche
- La recherche et l'exploration constituent les piliers du contenu technique, renforçant ainsi la crédibilité et la pertinence des données. Travailler en tant que rédacteur technique pour n'importe quel client implique de rédiger des textes sur des produits ou des données connexes dont on n'a jamais entendu parler auparavant. Posséder de bonnes compétences en matière de recherche et un esprit d'observation aigu permet de glaner des informations sur divers sites afin d'élaborer le contenu.
- Analyse du public
- L'analyse du public consiste à bien cerner l'utilisateur final et à créer du contenu accessible à tous. L'analyse du public est essentielle à la réussite de tout rédacteur technique. Il est nécessaire de distinguer les lecteurs selon leur niveau de technicité : très technique, modéré ou peu technique. Cela constitue la base de la rédaction du texte ; un public ayant moins de connaissances techniques aura besoin d'un texte (contenu) moins technique. Voici quelques questions clés qui aident à réaliser une analyse du public :–
- Quel est votre public cible ?
- Que savent-ils de votre domaine technique ?
- Quelle est leur profession ?
- Quels sont leurs centres d'intérêt et leurs besoins ?
- Compétences en communication
- Le rôle d’un rédacteur technique consiste à écouter activement et à planifier avant de contribuer au discours écrit. Posséder de bonnes compétences en communication facilite grandement les capacités globales d’un rédacteur technique. Une bonne communication ouvre la voie, qu’il s’agisse de coordonner les travaux avec les experts en la matière ou les parties prenantes du projet, ou encore de poser des questions importantes pour recueillir des informations.
- Compétences rédactionnelles
- Une rédaction précise et concise est une compétence indispensable pour les rédacteurs techniques. Ceux-ci doivent être capables de transmettre des informations exactes à travers des manuels techniques, des procédures opérationnelles standard (SOP) et des rapports techniques, parmi de nombreux autres types de documents.
- Compétences techniques
- Il existe une différence entre l'obtention d'un diplôme dans un domaine technique quel qu'il soit et la maîtrise approfondie de domaines spécialisés. Cette dernière est indispensable pour exercer le métier de rédacteur technique. Les rédacteurs techniques sont amenés à travailler dans des secteurs clés, allant de l'informatique, de l'assurance et de la banque aux dispositifs médicaux, à l'industrie pharmaceutique, aux soins de santé, etc.
- Travail d'équipe
- Bien qu'on les imagine souvent à un poste sédentaire, la plupart des rédacteurs techniques doivent fréquemment travailler avec des équipes et des services pluridisciplinaires. La collaboration avec des concepteurs, des développeurs, des testeurs, des chefs de projet et des chefs de produit fait partie du quotidien des rédacteurs techniques. Un rédacteur technique doit savoir travailler en équipe et créer un esprit d'équipe, tout en faisant preuve de compétences en matière de résolution de conflits, de prise de décision, ainsi que de planification et d'organisation.
Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle regroupe certains des outils indispensables à tout rédacteur technique. Les outils de rédaction technique et de documentation logicielle aident les rédacteurs techniques à sélectionner le contenu approprié afin de garantir que les informations contextuelles soient correctes et faciles à comprendre. Ces outils sont utiles pour la rédaction, la révision, la création de schémas, la relecture et la réécriture de la documentation.
Même si les étapes restent globalement inchangées, le choix et l’utilisation des outils varient, dans une certaine mesure, en fonction du produit ou du secteur d’activité. Un environnement informatique dédié au développement logiciel peut nécessiter des outils offrant une certaine souplesse dans la documentation des API. À l’inverse, le secteur des dispositifs médicaux privilégie les outils proposant des options de conception plus accessibles. Compte tenu de la diversité des outils de rédaction technique disponibles, concentrons-nous sur ceux qui sont spécifiquement adaptés aux dispositifs médicaux. Par exemple :
- Microsoft Word
Microsoft Word est un outil simple et plutôt basique pour figurer en tête de liste. La simple association de MS Word et d’Adobe Acrobat Reader Pro vous permet de créer des documents en toute fluidité, avec une conversion aisée entre les formats PDF et DOC. Le fait est que MS Word reste l’outil le plus couramment utilisé pour créer divers documents et qu’il est le meilleur allié des rédacteurs techniques. Il est d’ailleurs si courant que cet article a justement été rédigé à l’aide de ce même logiciel !
- Outil de capture d'écran de Windows
L'outil « Capture d'écran » fait partie de la suite logicielle Windows et constitue une excellente ressource pour réaliser des captures d'écran simples. Outre la capture en plein écran, il permet de recadrer à main levée ou de sélectionner une zone partielle. L'une des fonctionnalités intéressantes de cet outil est l'option de délai, qui permet de capturer des images fixes à partir d'une image précise d'une vidéo.
- Powtoon
La rédaction technique et les activités connexes prennent de plus en plus une dimension visuelle. Powtoon est un excellent outil d'animation en ligne proposé sous forme de produit SaaS. Il permet de créer des présentations animées et des vidéos explicatives innovantes. Les présentations animées constituent un moyen captivant de capter l'attention des utilisateurs, et Powtoon vous permet d'exceller dans cet art.
Pour les rédacteurs techniques, la réalisation de captures d'écran fait partie de leur quotidien, en particulier lorsqu'il s'agit de documenter un logiciel utilisé comme dispositif médical. Les images constituent le meilleur moyen de présenter les fonctionnalités et de rendre le contenu facile à comprendre.
SnagIT est un outil de capture d'écran destiné aux rédacteurs techniques, qui leur permet de donner à leurs documents un aspect homogène et professionnel. Il offre notamment les fonctionnalités suivantes :
- Capture panoramique avec défilement
- Capture les menus déroulants
- Bordures et effets d'image
- Exportations vers un espace de stockage dans le cloud
Il s'agit d'un outil de rédaction technique grâce auquel la plupart des utilisateurs acquièrent les bases de la programmation HTML. C'est un éditeur HTML extrêmement efficace et convivial pour les débutants. Il est principalement utilisé pour créer des fichiers d'aide de taille moyenne, lorsque le logiciel ne nécessite pas une documentation d'aide en ligne volumineuse.
Adobe Photoshop n'a plus besoin d'être présenté. Il s'agit de l'outil de retouche d'images le plus populaire au monde pour la création et la retouche de photos et d'artwork. C'est également un outil très prisé des rédacteurs techniques. Il s'avère très pratique pour créer des interfaces utilisateur, retoucher une image en vue de son impression, manipuler une image, superposer une image sur une autre, et bien plus encore. L'un des atouts majeurs de cet outil réside dans le fait que la retouche d'images reste un processus réversible, permettant ainsi de revenir facilement sur les modifications apportées.
Windows Movie Maker est un autre outil fourni par défaut dans la suite logicielle Windows Essentials (jusqu'en janvier 2017). Il s'agit d'un outil simple que les rédacteurs techniques peuvent utiliser pour monter des vidéos.
Adobe FrameMaker est un outil de rédaction destiné à tout rédacteur technique souhaitant réutiliser du contenu, notamment dans le cadre d'une rédaction par rubriques, et mettre en place un processus de documentation structuré. Il s'agit d'un outil de traitement de documents adapté à la documentation de grande envergure conforme aux normes du secteur. FrameMaker est un outil de rédaction technique compatible avec la norme DITA (Document Information Typing Architecture) ; il intègre une fonctionnalité permettant d'imprimer au format PDF et constitue une excellente alternative à des éditeurs tels que MS Word. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
- Redimensionnement d'images en un clic
- XML gestion des fichiers
- Publication multi-appareils
- Mini-sommaire
oXygen XML Author est un éditeur d'XML s gratuit et open source, conforme à la norme DITA. DITA est une norme ouverte pour la rédaction et la publication de documents qui s'impose progressivement dans le domaine de la documentation technique. Elle permet de ne plus dépendre d'un outil particulier pour l'édition de contenu. De plus, elle permet de créer une documentation en ligne conforme à la norme DITA (un ensemble de fichiers XML ), ouvrant ainsi la possibilité, à l'avenir, de modifier, mettre à jour et gérer facilement ces fichiers à l'aide de n'importe quel autre outil compatible avec la norme DITA.
Outre la liste ci-dessus des principaux outils, quelques autres outils tels que Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (niveau débutant), Prezi, Help+Manual et HelpnDoc s'avèrent indispensables pour se lancer dans la rédaction technique dans le domaine des dispositifs médicaux.
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