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Les fabricants de dispositifs médicaux doivent joindre à chaque produit la documentation requise afin d'aider les consommateurs à comprendre son utilisation. Cette documentation peut parfois compter plusieurs centaines de pages, ce qui peut sembler intimidant pour les consommateurs. Les guides de référence rapide sont conçus pour regrouper toutes les informations nécessaires sur le produit, ce qui évite aux consommateurs d'avoir à parcourir une quantité considérable de contenu pour les trouver.
Un guide de référence rapide fournit une série d'instructions succinctes sur l'utilisation d'un dispositif médical et présente les avantages suivants :
- Réduit la durée de la formation
- Il aide les utilisateurs à effectuer les actions en quelques étapes plus simples et plus courtes
- Cela évite aux utilisateurs d'avoir à parcourir l'intégralité de la documentation lorsqu'ils ont besoin d'une information précise et leur fournit les bases d'utilisation dans une version abrégée.
- Réduire le recours aux formations en présentiel et les coûts supplémentaires liés au fait de devoir demander à un autre collaborateur ou à un expert de réexpliquer les processus
- Les tutoriels sont bien rédigés et suffisamment détaillés pour guider l'utilisateur à travers les étapes nécessaires en un clin d'œil.
Le plus souvent, les utilisateurs trouvent plus pratique de s'appuyer sur des illustrations ou des images pour comprendre le fonctionnement d'un dispositif médical et la manière d'effectuer les manipulations. Des études indiquent que 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles, et le recours à des illustrations s'avère utile lorsque les utilisateurs ne maîtrisent pas le jargon technique lié à l'équipement.
Les guides de référence rapide peuvent être très détaillés ou succincts, selon les besoins. Il s’agit d’un support imprimé simple et informatif destiné à guider les professionnels de santé, les ingénieurs, les patients et les utilisateurs finaux. Il fournit des conseils pour respecter les processus, les directives de conformité et les normes de sécurité. Voici quelques points clés à prendre en compte avant d’élaborer des guides de référence rapide destinés aux utilisateurs :
- Il convient de l'organiser en tenant compte du fait que les utilisateurs n'ont peut-être pas de connaissances préalables
- Le contenu présenté dans les guides d'utilisation doit être utile, à jour et pertinent.
- Il devrait fournir aux utilisateurs des informations faciles à consulter.
- Il faudrait l'organiser en sections avec des étiquettes des deux côtés des classeurs.
- Des repères de tableau devraient être ajoutés au début du guide afin de faciliter la navigation des utilisateurs.
- Le contenu doit comporter des illustrations simples et claires.
- L'ajout de titres et de sous-titres permet de parcourir le contenu plus rapidement et rend les informations plus accessibles.
- Il conviendrait d'inclure des exemples et des scénarios types pour faciliter la compréhension.
- Des images, des infographies et des graphiques doivent être intégrés chaque fois que cela s'avère nécessaire afin d'améliorer la perception visuelle et la clarté du message.
Il arrive souvent que les utilisateurs aient besoin de certaines informations sur l'appareil pour effectuer rapidement des tâches spécifiques. Dans ces circonstances, l'utilisateur doit disposer des connaissances nécessaires pour mener à bien la tâche sans avoir à lire l'intégralité du manuel. C'est là que les guides d'utilisation s'avèrent très utiles.
Les entreprises qui fabriquent des produits grand public comportant divers composants ont tendance à publier des guides rapides à l’intention des consommateurs. Lorsque ces appareils sont commandés en ligne, ils nécessitent un montage ou des connaissances techniques de base. Ces articles sont systématiquement accompagnés de guides destinés à aider les utilisateurs finaux à monter l’appareil et à le mettre en service. L’expérience utilisateur peut être améliorée en intégrant des diapositives accompagnées d’un texte simple, afin que les utilisateurs, quel que soit leur niveau de lecture, puissent comprendre chacune des étapes nécessaires à la réalisation du processus. L’ajout d’indicateurs visuels, tels que des icônes et des couleurs, contribue à créer une conception conviviale.
Les guides doivent être élaborés en tenant compte du fait que les utilisateurs finaux peuvent avoir des niveaux de qualification et de compréhension différents ; c'est pourquoi le langage utilisé doit être :
- Descriptif, mais sans condescendance
- Il convient d'éviter le jargon technique. L'explication doit être simple et compréhensible pour un profane.
- Lorsque des termes techniques ou des abréviations doivent figurer dans les guides, ils doivent être clairs et concis.
- Il vaut mieux que la procédure soit expliquée étape par étape
- Commencez la procédure par des verbes d'action. Par exemple : « Installez les piles dans l'appareil » ou « Insérez la bandelette dans l'appareil de surveillance ».
Lors de la mise à jour ou de l'installation du logiciel d'un appareil, les fabricants fournissent un guide de démarrage rapide qui informe les utilisateurs de la disponibilité de nouvelles fonctionnalités et explique leur fonctionnement. Par exemple, un guide de référence rapide pour un tensiomètre peut indiquer à l'utilisateur comment l'utiliser, tandis qu'un guide de référence rapide pour un glucomètre peut aider les utilisateurs à mesurer rapidement leur glycémie.
Les guides de référence rapide peuvent aider les entreprises à fournir des informations supplémentaires avant la mise en œuvre de nouveaux changements. Cela permet aux employés de disposer de plus d'informations sur le nouveau processus ou produit avant que la mise à jour n'ait lieu. En suivant eux-mêmes les étapes du processus d'installation ou de mise en œuvre, les utilisateurs comprennent le fonctionnement du processus ou du produit. Ces guides servent également de référence en cas de problème. Soyez assurés que ce guide facilite considérablement la tâche des utilisateurs.
Un guide de référence doit être conçu comme s'il s'agissait d'un mode d'emploi pour les tâches de la vie quotidienne. Qu'il s'agisse d'un guide à l'intention des employés ou d'un manuel de formation, il doit fournir des informations utiles au moment où l'on en a besoin. Il doit clarifier les hypothèses, répondre à toutes les questions que l'on se pose et aider à résoudre les problèmes auxquels l'utilisateur final pourrait être confronté lors de l'installation ou de l'utilisation de l'appareil.
Pour en savoir plus sur les guides de référence rapide et leur importance dans le domaine des dispositifs médicaux, consultez Freyr.
