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In der schnelllebigen Pharmabranche von heute sind Artwork-Prozesse keine bloße Hintergrundaufgabe mehr – sie sind ein zentraler Treiber für Compliance, eine schnelle Markteinführung und das Vertrauen in die Marke. Bei Freyr haben wir hautnah erlebt, wie eine gut durchdachte Strategie Artwork von einem Engpass in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln kann.
Warum brauchen Artwork-Prozesse eine solide Strategie?
Pharma-Artwork ist weit mehr als nur Verpackungsdesign – es ist ein streng regulierter Prozess mit hohem Einsatz, an dem zahlreiche Beteiligte über verschiedene Regionen und Abteilungen hinweg beteiligt sind. Ohne eine klare und stimmige Strategie stehen Unternehmen oft vor folgenden Problemen:
- Nichteinhaltung von Vorschriften, die zu Verzögerungen oder Markt-Rücknahmen führt
Beispiel: Im Jahr 2020 ordnete eine europäische Aufsichtsbehörde den sofortigen Rückzug eines Medikaments gegen chronische Krankheiten vom Markt an, nachdem falsche Dosierungsanweisungen auf der Schachtel entdeckt worden waren. Der Fehler verzögerte den Relaunch um drei Monate und kostete das Unternehmen über 12 Millionen Euro an Umsatzeinbußen und Kosten für die Neuauszeichnung. - Hohe Fehlerquoten, die zu kostspieligen Rückrufen und Reputationsschäden führen
Beispiel: Ein großes US-Pharmaunternehmen rief 650.000 Flaschen eines beliebten rezeptfreien Produkts zurück, weil die Inhaltsstoffliste fehlerfrei abgedruckt war. Die öffentliche Rückrufaktion erhielt ein breites Medienecho, was zu einem deutlichen Vertrauensverlust in die Marke und zu Klagen von Verbraucherverbänden führte. - Ineffizienzen im Betrieb, wie z. B. verlängerte Artwork-Zykluszeiten und manuelle Nacharbeiten
Beispiel: Ein globaler Impfstoffhersteller erlebte eine sechswöchige Verzögerung bei der Markteinführung in Asien, da die endgültigen Artwork-Freigaben eine manuelle Prüfung in acht Sprachen erforderten, was zu Engpässen im regulatorischen Freigabeprozess führte. Dies wirkte sich direkt auf den Marktanteil bei einer umkämpften Ausschreibung aus. - Lieferkettenunterbrechungen aufgrund nicht aufeinander abgestimmter oder verzögerter Artwork-Lieferungen
Beispiel: Ein auf Spezialpharmazeutika spezialisiertes Unternehmen stoppte die Produktion für zwei Wochen, weil aktualisierte Schachteldesigns nicht den Stanzformvorgaben des Druckdienstleisters entsprachen. Dies führte zu Lieferengpässen in Apotheken in zwei wichtigen Märkten. - Fragmentierte Kommunikation, vor allem wenn Teams in isolierten Bereichen an verschiedenen globalen Standorten arbeiten
Beispiel: Bei einer länderübergreifenden Produkteinführung genehmigten die Marketing- und Zulassungsteams aufgrund nicht aufeinander abgestimmter Änderungskontrollen unterschiedliche Etikettenversionen. Dies führte zu einem Rückruf in einem Markt und zum Notfalldruck in einem anderen, wodurch die Kosten um 40 % stiegen.
Eine solide Strategie hilft Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem sie Prozesse standardisiert, die richtigen Tools nutzt, Qualität und Compliance sicherstellt und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert.
Acht Säulen der Strategie für Pharma-Artwork-Prozesse
| Säule | Beschreibung | Spezifische Überlegungen |
| Artwork Management System (AMS) | Zentralisiert und optimiert alle Artwork-Aktivitäten von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur Archivierung. | - Integration mit Regulierungssystemen - Benutzerfreundliche Oberfläche - Konfigurierbarkeit |
| Qualitätssicherung | Gewährleistet Genauigkeit, Konsistenz und die Einhaltung behördlicher sowie unternehmensinterner Richtlinien. | - Mehrstufige Prüfungen - Elektronische Korrekturabzüge - Fehlerverfolgung |
| Fortschrittliche Technologie & Automatisierung | Nutzt digitale Tools, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. | - Automatisierung der Artwork-Erstellung - Fahrplan für Automatisierungstechnologien |
| Kontinuierliche Verbesserung | Verbessert Prozesse regelmäßig durch Feedback, Analysen und Leistungsmessung. | - KPI-Tracking - Ursachenanalyse - Regelmäßige Schulungssitzungen |
| Prüfung, Rückverfolgbarkeit & Compliance | Ermöglicht eine umfassende Dokumentation und nachvollziehbare Schritte für behördliche Inspektionen und Transparenz. | - Digitale Audit-Trail-Protokolle - Versionskontrolle - Berichterstattung |
| Einhaltung von Vorschriften | Stellt sicher, dass jedes Artwork den regionalen und länderspezifischen Vorschriften sowie Produktanforderungen entspricht. | - Aktualisierungen der regulatorischen Informationen - Lokale regulatorische Fachkompetenz |
| Einhaltung der Vorschriften durch Druckdienstleister | Bringt Artwork-Dateien und -Spezifikationen mit den Möglichkeiten und Vorgaben der Lieferanten in Einklang. | - Überprüfung druckfertiger Dateien - Lieferantenqualifizierung - Technische Prüfungen |
| Nachhaltigkeit | Fördert ökologische Verantwortung und ein ressourceneffizientes Verpackungsdesign. | - Materialoptimierung - Digitale Innovationen für Nachhaltigkeit - Effizienz der Lieferkette & Abfallreduzierung |
Warum strategische Artwork-Planung wichtig ist
Eine proaktive Artwork-Strategie sorgt für:
- Weniger Verpackungsfehler
- Schnellere Markteinführungen von Produkten
- Verbesserte Zusammenarbeit im Team
- Regulatorische Sicherheit
- Stärkere Markenintegrität über alle Märkte hinweg
Erfolgreiche Fallstudie – Transformation der Pharma-Artwork-Prozesse durch die 8-Säulen-Strategie von Freyr
Kunde: Globales Spezialpharmaunternehmen | Märkte: 15 | Dauer: 9 Monate
Herausforderung
Der Kunde sah sich mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
- Geringe RFT-Genauigkeit (14 %), die zu kostspieligen Nacharbeiten führte.
- Zykluszeiten von 55 Tagen, die Markteinführungen verzögerten.
- Unstimmigkeiten bei Lieferanten und Druckablehnungen.
- Isolierte regionale Abläufe und Lücken bei der Compliance.
Die Lösung von Freyr
Anwendung des 8-Säulen-Modells zur Entwicklung einer zukunftssicheren Artwork-Strategie:
- AMS-Integration mit RIM und PLM für zentralisierte Arbeitsabläufe.
- QA und mehrstufige Prüfungen.
- Elektronische Tools für mehrsprachiges Korrekturlesen
- Compliance-Kontrollen mit Checklisten vor der Einreichung und regulatorischen Aktualisierungen.
- Lieferantenstandardisierung durch Stanzen-Vorlagen und Qualifizierung.
- Nachhaltigkeit durch digitales Korrekturlesen und Farboptimierung.
Ergebnisse (innerhalb von 6 Monaten)
- RFT-Genauigkeit: ↑ von 14 % auf 97 %
- Zykluszeit: ↓ von 55 auf 22 Tage
- Rückrufe: Auf null reduziert
- Regulatorische Verzögerungen: ↓ 80 %
- Nachhaltigkeitsgewinne: 2,5 Tonnen Papier pro Jahr eingespart
Fazit
Wenn Produktportfolios wachsen und Vorschriften immer dynamischer werden, müssen Unternehmen Artwork-Prozesse nicht als reine Hintergrundfunktion begreifen, sondern als strategischen Wegbereiter für Compliance, Schnelligkeit und Qualität. Durch die Konzentration auf die richtigen Säulen – AMS, Technologie, Qualität, Compliance, Nachhaltigkeit und kontinuierliche Verbesserung – können Unternehmen ihre Abläufe zukunftssicher machen und sich Wettbewerbsvorteile sichern.
Egal ob globale Skalierung oder lokale Markteinführung – Ihre Artwork-Strategie kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Lassen Sie sich von Freyr dabei unterstützen, einen zukunftssicheren Artwork-Prozess aufzubauen, der konform, effizient und auf Wachstum ausgerichtet ist. Kontaktieren Sie uns, um maßgeschneiderte Lösungen zu besprechen.
