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A medida que el Reglamento de Envases y Residuos de Envases de la UE (PPWR) se acerca a su implementación, un término que los fabricantes de envases, importadores y propietarios de marcas encontrarán con frecuencia es la Declaración de Conformidad (DoC). Comprender este documento es fundamental para navegar por las normativas de envases más amplias de la UE que están redefiniendo el cumplimiento en toda la cadena de suministro de envases.
A primera vista, una DoC puede parecer un documento sencillo: unas pocas declaraciones de cumplimiento, una firma y una fecha. Sin embargo, considerarlo una mera formalidad puede generar riesgos significativos de cumplimiento; precisamente el riesgo de cumplimiento al que se enfrentan los fabricantes de envases cuando una DoC se trata como un mero trámite en lugar de una conclusión documentada.
El verdadero valor de una Declaración de Conformidad no reside en el documento en sí, sino en la evidencia que lo respalda.
¿Qué es una Declaración de Conformidad?
Una Declaración de Conformidad (DoC) es un documento formal mediante el cual un operador económico declara que un producto de envasado cumple con los requisitos aplicables de la PPWR. En la práctica, la Declaración de Conformidad de la UE funciona como el último punto de control que confirma que un producto está listo para el mercado.
Sirve como una garantía oficial para los reguladores, clientes y socios de la cadena de suministro de que el envasado ha sido evaluado y se ha determinado que cumple con las obligaciones reglamentarias pertinentes.
Sin embargo, una Declaración de Conformidad no sustituye al cumplimiento; es una declaración de que el cumplimiento ya ha sido demostrado.
¿Por qué es importante una Declaración de Conformidad?
Según la PPWR, las autoridades de vigilancia del mercado pueden solicitar pruebas que demuestren por qué un producto de embalaje ha sido declarado conforme.
En tales situaciones, la simple presentación de una Declaración de Conformidad firmada puede no ser suficiente. Las empresas deben poder proporcionar documentación justificativa dentro del plazo establecido y demostrar cómo se estableció la conformidad.
Aquí es donde muchas organizaciones tienen dificultades para mantener un cumplimiento constante de la PPWR.
Una presentación de la Declaración de Conformidad de la PPWR es tan sólida como la documentación técnica que la respalda.
¿Qué debe respaldar una Declaración de Conformidad?
Una Declaración de Conformidad sólida debe estar respaldada por un expediente técnico completo que contenga pruebas de cumplimiento relevantes, tales como:
- Identificación clara del embalaje y su uso previsto
- Detalles de los componentes y materiales del embalaje
- Declaraciones de proveedores y documentación justificativa
- Información sobre la conformidad para el contacto con alimentos, cuando corresponda
- Información sobre PFAS y otras sustancias reguladas
- Evaluaciones de reciclabilidad
- Evaluaciones de minimización de envases
- Normas, especificaciones e informes de ensayo aplicables
- Registros de control de versiones y gestión documental
- Procedimientos documentados de evaluación de la conformidad
Juntos, estos elementos proporcionan la evidencia necesaria para justificar las afirmaciones realizadas en la Declaración de Conformidad y para demostrar un cumplimiento genuino de los envases en la UE, no solo una firma en papel.
Los tres pilares del cumplimiento del PPWR
Una forma práctica de entender el proceso de cumplimiento del PPWR es a través de tres componentes clave:
1. Declaración de Conformidad
La declaración formal que confirma el cumplimiento.
2. Documentación Técnica
La evidencia de respaldo que demuestra cómo se logró el cumplimiento.
3. Registro de Evidencias
El registro rastreable de documentos, evaluaciones, información del proveedor y actividades de cumplimiento que respaldan la declaración.
Sin estos elementos de respaldo, una DoC se convierte en poco más que una declaración en papel.
Un error común
Muchas empresas se centran en generar la propia presentación de la Declaración de Conformidad del PPWR. Crear el documento de la Declaración de Conformidad suele ser la parte más sencilla del proceso.
La tarea más importante es construir un marco de cumplimiento estructurado que incluya datos de envases, evidencia del proveedor, evaluaciones técnicas y procesos documentados de toma de decisiones.
Consideraciones finales.
Una Declaración de Conformidad de una página no es necesariamente un problema. Sin embargo, una Declaración de Conformidad de una página sin evidencia de respaldo puede convertirse en un riesgo significativo de cumplimiento.
El cumplimiento reglamentario de los envases comienza mucho antes de que se emita una DoC. Comienza con la comprensión de su cartera de envases, la definición de sus responsabilidades reglamentarias, la recopilación de información del proveedor y el mantenimiento de un expediente técnico sólido.
Solo entonces una presentación de la Declaración de Conformidad del PPWR puede cumplir verdaderamente su propósito como prueba creíble de que sus envases cumplen los requisitos del PPWR.
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