Inspections réglementaires : comment les autorités examinent les fiches de données de sécurité (FDS) et les allégations

Pourquoi les contrôles réglementaires se renforcent-ils ?

Les autorités de régulation mondiales évaluent de plus en plus souvent l'exactitude, la cohérence et la conformité des classifications des dangers, des fiches de données de sécurité (FDS), des étiquettes et des allégations commerciales.

Que ce soit dans le cadre de la norme OSHA sur la communication des risques (HCS), CLP de l'UE, des exigences REACH ou d'autres cadres réglementaires en matière de sécurité chimique, les inspections se concentrent aujourd'hui sur une question centrale :

Éléments généralement vérifiés par les autorités lors des inspections des fiches de données de sécurité (FDS)

Les autorités de régulation vérifient généralement si le programme de communication des dangers est exact, complet, étayé scientifiquement et cohérent dans l'ensemble des documents relatifs à la conformité.

1. Précision de la classification des dangers

L'un des premiers points vérifiés par les inspecteurs est de savoir si la classification des risques a été effectuée correctement.

Les autorités évaluent :

• Méthodologie de classification utilisée
• Données scientifiques étayant les classifications
• Approches basées sur le poids de la preuve (WoE)
• Conformité aux critères réglementaires actualisés
• Cohérence entre les FDS, les étiquettes et les notifications

Il est important de bien comprendre les nouvelles classes de danger afin de garantir CLP :

• Perturbateurs endocriniens (PE)
• PBT / vPvB
• PMT / vPvM

Les inspecteurs peuvent demander :

• Données toxicologiques
• Évaluations écotoxicologiques
• Justifications fondées sur l'extrapolation
• Références bibliographiques
• Fiches de validation des données fournisseurs

L'absence ou la faiblesse d'un fondement scientifique peut donner lieu à une enquête plus approfondie.

Les sections de la FDS qui retiennent le plus l'attention

Même si les autorités peuvent examiner l'intégralité de la fiche de données de sécurité (FDS), certaines sections font généralement l'objet d'un examen approfondi lors des inspections.

Comment les autorités examinent les allégations relatives aux produits

Les contrôles réglementaires ne se limitent pas aux seules fiches de données de sécurité (FDS).

Les autorités comparent également :

• Contenu du site web
• Brochures marketing
• Étiquettes du produit
• Fiches techniques
• Allégations en matière de développement durable
• Messages tels que « non toxique », « respectueux de l'environnement » ou « sans danger »

La question principale est de savoir si les allégations destinées au grand public contredisent les classifications de danger ou donnent lieu à des impressions trompeuses.

Par exemple :

• Un produit étiqueté comme « sans danger » alors qu’il présente des risques graves pour la santé
• Allégations « respectueuses de l'environnement » sans éléments probants à l'appui
• Allégations en matière de développement durable non étayées
• Le langage utilisé dans la communication commerciale n'est pas cohérent avec les informations relatives aux dangers figurant dans la fiche de données de sécurité (FDS)

L'importance croissante accordée à la justification des allégations relatives aux produits implique que les équipes chargées de la réglementation, du marketing, de la gestion responsable des produits et des questions EHS doivent collaborer plus étroitement que jamais.

Constatations courantes issues des inspections

Plusieurs lacunes récurrentes sont fréquemment constatées lors des inspections réglementaires.

1. Fiches de données de sécurité (FDS) obsolètes

De nombreuses entreprises continuent d'utiliser des fiches de données de sécurité (FDS) obsolètes qui :

• Ne tiennent pas compte des classifications mises à jour
• Les nouvelles classes de danger n'ont pas été prises en compte
• Contient des informations obsolètes sur les fournisseurs
• Références réglementaires non révisées

2. Documentation incohérente

Les autorités constatent souvent des divergences entre :

• Fiches de données de sécurité (FDS) et étiquettes
• Fiches de données de sécurité (FDS) et dossiers techniques
• Allégations commerciales et classifications des dangers
• Fiches de données de sécurité (FDS) des fournisseurs et documents élaborés en interne

3. Une gouvernance des données insuffisante

Les inspecteurs examinent de plus en plus :

• Processus de gestion des versions
• Workflows de mise à jour des documents
• Gestion des données fournisseurs
• Procédures d'examen interne

En l'absence d'une gouvernance rigoureuse, même des FDS techniquement exactes peuvent soulever des problèmes de conformité.

4. Formation insuffisante du personnel

Dans le cadre du système HCS de l'OSHA, les inspecteurs vérifient régulièrement :

• Registres de formation à la communication des risques
• Compréhension par les salariés de l'utilisation des fiches de données de sécurité (FDS)
• Accessibilité des fiches de données de sécurité (FDS)
• Pratiques d'étiquetage sur le lieu de travail

Pourquoi les risques liés aux inspections augmentent-ils ?

Plusieurs évolutions réglementaires accroissent la complexité des inspections à l'échelle mondiale, y compris celles menées par l'OSHA.

Élargissement des critères de dangerosité

Les nouvelles classes de danger nécessitent une évaluation scientifique plus approfondie et des décisions de classification plus complexes.

Une attention accrue portée à la transparence

Les autorités attendent des entreprises qu'elles expliquent clairement comment elles sont parvenues à ces décisions en matière de risques.

Intensification des mesures de contrôle

Les autorités de régulation mènent de plus en plus souvent :

• Inspections ciblées
• Activités de surveillance du marché
• Contrôles aléatoires
• Audits de vérification de la chaîne d'approvisionnement

Développement durable et ESG

Les allégations relatives à l'environnement et au développement durable font désormais l'objet d'une attention accrue, en particulier lorsqu'elles concernent des produits chimiques.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer aux contrôles réglementaires ?

1. Réaliser des audits internes des fiches de données de sécurité (FDS)

Critique :

• Précision de la classification
• Alignement des étiquettes
• Cohérence des sections de la fiche de données de sécurité (FDS)
• Données scientifiques à l'appui

2. Vérifier les informations relatives aux fournisseurs

Ne vous fiez pas uniquement à des données en amont obsolètes. Vérifiez que les classifications sont conformes aux exigences réglementaires en vigueur.

3. Mettre en place des procédures d'examen des demandes d'indemnisation

Veiller à ce que les allégations en matière de marketing et de développement durable fassent l'objet d'un examen réglementaire avant leur publication.

4. Renforcer la gouvernance de la documentation

Mettre à jour :

• Systèmes de gestion de versions
• Examiner les processus de travail
• Dossiers de justification scientifique
• Documentation prête pour l'inspection

5. Former des équipes pluridisciplinaires

Pour être prêt pour une inspection, une coordination est nécessaire entre :

• Affaires réglementaires
• EHS
• Gestion responsable des produits
• Marketing
• Les équipes qualité

Conclusion

À mesure que les réglementations de l'OSHA, CLP de l'UE et les réglementations mondiales relatives aux produits chimiques continuent d'évoluer, les inspections réglementaires deviennent plus approfondies, davantage fondées sur les données et axées sur l'application de la réglementation.

Les entreprises qui harmonisent de manière proactive les fiches de données de sécurité (FDS), les classifications des dangers, l'étiquetage et les allégations relatives aux produits sont mieux à même de :

• Réduire les risques liés à la conformité réglementaire en matière de produits chimiques
• Améliorer la préparation aux audits réglementaires
• Préserver l'accès au marché
• Renforcer la confiance au sein de la chaîne d'approvisionnement
• Préserver la crédibilité de la marque

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