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El panorama reglamentario está cambiando. Ya no se trata solo de un documento estático que describe en qué consiste el cumplimiento. Hoy en día, con una demanda cada vez mayor por parte de los reguladores, es necesario recopilar y analizar una gran cantidad de datos para garantizar el cumplimiento. Esto plantea un problema único: gestionar estos «macrodatos» de forma eficaz y mantener al mismo tiempo una sólida gestión de los documentos reglamentarios.
La avalancha de macrodatos:
¿Se ahoga en información reglamentaria? En promedio, según un informe de IBM reciente, las organizaciones reglamentarias controlan más de 10 terabytes de datos reglamentarios, específicamente
- Registros de transacciones con un crecimiento estimado del 30 % anual según IDC: el volumen de datos de transacciones aumenta continuamente debido a factores como la mejora de las transacciones en línea y el Internet de las Cosas (IoT).
- Datos de clientes (se estima que alcanzarán unos 180 zetabytes a nivel mundial para 2025 según Seagate): a medida que las empresas recopilan cada vez más datos de clientes con fines de personalización y marketing, también aumenta la carga legal para garantizar la protección de estos datos. Machine Learning Mastery nos indica que los datos operativos están creciendo a un ritmo de 2,5 quintillones de bytes por día. Por lo tanto, los datos operativos abarcan desde registros de producción hasta actividad de servidores. El volumen de datos operativos está explotando con operaciones mucho más complejos y también un aumento en el nivel de automatización de los procesos.
- Según Gartner, los datos de sensores alcanzarán los 1,7 Mb/segundo por persona para 2025: la cantidad de dispositivos conectados en hogares, oficinas y fábricas está generando un volumen masivo de datos de sensores que las autoridades reglamentarias casi exigirán a las organizaciones que monitoricen y analicen para cumplir con la normativa. Los sistemas tradicionales de gestión de documentos tendrán dificultades ante este aluvión de datos, ya que fueron diseñados para trabajar principalmente con documentos estáticos. Buscar puntos de datos específicos o identificar tendencias entre normativas se convierte en una tarea titánica, lo que dificulta la eficiencia en los esfuerzos de cumplimiento.
Lograr el equilibrio
Con estrategias eficaces de gestión de documentos reglamentarios en la era del Big Data y, afortunadamente, con la ayuda de tecnologías innovadoras y mejores prácticas, este desafío se puede superar. A continuación, se detallan algunas de las estrategias potenciales:
- Cómo aprovechar el poder de la IA y el aprendizaje automático: la IA y el ML pueden ser grandes aliados en la gestión de big data para RDM. El aprovechamiento de estas tecnologías puede hacer lo siguiente:
- Automatizar la extracción de datos y su clasificación a partir de múltiples fuentes para garantizar la eficiencia y la eficacia en el desarrollo y mantenimiento de documentos.
- Analizar grandes conjuntos de datos para identificar posibles riesgos reglamentarios y áreas de mejora: PWC informa de que las empresas que han aplicado la IA al cumplimiento normativo han experimentado un descenso del 30 % en las infracciones reglamentarias.
- Proporcionar análisis predictivos que anticipen los futuros cambios reglamentarios y las necesidades de datos para respaldarlos.
- La integración es clave: lograr que el sistema de gestión de documentos (DMS) existente colabore con las plataformas de análisis de macrodatos. Esto facilita un flujo de información fluido y le permite:
- Realizar un análisis exhaustivo de los datos reglamentarios directamente dentro de sus documentos.
- Genere informes y visualizaciones que puedan convertir datos complejos en estrategias de cumplimiento reglamentario ejecutables.
- Gobernanza de datos para obtener información confiable: los datos de calidad constituyen la base para tomar decisiones informadas sobre datos reglamentarios. La implementación de marcos de gobernanza de datos garantiza:
- Precisión y coherencia de los datos entre diferentes fuentes.
- Responsabilidad clara en cuanto a la propiedad y la gestión de los datos.
- Procesos bien definidos para el acceso a los datos y la seguridad, ambos fundamentales en el actual entorno impulsado por los datos.
El futuro de la gestión de datos reglamentarios (RDM)
Adoptar los macrodatos para un mejor cumplimiento. No vea la avalancha de macrodatos como una carga, sino como una oportunidad para el cumplimiento reglamentario cuando se combina con tecnologías innovadoras y prácticas sólidas de gestión de datos. Al hacerlo, las organizaciones pueden:
- Optimizar los procesos de RDM: la automatización de los flujos de trabajo y el análisis de tareas mediante IA ahorrarán una gran cantidad de tiempo y recursos. Las organizaciones que aprovechan la IA para la gestión de documentos experimentan una reducción del 40 % en el tiempo empleado en el procesamiento.
- Obtener información más profunda sobre el cumplimiento: analice los datos para identificar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas, lo que permite aplicar estrategias de mitigación proactivas.
- Demostrar una sólida gobernanza de datos: pruebe que existe un compromiso con el cumplimiento reglamentario mediante un marco de gestión de datos debidamente definido.
Al combinar la gestión documental tradicional con el análisis de big data, el enfoque RDM se vuelve integral y dota a una organización de la confianza necesaria para desenvolverse en un entorno reglamentario cambiante. Si busca una solución de RDMS que ofrezca gestión documental y monitorización End-to-End basada en GenAI, considere explorar el software Freyr rDMS. Está diseñado para optimizar sus procesos de gestión de documentos reglamentarios al tiempo que garantiza el cumplimiento en cada etapa. Una organización impulsada por datos como Freyr Digital puede lograr un futuro no solo de cumplimiento normativo, sino también de gestión proactiva de riesgos. ¡Contáctenos hoy mismo!
