Czym jest Deklaracja Zgodności (DoC)?

W miarę jak rozporządzenie UE w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR) zbliża się do wdrożenia, jednym z terminów, z którym producenci opakowań, importerzy i właściciele marek będą często się spotykać, jest Deklaracja Zgodności (DoC). Zrozumienie tego dokumentu jest kluczowe dla poruszania się po szerszych przepisach UE dotyczących opakowań, które zmieniają zasady zgodności w całym łańcuchu dostaw opakowań.

Na pierwszy rzut oka DoC może wydawać się prostym dokumentem: kilka oświadczeń o zgodności, podpis i data. Jednak traktowanie jej jedynie jako formalności może stwarzać znaczne ryzyko niezgodności – dokładnie takie ryzyko, z jakim borykają się producenci opakowań, gdy DoC jest traktowana jako formalność, a nie udokumentowany wniosek.

Prawdziwa wartość Deklaracji Zgodności leży nie w samym dokumencie, lecz w dowodach, które ją potwierdzają.

Czym jest Deklaracja Zgodności?

Deklaracja Zgodności (DoC) to formalny dokument, za pośrednictwem którego podmiot gospodarczy oświadcza, że produkt opakowaniowy jest zgodny z obowiązującymi wymogami PPWR. W praktyce unijna Deklaracja Zgodności pełni funkcję ostatecznego punktu kontrolnego potwierdzającego, że produkt jest gotowy do wprowadzenia na rynek.

Służy ona jako oficjalne zapewnienie dla organów regulacyjnych, klientów i partnerów w łańcuchu dostaw, że opakowanie zostało ocenione i spełnia odpowiednie wymogi regulacyjne.

Jednakże DoC nie zastępuje zgodności – jest to deklaracja, że zgodność została już wykazana.

Dlaczego DoC jest ważna?

Zgodnie z PPWR, organy nadzoru rynku mogą zażądać dowodów wykazujących, dlaczego produkt opakowaniowy został uznany za zgodny.

W takich sytuacjach samo przedstawienie podpisanej DoC może nie być wystarczające. Firmy muszą być w stanie dostarczyć dokumentację potwierdzającą w wymaganym terminie i wykazać, w jaki sposób ustalono zgodność.

Właśnie w tym miejscu wiele organizacji ma trudności z utrzymaniem stałej zgodności z PPWR.

Złożenie Deklaracji Zgodności PPWR jest tak mocne, jak dokumentacja techniczna, która za nim stoi.

Co powinno wspierać DoC?

Solidna DoC powinna być poparta kompleksową dokumentacją techniczną zawierającą odpowiednie dowody zgodności, takie jak:

• Jasna identyfikacja opakowania i jego przeznaczenia
• Szczegóły dotyczące komponentów i materiałów opakowaniowych
• Deklaracje dostawców i dokumentacja pomocnicza
• Informacje dotyczące zgodności z wymogami kontaktu z żywnością, w stosownych przypadkach
• Informacje na temat PFAS i innych substancji regulowanych
• Oceny możliwości recyklingu
• Oceny minimalizacji opakowań
• Obowiązujące normy, specyfikacje i raporty z badań
• Rejestry kontroli wersji i zarządzania dokumentami
• Udokumentowane procedury oceny zgodności

Razem, te elementy stanowią dowód niezbędny do uzasadnienia twierdzeń zawartych w Deklaracji Zgodności oraz do wykazania rzeczywistej zgodności opakowań z przepisami UE, a nie tylko podpisu na papierze.

Trzy filary zgodności z PPWR

Praktycznym sposobem na zrozumienie procesu zgodności z PPWR są trzy kluczowe elementy:

1. Deklaracja Zgodności

Formalne oświadczenie potwierdzające zgodność.

2. Dokumentacja Techniczna

Dowody pomocnicze wykazujące, w jaki sposób osiągnięto zgodność.

3. Rejestr Dowodów

Możliwy do śledzenia zapis dokumentów, ocen, informacji od dostawców i działań związanych ze zgodnością, które wspierają deklarację.

Bez tych elementów pomocniczych, DoC staje się niewiele więcej niż oświadczeniem na papierze.

Powszechne błędne przekonanie

Wiele firm koncentruje się na samym złożeniu Deklaracji Zgodności PPWR. Stworzenie dokumentu Deklaracji Zgodności jest często najłatwiejszą częścią procesu.

Ważniejszym zadaniem jest zbudowanie ustrukturyzowanych ram zgodności, które obejmują dane dotyczące opakowań, dowody od dostawców, oceny techniczne i udokumentowane procesy decyzyjne.

Końcowe przemyślenia

Jednostronicowa Deklaracja Zgodności niekoniecznie stanowi problem. Jednak jednostronicowa Deklaracja Zgodności bez dowodów pomocniczych może stać się znaczącym ryzykiem niezgodności.

Zgodność regulacyjna opakowań zaczyna się na długo przed wydaniem DoC. Rozpoczyna się od zrozumienia portfolio opakowań, zdefiniowania obowiązków regulacyjnych, zebrania informacji od dostawców i utrzymywania solidnego dossier technicznego.

Tylko wtedy złożenie Deklaracji Zgodności PPWR może naprawdę służyć swojemu celowi jako wiarygodny dowód, że Twoje opakowanie spełnia wymagania PPWR.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu Deklaracji Zgodności zgodnych z PPWR oraz dokumentacji technicznej? Eksperci Freyr mogą pomóc Ci stworzyć zgodne z przepisami, gotowe do audytu ramy zgodności opakowań.