Czym jest deklaracja zgodności (DoC)?

W miarę jak zbliża się termin wejścia w życie rozporządzenia UE w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR), terminem, z którym producenci opakowań, importerzy i właściciele marek będą się często spotykać, jest deklaracja zgodności (DoC). Zrozumienie tego dokumentu ma kluczowe znaczenie dla poruszania się po szeroko zakrojonych unijnych przepisach dotyczących opakowań, które zmieniają zasady zapewniania zgodności w całym łańcuchu dostaw opakowań.

Na pierwszy rzut oka deklaracja zgodności (DoC) może wydawać się prostym dokumentem: kilka oświadczeń dotyczących zgodności, podpis i data. Jednak traktowanie jej wyłącznie jako formalności może wiązać się ze znacznym ryzykiem w zakresie zgodności – właśnie takim ryzykiem borykają się producenci opakowań, gdy deklaracja zgodności jest traktowana jako czynność polegająca na zaznaczaniu pól w formularzu, a nie jako udokumentowany wniosek.

Prawdziwa wartość deklaracji zgodności nie leży w samym dokumencie, lecz w dowodach, które ją potwierdzają.

Czym jest deklaracja zgodności?

Deklaracja zgodności (DoC) to oficjalny dokument, w którym podmiot gospodarczy oświadcza, że produkt opakowaniowy spełnia obowiązujące wymogi rozporządzenia PPWR. W praktyce unijna deklaracja zgodności pełni rolę ostatniego etapu kontroli potwierdzającego, że produkt jest gotowy do wprowadzenia na rynek.

Stanowi to oficjalne zapewnienie dla organów regulacyjnych, klientów i partnerów w łańcuchu dostaw, że opakowanie zostało poddane ocenie i uznane za spełniające odpowiednie wymogi regulacyjne.

Jednak certyfikat zgodności (DoC) nie zastępuje samego spełnienia wymogów – jest to oświadczenie, że zgodność została już wykazana.

Dlaczego dokument DoC jest ważny?

Zgodnie z rozporządzeniem PPWR organy nadzoru rynku mogą zażądać przedstawienia dowodów potwierdzających, dlaczego dany produkt opakowaniowy został uznany za zgodny z przepisami.

W takich sytuacjach samo przedstawienie podpisanego oświadczenia o zgodności może okazać się niewystarczające. Przedsiębiorstwa muszą być w stanie dostarczyć dokumentację uzupełniającą w wyznaczonym terminie oraz wykazać, w jaki sposób ustalono zgodność.

Właśnie w tym obszarze wiele organizacji ma trudności z utrzymaniem stałej PPWR .

Wartość deklaracji zgodności PPWR zależy wyłącznie od jakości dokumentacji technicznej, na której się opiera.

Co powinno stanowić podstawę dokumentu DoC?

Solidna deklaracja zgodności powinna być poparta wyczerpującą dokumentacją techniczną zawierającą odpowiednie dowody potwierdzające zgodność, takie jak:

• Wyraźne oznaczenie opakowania i jego przeznaczenia
• Szczegółowe informacje dotyczące elementów i materiałów opakowaniowych
• Oświadczenia dostawców i dokumentacja uzupełniająca
• Informacje dotyczące zgodności z przepisami dotyczącymi kontaktu z żywnością, o ile ma to zastosowanie
• Informacje na temat PFAS i innych substancji podlegających regulacjom
• Oceny możliwości recyklingu
• Oceny dotyczące minimalizacji opakowań
• Obowiązujące normy, specyfikacje i protokoły badań
• Dokumentacja dotycząca kontroli wersji i zarządzania dokumentami
• Udokumentowane procedury oceny zgodności

Wszystkie te elementy razem stanowią dowody niezbędne do uzasadnienia oświadczeń zawartych w deklaracji zgodności oraz do wykazania rzeczywistej zgodności opakowań z przepisami UE, a nie tylko podpisu na papierze.

Trzy filary PPWR z wymogami PPWR

Praktycznym sposobem na zrozumienie procesu PPWR jest przeanalizowanie trzech kluczowych elementów:

1. Deklaracja zgodności

Oficjalne oświadczenie potwierdzające zgodność.

2. Dokumentacja techniczna

Dowody potwierdzające, w jaki sposób osiągnięto zgodność z przepisami.

3. Rejestr dowodów

Dokumentacja umożliwiająca śledzenie dokumentów, ocen, informacji o dostawcach oraz działań związanych z zapewnieniem zgodności, które stanowią podstawę oświadczenia.

Bez tych elementów uzupełniających dokument DoC staje się niczym więcej niż tylko oświadczeniem na papierze.

Powszechne błędne przekonanie

Wiele firm skupia się na samym sporządzeniu deklaracji zgodności PPWR . Przygotowanie dokumentu PPWR deklaracji zgodności jest często najłatwiejszym etapem całego procesu.

Ważniejszym zadaniem jest stworzenie ustrukturyzowanych ram zapewnienia zgodności, obejmujących dane dotyczące opakowań, dokumentację dostawców, oceny techniczne oraz udokumentowane procesy decyzyjne.

Końcowe przemyślenia

Jednostronicowa deklaracja zgodności niekoniecznie stanowi problem. Jednostronicowa deklaracja zgodności bez dokumentacji potwierdzającej może jednak stać się poważnym zagrożeniem dla zgodności z przepisami.

Zgodność opakowań z przepisami zaczyna się na długo przed wydaniem certyfikatu zgodności (DoC). Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z asortymentem opakowań, określenie obowiązków wynikających z przepisów, zebranie informacji od dostawców oraz prowadzenie rzetelnej dokumentacji technicznej.

Tylko wtedy PPWR deklaracji zgodności PPWR może rzeczywiście spełnić swoją rolę jako wiarygodny dowód, że opakowanie spełnia PPWR .

Potrzebujesz wsparcia przy przygotowywaniu deklaracji zgodności i dokumentacji technicznej PPWR? Eksperci firmy Freyr pomogą Ci stworzyć zgodny z przepisami system zapewnienia zgodności opakowań, gotowy do audytu.