5 min czytania
Pisanie techniczne to zawód, który wydaje się prosty i łatwy tylko na pierwszy rzut oka. Wymaga wyższych umiejętności i wiąże się z korzystaniem z różnych narzędzi, aby stworzyć odpowiednie treści oraz przekazać informacje w sposób trafny i łatwy do zrozumienia. Wyzwanie związane z pisaniem technicznym zaczyna się od dokładnego zrozumienia produktu lub usługi, śledzenia ich funkcji oraz poznania i zrozumienia grupy docelowej.
Praca jako autor techniczny może być nużąca. Obejmuje ona gromadzenie wszystkich danych technicznych, dbanie o to, aby treść nie była monotonna, oraz usprawnianie procesu tworzenia dokumentacji przy minimalnej liczbie błędów lub ich całkowitym braku. Dobry autor techniczny musi znać i rozumieć narzędzia, które ułatwiają tę pracę. Zanim przejdziemy do popularnych narzędzi w pisaniu technicznym, przyjrzyjmy się kilku umiejętnościom, które są niezbędne w tym zawodzie. Należą do nich:
- Umiejętności badawcze
- Badania i rozeznanie stanowią podstawę treści technicznych, czyniąc dane bardziej wiarygodnymi i przekonującymi. Praca jako autor techniczny dla dowolnego klienta wymaga pisania o produktach lub powiązanych danych, o których wcześniej się nie słyszało. Posiadanie dobrych umiejętności badawczych i uważnego oka pomaga pozyskiwać informacje z różnych źródeł w celu sformułowania treści.
- Analiza odbiorców
- Analiza odbiorców oznacza dobre rozeznanie co do użytkownika końcowego i tworzenie inkluzywnych treści. Analiza odbiorców jest kluczowa dla sukcesu każdego autora technicznego. Konieczne jest odróżnienie czytelników o wysokim poziomie wiedzy technicznej od tych o umiarkowanym lub niskim poziomie. Stanowi to podstawę prezentacji tekstu; odbiorcy z mniejszą wiedzą techniczną będą potrzebować mniej skomplikowanych treści. Kilka kluczowych pytań pomocnych w przeprowadzeniu analizy odbiorców to:–
- Kto jest Twoją grupą docelową?
- Co wiedzą o Twojej dziedzinie technicznej?
- Jaki jest ich zawodowy profil?
- Jakie są ich zainteresowania i potrzeby?
- Umiejętności komunikacyjne
- Rola autora technicznego polega na uważnym słuchaniu i planowaniu przed przystąpieniem do pisania. Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych znacznie ułatwia ogólne funkcjonowanie w tej roli. Dobra komunikacja toruje drogę, niezależnie od tego, czy chodzi o koordynację działań z ekspertami dziedzinowymi lub interesariuszami projektu, czy o zadawanie ważnych pytań w celu zebrania informacji.
- Umiejętności pisarskie
- Precyzyjne i zwięzłe pisanie to kluczowa umiejętność autorów technicznych. Autorzy powinni potrafić przekazywać dokładne informacje poprzez instrukcje techniczne, SOPs i raporty techniczne oraz wiele innych rodzajów dokumentów.
- Umiejętności techniczne
- Istnieje różnica między ukończeniem studiów w dowolnej dziedzinie technicznej a gruntowną wiedzą w obszarach specjalistycznych. Ta druga jest niezbędna do pracy jako autor techniczny. Oczekuje się, że autorzy techniczni będą pracować w kluczowych branżach, takich jak IT, ubezpieczenia, bankowość, wyroby medyczne, farmacja, ochrona zdrowia itp.
- Praca zespołowa
- Choć praca ta bywa postrzegana jako biurowa, autorzy techniczni często muszą współpracować z zespołami i działami wielofunkcyjnymi. Współpraca z projektantami, deweloperami, testerami, kierownikami projektów i menedżerami produktów jest częścią codziennej rutyny autorów technicznych. Autor techniczny musi być dobrym graczem zespołowym i budowniczym zespołu, posiadającym umiejętności rozwiązywania konfliktów, podejmowania decyzji oraz planowania i organizacji.
Choć nie jest to wyczerpująca lista narzędzi, oto najważniejsze z nich, którymi powinien posługiwać się autor techniczny. Narzędzia do pisania technicznego i tworzenia dokumentacji oprogramowania pomagają autorom opracowywać odpowiednie treści, aby informacje kontekstowe były poprawne i łatwe do zrozumienia. Narzędzia te są przydatne przy pisaniu, edytowaniu, rysowaniu, weryfikowaniu i ponownym redagowaniu dokumentacji.
Chociaż poszczególne etapy pozostają w dużej mierze bez zmian, wybór i wykorzystanie narzędzi w pewnym stopniu różnią się w zależności od produktu lub branży. Środowisko IT dedykowane programowaniu może wymagać narzędzi zapewniających elastyczność w dokumentacji interfejsu API. Natomiast branża wyrobów medycznych skupia się na narzędziach oferujących bardziej przystępne opcje projektowania. Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych narzędzi do pisania tekstów technicznych, skupmy się na tych, które są dokładnie dopasowane do wyrobów medycznych. Takich jak:
- Microsoft Word
Microsoft Word to proste, wręcz podstawowe narzędzie, które znalazło się na szczycie tej listy. Proste połączenie programu MS Word z programem Adobe Acrobat Reader Pro pozwala na bezproblemowe tworzenie dokumentów z możliwością łatwej konwersji między formatami PDF i DOC. Fakt jest taki, że MS Word pozostaje najczęściej używanym narzędziem do tworzenia różnorodnych dokumentów i jest najlepszym przyjacielem każdego autora tekstów technicznych. Jest tak popularny, że ten artykuł został napisany przy jego użyciu!
- Narzędzie Wycinanie dla systemu Windows
Narzędzie Wycinanie jest częścią pakietu oprogramowania systemowego Windows i stanowi doskonały zasób do podstawowego przechwytywania ekranu. Oprócz zrzutów pełnoekranowych umożliwia wycinanie odręczne lub wycinanie fragmentów ekranu. Przydatną funkcją tego narzędzia jest opcja opóźnienia, która pozwala na rejestrowanie nieruchomych obrazów z dokładnej klatki filmów.
- Powtoon
Pisanie tekstów technicznych i powiązane z tym prace stają się coraz bardziej wizualne. Powtoon to doskonałe narzędzie animacyjne działające w chmurze, sprzedawane w modelu SaaS. Umożliwia tworzenie innowacyjnych, animowanych prezentacji oraz filmów instruktażowych. Animowane prezentacje to angażujący sposób na przyciągnięcie uwagi użytkownika, a Powtoon pozwala w pełni opanować to zadanie.
Dla autorów tekstów technicznych robienie zrzutów ekranu jest częścią codziennej rutyny, zwłaszcza jeśli dotyczy to dokumentacji oprogramowania będącego wyrobem medycznym. Obrazy to najlepszy sposób na przedstawienie funkcji i ułatwienie zrozumienia treści.
SnagIT to narzędzie do przechwytywania ekranu dla autorów tekstów technicznych, które sprawia, że dokumenty wyglądają spójnie i profesjonalnie dzięki takim funkcjom jak:
- Panoramiczne przewijanie ekranu
- Przechwytywanie menu rozwijanych
- Ramki i efekty obrazu
- Eksport do pamięci masowej w chmurze
To jedno z narzędzi do pisania tekstów technicznych, na którym większość osób uczy się podstaw programowania w języku HTML. Jest to niezwykle skuteczny i użyteczny edytor HTML dla początkujących. Służy głównie do tworzenia średniej wielkości plików pomocy, jeśli dany produkt programistyczny nie wymaga obszernej dokumentacji pomocy online.
Programu Adobe Photoshop nie trzeba nikomu przedstawiać. To najpopularniejsze na świecie narzędzie do obróbki zdjęć, służące do tworzenia i edycji fotografii oraz grafiki Artwork. Jest to również popularne narzędzie wśród autorów tekstów technicznych. Przyda się podczas tworzenia projektów interfejsu użytkownika, edycji zdjęć do druku, modyfikowania obrazów, nakładania jednego obrazu na inny i nie tylko. Sprytną funkcją tego narzędzia jest to, że edycja obrazu jest procesem odwracalnym, co pozwala na łatwe cofnięcie wprowadzonych zmian.
Windows Movie Maker to kolejne narzędzie, które wchodziło w skład podstawowego pakietu oprogramowania systemu Windows (do stycznia 2017 roku). To proste narzędzie, z którego autorzy tekstów technicznych mogą korzystać do edycji wideo.
Adobe FrameMaker to narzędzie autorskie przeznaczone dla każdego autora tekstów technicznych, który rozważa ponowne wykorzystanie treści, zajmuje się pisaniem opartym na tematach i dąży do uporządkowanego procesu tworzenia dokumentacji. Jest to narzędzie do przetwarzania dokumentów, które sprawdza się przy tworzeniu obszernych dokumentacji zgodnych ze standardami branżowymi. FrameMaker to narzędzie przyjazne dla standardu DITA (Document Information Typing Architecture), wyposażone we wbudowaną funkcję drukowania do formatu PDF i stanowiące świetną alternatywę dla edytorów takich jak MS Word. Do jego najważniejszych funkcji należą:
- Zmiana rozmiaru obrazu jednym kliknięciem
- Obsługa plików XML
- Publikowanie na wielu urządzeniach
- Mini spis treści
oXygen XML Author to bezpłatny edytor XML o otwartym kodzie źródłowym, zgodny ze standardem DITA. DITA to otwarty standard tworzenia i publikowania dokumentów, który znajduje zastosowanie w dokumentacji technicznej. Eliminuje on zależność edycji treści od konkretnego narzędzia. Umożliwia również tworzenie dokumentacji online zgodnej z DITA (zestawu plików XML), co stwarza w przyszłości możliwość łatwej edycji, aktualizacji i utrzymania plików za pomocą innego narzędzia zgodnego z DITA.
Poza powyższą listą wyróżniających się narzędzi, kilka innych rozwiązań, takich jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (poziom początkowy), Prezi, Help+Manual i HelpnDoc, jest niezbędnych podczas rozpoczynania pisania tekstów technicznych dla wyrobów medycznych.
Skontaktuj się z ekspertem ds. pisania tekstów technicznych, aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentacji technicznej wyrobów medycznych.
