Czas czytania: 3 min
W dzisiejszym dynamicznym sektorze farmaceutycznym operacje związane z projektami graficznymi (Artwork) nie są już tylko zadaniem zapleczowym – stanowią kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami, szybszego wprowadzania produktów na rynek oraz budowania zaufania do marki. W firmie Freyr na własne oczy przekonaliśmy się, jak dobrze opracowana strategia może zmienić te działania z przeszkody w przewagę konkurencyjną.
Dlaczego operacje Artwork wymagają solidnej strategii?
Materiały graficzne w farmacji to znacznie więcej niż tylko projekt opakowania – to ściśle regulowany, wysokostawkowy proces angażujący wielu interesariuszy w różnych regionach i działach. Bez jasnej i spójnej strategii firmy często borykają się z następującymi problemami:
- Niezgodność z przepisami, prowadząca do opóźnień lub wycofywania produktów z rynku
Przykład: W 2020 roku europejski organ regulacyjny nakazał natychmiastowe wycofanie z rynku leku na chorobę przewlekłą po wykryciu niepoprawnych instrukcji dotyczących dawkowania na opakowaniu. Błąd ten opóźnił ponowne wprowadzenie produktu na rynek o trzy miesiące i kosztował firmę ponad 12 milionów euro z tytułu utraconej sprzedaży oraz ponownego etykietowania. - Wysoki odsetek błędów, skutkujący kosztownymi wycofaniami produktów i uszczerbkiem na reputacji
Przykład: Duża amerykańska firma farmaceutyczna wycofała 650 000 butelek popularnego produktu dostępnego bez recepty z powodu błędu w druku listy składników. Publiczne ogłoszenie o wycofaniu spotkało się z szerokim odzewem w mediach, powodując znaczny spadek zaufania do marki i prowadząc do procesów sądowych ze strony organizacji konsumenckich. - Nieefektywność operacyjna, taka jak wydłużony czas cyklu przygotowania materiałów i ręczne poprawki
Przykład: Globalny producent szczepionek doświadczył sześciotygodniowego opóźnienia w premierze produktu w Azji, ponieważ ostateczne zatwierdzenie projektów wymagało ręcznej weryfikacji w ośmiu językach, co spowodowało zatory w procesie zatwierdzania regulacyjnego. Wpłynęło to bezpośrednio na udział w rynku w przetargu konkurencyjnym. - Zakłócenia w łańcuchu dostaw spowodowane niespójnymi lub opóźnionymi materiałami
Przykład: Specjalistyczna firma farmaceutyczna wstrzymała produkcję na dwa tygodnie, ponieważ zaktualizowane projekty opakowań nie spełniały specyfikacji linii wykrojnika dostawcy druku. Skutkowało to brakiem produktów w aptekach na dwóch kluczowych rynkach. - Rozproszona komunikacja, zwłaszcza gdy zespoły pracują w odizolowanych strukturach w globalnych oddziałach
Przykład: Podczas jednej z kampanii wprowadzających produkt na wiele rynków, zespoły ds. marketingu i spraw regulacyjnych zatwierdziły różne wersje etykiet z powodu niespójnych kontroli zmian. Doprowadziło to do wycofania produktu na jednym rynku i awaryjnego ponownego drukowania na innym, co zwiększyło koszty o 40%.
Solidna strategia pomaga organizacjom stawić czoła tym wyzwaniom poprzez standaryzację procesów, wykorzystanie odpowiednich narzędzi, zapewnienie jakości i zgodności z przepisami oraz wspieranie kultury ciągłego doskonalenia.
Osiem filarów strategii operacji farmaceutycznych Artwork
| Filar | Opis | Szczególne kwestie |
| System zarządzania materiałami graficznymi (AMS) | Centralizuje i usprawnia działania związane z materiałami graficznymi – od tworzenia, przez zatwierdzanie, aż po archiwizację. | - Integracja z systemami regulacyjnymi - Przyjazny dla użytkownika interfejs - Możliwość konfiguracji |
| Zapewnienie jakości | Zapewnia dokładność, spójność oraz zgodność z wytycznymi regulacyjnymi i korporacyjnymi. | - Przeglądy wielopoziomowe - Elektroniczna weryfikacja - Śledzenie błędów |
| Zaawansowane technologie i automatyzacja | Wykorzystuje narzędzia cyfrowe do automatyzacji powtarzalnych zadań, redukcji błędów i usprawnienia przepływu pracy. | - Automatyzacja tworzenia materiałów graficznych - Plan rozwoju technologii automatyzacji |
| Ciągłe doskonalenie | Regularnie udoskonala procesy poprzez opinie, analitykę i pomiar wydajności. | - Śledzenie wskaźników KPI - Analiza przyczyn źródłowych - Rutynowe sesje szkoleniowe |
| Audyty, śledzenie i zgodność | Ułatwia kompleksową dokumentację i śledzenie działań na potrzeby audytów regulacyjnych oraz zapewnienia przejrzystości. | - Cyfrowe ścieżki audytu - Kontrola wersji - raportowanie |
| Zgodność z przepisami | Zapewnia zgodność wszystkich projektów Artwork z przepisami regionalnymi i krajowymi oraz wymaganiami dotyczącymi produktów. | - Aktualizacje w zakresie informacji regulacyjnych (Regulatory Intelligence) - Lokalna wiedza ekspercka w zakresie regulacji |
| Zgodność dostawców usług drukarskich | Dostosowuje pliki projektów Artwork i specyfikacje do możliwości i wymogów dostawców. | - Weryfikacja plików gotowych do druku - Kwalifikacja dostawców - Kontrole techniczne |
| Zrównoważony rozwój | Promuje odpowiedzialność za środowisko i projektowanie opakowań oszczędzające zasoby. | - Optymalizacja materiałów - Innowacje cyfrowe na rzecz zrównoważonego rozwoju - Wydajność łańcucha dostaw i ograniczenie odpadów |
Dlaczego strategiczne planowanie projektów Artwork ma znaczenie
Proaktywna strategia dotycząca projektów Artwork zapewnia:
- Mniej błędów w opakowaniach
- Szybsze wprowadzanie produktów na rynek
- Lepszą współpracę w zespołach
- Spokój w kwestiach regulacyjnych
- Silniejszą integralność marki na różnych rynkach
Udane studium przypadku – przekształcenie procesów zarządzania projektami Artwork w farmacji za pomocą strategii 8 filarów Freyr
Klient: Globalna firma farmaceutyczna specjalistyczna | Rynki: 15 | Czas trwania: 9 miesięcy
Wyzwanie
Klient zmagał się z następującymi problemami:
- Niską dokładnością wskaźnika RFT (14%), co generowało kosztowne poprawki.
- 55-dniowym cyklem realizacji, co opóźniało premiery produktów.
- Niedopasowaniem po stronie dostawców i odrzuceniem materiałów do druku.
- Wyspowa struktura działań regionalnych i luki w przestrzeganiu przepisów.
Rozwiązanie oferowane przez Freyr
Zastosowano framework 8 filarów, aby stworzyć strategię projektów Artwork przygotowaną na przyszłość:
- Integracja systemu AMS z systemami RIM i PLM w celu uzyskania centralnego obiegu dokumentów.
- QA i wielopoziomowe przeglądy.
- Narzędzia elektroniczne do weryfikacji wielojęzycznej
- Kontrola zgodności z przepisami za pomocą list kontrolnych przed złożeniem wniosku i aktualizacji regulacyjnych.
- Standaryzacja dostawców dzięki szablonom wykrojników i kwalifikacji.
- Zrównoważony rozwój poprzez cyfrową weryfikację i optymalizację kolorów.
Wyniki (w ciągu 6 miesięcy)
- Dokładność RFT: ↑ z 14% do 97%
- Czas cyklu: ↓ z 55 do 22 dni
- Wycofania: Ograniczone do zera
- Opóźnienia regulacyjne: ↓ 80%
- Korzyści dla zrównoważonego rozwoju: Zaoszczędzono 2,5 tony papieru rocznie
Podsumowanie
W miarę jak portfele produktów się rozrastają, a przepisy stają się bardziej dynamiczne, organizacje muszą spojrzeć na procesy związane z materiałami graficznymi (Artwork) nie jak na funkcję zapleczową, ale jak na strategiczny czynnik zapewniający zgodność, szybkość i jakość. Skupiając się na odpowiednich filarach — AMS, technologii, jakości, zgodności z przepisami, zrównoważonym rozwoju i ciągłym doskonaleniu — firmy mogą przygotować swoją działalność na przyszłość i zyskać przewagę konkurencyjną.
Niezależnie od tego, czy skalujesz działalność globalnie, czy wprowadzasz produkty na rynek lokalnie, Twoja strategia dotycząca materiałów graficznych (Artwork) może zadecydować o sukcesie lub porażce. Pozwól firmie Freyr pomóc Ci w zbudowaniu nowoczesnych, wydajnych i gotowych na rozwój procesów zarządzania materiałami graficznymi (Artwork), które są zgodne z przepisami. Skontaktuj się z nami, aby zapoznać się z naszymi spersonalizowanymi rozwiązaniami.
