Geschäftliche Notwendigkeiten

  • Der Kunde war ein deutsches multinationales Pharma- und Biowissenschaftsunternehmen sowie eines der größten Pharmaunternehmen der Welt.
  • Sie beauftragten Freyr, Inhalte von der Altanwendung (FrameMaker) in das Vasont Inspire Komponenten-Content-Management-System (CCMS) zu migrieren.
  • Das Hauptziel war es, eine maximale Wiederverwendung von Inhalten zu ermöglichen, das Gesamtvolumen der Master-Inhalte so weit wie möglich zu reduzieren und die Homogenität über alle Dokumente hinweg sicherzustellen.

Ziele

  • Migration der Inhalte von der Altanwendung (FrameMaker) zu Inspire CCMS in Übereinstimmung mit dem Standard-Styleguide des Kunden.
  • Entwicklung wiederverwendbarer freigegebener Ordner innerhalb von Inspire CCMS, hauptsächlich für Inhalte wie Einleitung, Symbole, Bilder, Systemwarnungen, Vorsichtshinweise und allgemeine Hinweise aus den Inhalten der alten Bedienungsanleitungen und Gebrauchsanweisungen (IFUs).

Problemstellung

  • Unorganisierte statische Dokumente in verschiedenen Formaten.
  • Die traditionelle Dokumentationsmethodik umfasste mehrere Quellen, inkonsistente Informationen und hatte Schwierigkeiten bei der Aktualisierung von Inhalten über verschiedene Geräte hinweg.
  • Probleme im Zusammenhang mit Content-Drift, die zu mehreren Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen führten.

Freyr Solutions und Dienstleistungen

Freyr Solutions und Dienstleistungen
  • Freyr hat die Dokumente nicht nur migriert, sondern auch innerhalb der festgelegten Fristen geliefert.
  • Freyr hat eine enge Zusammenarbeit mit den funktionsübergreifenden Teams und Stakeholdern des Kunden aufgebaut.
  • Freyr hat mögliche Risiken antizipiert, Minderungspläne erstellt und den Projektfortschritt proaktiv überwacht.
  • Freyr hat sichergestellt, dass alle Dokumente den jeweiligen regulatorischen Anforderungen entsprachen.
  • Inhaltsanalyse: Freyr analysierte die bestehende Dokumentation und identifizierte wiederverwendbare Inhaltskomponenten wie Warnhinweise, Vorsichtsmaßnahmen und Gebrauchsanweisungen.
  • DITA-Struktur: Anwendung der in Inspire CCMS verfügbaren DITA-Struktur auf die Dokumentation von Medizinprodukten, Erstellung von Bedienungsanleitungen und Gebrauchsanweisungen (IFUs) aus Altdokumenten.
  • Autorenwerkzeuge: Verwendete den Oxygen XML-Editor, um den Inhalt im CCMS zu erstellen.
  • Single-Source-Ansatz: DITA XML ermöglichte einen Single-Source-Ansatz, der sicherstellte, dass Informationen über verschiedene Produktvarianten und Sprachen hinweg konsistent waren.
  • Regulatorische Compliance: Der strukturierte Inhaltsansatz von DITA ermöglichte die Einhaltung strenger regulatorischer Anforderungen in der Medizinprodukteindustrie.
  • Ein dediziertes Governance-Framework.
  • End-to-End DITA XML-Unterstützung.
  • Expertise bei vielfältigen und komplexen Produkten.
  • Dokumentation erstellt für Länder weltweit.
  • Das Projektmanagement-Team erreichte die Lieferergebnisse vor den vom Kunden festgelegten Fristen.
  • Erhebliche Reduzierung der Zeit, die für die Erstellung von Inhalten benötigt wird.
  • Die inhaltliche Einheitlichkeit wurde erheblich verbessert, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und das Nutzerverständnis gesteigert wird.
  • Aufgaben wie die Erstellung, Überprüfung, Versionskontrolle und Wiederverwendung werden über ein zentrales Content-Management-System erledigt.
  • Die Verwaltung und Pflege von Inhalten wird durch verschiedene Benutzerberechtigungen und zugewiesene Rollen vereinfacht.
  • Die Auffindbarkeit und Wiederverwendbarkeit der Inhalte hat sich verbessert, was wiederum den Zeitaufwand für die Inhaltserstellung erheblich reduziert.