Che cos’è una dichiarazione di conformità (DoC)?

Con l'avvicinarsi dell'entrata in vigore del regolamento UE sugli imballaggi e sui rifiuti di imballaggio (PPWR), un termine che produttori di imballaggi, gli importatori e i proprietari di marchi si troveranno spesso a utilizzare è la “Dichiarazione di conformità” (DoC). Comprendere questo documento è fondamentale per orientarsi nella più ampia normativa UE sugli imballaggi, che sta ridefinendo i requisiti di conformità lungo l'intera catena di approvvigionamento degli imballaggi.

A prima vista, una DoC può sembrare un semplice documento: alcune dichiarazioni di conformità, una firma e una data. Tuttavia, considerarla solo come una formalità può comportare rischi significativi in materia di conformità – proprio il rischio di non conformità che produttori di imballaggi produttori quando una DoC viene trattata come un semplice esercizio burocratico piuttosto che come una conclusione documentata.

Il vero valore di una dichiarazione di conformità non risiede nel documento in sé, bensì nelle prove che lo sostengono.

Che cos’è una dichiarazione di conformità?

Una dichiarazione di conformità (DoC) è un documento formale con cui un operatore economico dichiara che un prodotto di imballaggio è conforme ai requisiti applicabili del PPWR. In pratica, la dichiarazione di conformità dell’UE funge da controllo finale a conferma che un prodotto è pronto per essere immesso sul mercato.

Funge da garanzia ufficiale per le autorità di regolamentazione, i clienti e i partner della catena di approvvigionamento che l'imballaggio è stato valutato e ritenuto conforme agli obblighi normativi pertinenti.

Tuttavia, un DoC non sostituisce la conformità: è una dichiarazione che attesta che la conformità è già stata dimostrata.

Perché è importante un DoC?

Ai sensi del PPWR, le autorità di vigilanza del mercato possono richiedere prove che dimostrino i motivi per cui un prodotto di imballaggio è stato dichiarato conforme.

In tali situazioni, la semplice presentazione di una dichiarazione di conformità firmata potrebbe non essere sufficiente. Le aziende devono essere in grado di fornire la documentazione di supporto entro i termini previsti e dimostrare in che modo è stata accertata la conformità.

È proprio in questo ambito che molte organizzazioni hanno difficoltà a garantire PPWR costante PPWR .

La validità di una Dichiarazione di conformità PPWR dipende interamente dalla qualità della documentazione tecnica su cui si basa.

Cosa dovrebbe sostenere un DoC?

Un DoC solido dovrebbe essere supportato da un fascicolo tecnico completo contenente le prove di conformità pertinenti, quali:

• Chiara identificazione dell'imballaggio e della sua destinazione d'uso
• Dettagli sui componenti e sui materiali dell'imballaggio
• Dichiarazioni dei fornitori e documentazione di supporto
• Informazioni sulla conformità alle norme relative al contatto con gli alimenti, ove applicabile
• Informazioni sui PFAS e su altre sostanze soggette a regolamentazione
• Valutazioni della riciclabilità
• Valutazioni sulla riduzione degli imballaggi
• Norme, specifiche e rapporti di prova applicabili
• Documentazione relativa al controllo delle versioni e alla gestione dei documenti
• Procedure documentate di valutazione della conformità

Nel loro insieme, questi elementi forniscono le prove necessarie per giustificare le dichiarazioni contenute nella Dichiarazione di conformità e per dimostrare l'effettiva conformità degli imballaggi alle norme UE, non solo una firma su un pezzo di carta.

I tre pilastri della PPWR

Un modo pratico per comprendere il processo PPWR consiste nell'analizzarne tre elementi chiave:

1. Dichiarazione di conformità

La dichiarazione formale che attesta la conformità.

2. Documentazione tecnica

La documentazione di supporto che dimostra in che modo è stata raggiunta la conformità.

3. Registro delle prove

La documentazione tracciabile relativa a documenti, valutazioni, informazioni sui fornitori e attività di conformità a sostegno della dichiarazione.

Senza questi elementi di supporto, un DoC diventa poco più di una dichiarazione sulla carta.

Un malinteso diffuso

Molte aziende si concentrano sulla compilazione della Dichiarazione di conformità PPWR . La redazione della Dichiarazione di conformità è spesso la parte più semplice dell'intero processo.

Il compito più importante consiste nel creare un quadro di conformità strutturato che includa i dati relativi agli imballaggi, la documentazione dei fornitori, le valutazioni tecniche e i processi decisionali documentati.

Considerazioni finali

Una dichiarazione di conformità di una sola pagina non rappresenta necessariamente un problema. Una dichiarazione di conformità di una sola pagina priva di prove a sostegno, tuttavia, può costituire un rischio significativo in termini di conformità.

La conformità normativa in materia di imballaggi inizia molto prima del rilascio di un certificato di conformità (DoC). Si parte dalla comprensione del proprio portafoglio di imballaggi, dalla definizione delle proprie responsabilità normative, dalla raccolta delle informazioni sui fornitori e dalla gestione di un dossier tecnico completo.

Solo così PPWR una Dichiarazione di conformità PPWR potrà davvero svolgere la sua funzione di prova credibile del fatto che il vostro imballaggio soddisfa PPWR .

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