Cos'è una Dichiarazione di Conformità (DoC)?

Mentre il Regolamento UE sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR) si avvicina all'implementazione, un termine che i produttori di imballaggi, gli importatori e i proprietari di marchi incontreranno frequentemente è la Dichiarazione di Conformità (DoC). Comprendere questo documento è fondamentale per orientarsi nelle più ampie normative UE sugli imballaggi che stanno ridefinendo la conformità lungo tutta la catena di approvvigionamento degli imballaggi.

A prima vista, una DoC può sembrare un documento semplice: poche dichiarazioni di conformità, una firma e una data. Tuttavia, considerarla una mera formalità può creare rischi significativi per la conformità, precisamente il rischio che i produttori di imballaggi affrontano quando una DoC è trattata come un semplice adempimento burocratico anziché come una conclusione documentata.

Il vero valore di una Dichiarazione di Conformità non risiede nel documento stesso, ma nelle prove che lo supportano.

Cos'è una Dichiarazione di Conformità?

Una Dichiarazione di Conformità (DoC) è un documento formale attraverso il quale un operatore economico dichiara che un prodotto di imballaggio è conforme ai requisiti applicabili del PPWR. In pratica, la Dichiarazione di Conformità UE funge da ultimo controllo che conferma che un prodotto è pronto per il mercato.

Serve come garanzia ufficiale per le autorità di regolamentazione, i clienti e i partner della catena di approvvigionamento che l'imballaggio è stato valutato e ritenuto conforme agli obblighi normativi pertinenti.

Tuttavia, una DoC non sostituisce la conformità; è una dichiarazione che la conformità è già stata dimostrata.

Perché una DoC è importante?

Secondo il PPWR, le autorità di sorveglianza del mercato possono richiedere prove che dimostrino perché un prodotto di imballaggio è stato dichiarato conforme.

In tali situazioni, la semplice presentazione di una DoC firmata potrebbe non essere sufficiente. Le aziende devono essere in grado di fornire la documentazione di supporto entro i tempi richiesti e dimostrare come è stata stabilita la conformità.

È qui che molte organizzazioni faticano a mantenere una conformità PPWR costante.

La presentazione di una Dichiarazione di Conformità PPWR è valida solo quanto la documentazione tecnica che la supporta.

Cosa dovrebbe supportare una Dichiarazione di Conformità?

Una solida Dichiarazione di Conformità dovrebbe essere supportata da un fascicolo tecnico completo che contenga prove di conformità pertinenti, quali:

• Identificazione chiara dell'imballaggio e del suo uso previsto
• Dettagli dei componenti e dei materiali dell'imballaggio
• Dichiarazioni dei fornitori e documentazione di supporto
• Informazioni sulla conformità al contatto alimentare, ove applicabile
• Informazioni su PFAS e altre sostanze regolamentate
• Valutazioni di riciclabilità
• Valutazioni di minimizzazione dell'imballaggio
• Standard applicabili, specifiche e rapporti di prova
• Controllo delle versioni e registri di gestione dei documenti
• Procedure documentate di valutazione della conformità

Insieme, questi elementi forniscono le prove necessarie per giustificare le dichiarazioni contenute nella Dichiarazione di Conformità e per dimostrare una reale conformità degli imballaggi nell'UE, non solo una firma su carta.

I tre pilastri della conformità PPWR

Un modo pratico per comprendere il processo di conformità PPWR è attraverso tre componenti chiave:

1. Dichiarazione di Conformità

La dichiarazione formale che conferma la conformità.

2. Documentazione Tecnica

Le prove di supporto che dimostrano come è stata raggiunta la conformità.

3. Registro delle Prove

Il registro tracciabile di documenti, valutazioni, informazioni sui fornitori e attività di conformità che supportano la dichiarazione.

Senza questi elementi di supporto, una Dichiarazione di Conformità diventa poco più di una dichiarazione su carta.

Un malinteso comune

Molte aziende si concentrano sulla generazione della Dichiarazione di Conformità PPWR stessa. La creazione del documento di Dichiarazione di Conformità è spesso la parte più semplice del processo.

Il compito più importante è costruire un quadro di conformità strutturato che includa dati sull'imballaggio, prove dei fornitori, valutazioni tecniche e processi decisionali documentati.

Considerazioni finali

Una Dichiarazione di Conformità di una sola pagina non è necessariamente un problema. Una Dichiarazione di Conformità di una sola pagina senza prove a supporto, tuttavia, può diventare un rischio significativo di non conformità.

La conformità regolatoria degli imballaggi inizia molto prima che venga emessa una DoC. Inizia con la comprensione del proprio portafoglio di imballaggi, la definizione delle proprie responsabilità regolatorie, la raccolta delle informazioni sui fornitori e il mantenimento di un solido dossier tecnico.

Solo allora una presentazione della Dichiarazione di Conformità PPWR potrà veramente servire al suo scopo come prova credibile che il vostro imballaggio soddisfa i requisiti della PPWR.

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