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Während die EU-Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle (PPWR) der Umsetzung näher rückt, ist ein Begriff, dem Verpackungshersteller, Importeure und Markeninhaber häufig begegnen werden, die Konformitätserklärung (DoC). Das Verständnis dieses Dokuments ist entscheidend, um sich in den umfassenderen EU-Verpackungsvorschriften zurechtzufinden, die die Compliance entlang der gesamten Verpackungslieferkette neu gestalten.
Auf den ersten Blick mag eine DoC wie ein einfaches Dokument erscheinen: ein paar Konformitätserklärungen, eine Unterschrift und ein Datum. Es jedoch nur als Formalität zu betrachten, kann erhebliche Compliance-Risiken mit sich bringen – genau das Compliance-Risiko, dem Verpackungshersteller gegenüberstehen, wenn eine DoC als reine Abhake-Übung statt als dokumentiertes Ergebnis behandelt wird.
Der wahre Wert einer Konformitätserklärung liegt nicht im Dokument selbst, sondern in den Nachweisen, die es untermauern.
Was ist eine Konformitätserklärung?
Eine Konformitätserklärung (DoC) ist ein formelles Dokument, mit dem ein Wirtschaftsakteur erklärt, dass ein Verpackungsprodukt die geltenden Anforderungen der PPWR erfüllt. In der Praxis fungiert die EU-Konformitätserklärung als letzte Prüfstelle, die bestätigt, dass ein Produkt marktreif ist.
Sie dient als offizielle Zusicherung gegenüber Aufsichtsbehörden, Kunden und Lieferkettenpartnern, dass die Verpackung bewertet wurde und die relevanten regulatorischen Verpflichtungen erfüllt.
Eine DoC ist jedoch kein Ersatz für Compliance – sie ist eine Erklärung, dass die Compliance bereits nachgewiesen wurde.
Warum ist eine Konformitätserklärung wichtig?
Gemäß der PPWR können Marktüberwachungsbehörden Nachweise anfordern, die belegen, warum ein Verpackungsprodukt als konform erklärt wurde.
In solchen Situationen reicht die bloße Vorlage einer unterzeichneten Konformitätserklärung möglicherweise nicht aus. Unternehmen müssen in der Lage sein, unterstützende Dokumente innerhalb der vorgegebenen Frist bereitzustellen und nachzuweisen, wie die Konformität hergestellt wurde.
Hier tun sich viele Organisationen schwer, eine durchgängige PPWR-Konformität aufrechtzuerhalten.
Eine PPWR-Konformitätserklärung ist nur so aussagekräftig wie die technische Dokumentation, die ihr zugrunde liegt.
Was sollte eine Konformitätserklärung untermauern?
Eine solide Konformitätserklärung sollte durch eine umfassende technische Akte mit relevanten Konformitätsnachweisen gestützt werden, wie zum Beispiel:
- Eindeutige Identifizierung der Verpackung und ihrer vorgesehenen Verwendung
- Angaben zu Verpackungsbestandteilen und Materialien
- Lieferantenerklärungen und unterstützende Dokumente
- Informationen zur Konformität mit Lebensmittelkontaktmaterialien, sofern zutreffend
- Informationen zu PFAS und anderen regulierten Substanzen
- Bewertungen der Recyclingfähigkeit
- Bewertungen zur Verpackungsminimierung
- Anwendbare Normen, Spezifikationen und Prüfberichte
- Aufzeichnungen zur Versionskontrolle und zum Dokumentenmanagement
- Dokumentierte Konformitätsbewertungsverfahren
Zusammen liefern diese Elemente die notwendigen Nachweise, um die in der Konformitätserklärung gemachten Angaben zu rechtfertigen und eine echte EU-Verpackungskonformität zu demonstrieren und nicht nur eine Unterschrift auf dem Papier.
Die drei Säulen der PPWR-Konformität
Eine praktische Möglichkeit, den PPWR-Konformitätsprozess zu verstehen, besteht aus drei Schlüsselkomponenten:
1. Konformitätserklärung
Die formelle Erklärung, die die Konformität bestätigt.
2. Technische Dokumentation
Die unterstützenden Nachweise, die belegen, wie die Konformität erreicht wurde.
3. Nachweisregister
Die nachvollziehbare Dokumentation von Unterlagen, Bewertungen, Lieferanteninformationen und Konformitätsaktivitäten, die die Erklärung untermauern.
Ohne diese unterstützenden Elemente ist eine DoC kaum mehr als eine schriftliche Erklärung.
Ein häufiges Missverständnis
Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, die Konformitätserklärung für die PPWR-Einreichung selbst zu erstellen. Die Erstellung des Dokuments der Konformitätserklärung ist oft der einfachste Teil des Prozesses.
Die wichtigere Aufgabe ist der Aufbau eines strukturierten Konformitätsrahmens, der Verpackungsdaten, Lieferantennachweise, technische Bewertungen und dokumentierte Entscheidungsprozesse umfasst.
Abschließende Gedanken
Eine einseitige Konformitätserklärung ist nicht unbedingt ein Problem. Eine einseitige Konformitätserklärung ohne unterstützende Nachweise kann jedoch ein erhebliches Konformitätsrisiko darstellen.
Die Einhaltung der Verpackungsvorschriften beginnt lange bevor eine DoC ausgestellt wird. Sie beginnt mit dem Verständnis Ihres Verpackungsportfolios, der Definition Ihrer regulatorischen Verantwortlichkeiten, dem Sammeln von Lieferanteninformationen und der Pflege eines robusten technischen Dossiers.
Nur dann kann eine Konformitätserklärung gemäß PPWR ihren Zweck wirklich erfüllen, als glaubwürdiger Nachweis dafür, dass Ihre Verpackung die PPWR-Anforderungen erfüllt.
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