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Da die Umsetzung der EU-Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle (PPWR) immer näher rückt, werden Verpackungshersteller, Importeure und Markeninhaber häufig auf den Begriff „Konformitätserklärung“ (DoC) stoßen. Das Verständnis dieses Dokuments ist entscheidend, um sich in den umfassenden EU-Verpackungsvorschriften zurechtzufinden, die die Einhaltung der Vorschriften entlang der gesamten Verpackungslieferkette neu gestalten.
Auf den ersten Blick mag eine Konformitätserklärung wie ein einfaches Dokument erscheinen: ein paar Konformitätserklärungen, eine Unterschrift und ein Datum. Betrachtet man sie jedoch lediglich als Formalität, kann dies erhebliche Compliance-Risiken nach sich ziehen – genau das Compliance-Risiko, dem Verpackungshersteller ausgesetzt sind, wenn eine Konformitätserklärung eher als reine Abhakübung denn als dokumentierte Schlussfolgerung behandelt wird.
Der eigentliche Wert einer Konformitätserklärung liegt nicht in dem Dokument selbst, sondern in den Nachweisen, auf denen sie beruht.
Was ist eine Konformitätserklärung?
Eine Konformitätserklärung (DoC) ist ein formelles Dokument, mit dem ein Wirtschaftsakteur erklärt, dass ein Verpackungsprodukt den geltenden Anforderungen der PPWR entspricht. In der Praxis dient die EU-Konformitätserklärung als abschließende Überprüfung, um zu bestätigen, dass ein Produkt marktreif ist.
Sie dient als offizielle Zusicherung gegenüber Aufsichtsbehörden, Kunden und Partnern in der Lieferkette, dass die Verpackung geprüft wurde und den einschlägigen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Eine DoC ist jedoch kein Ersatz für die Einhaltung der Vorschriften – sie ist eine Erklärung, dass die Einhaltung der Vorschriften bereits nachgewiesen wurde.
Warum ist ein DoC wichtig?
Gemäß der PPWR können die Marktüberwachungsbehörden Nachweise anfordern, aus denen hervorgeht, warum ein Verpackungsprodukt als konform erklärt wurde.
In solchen Fällen reicht es möglicherweise nicht aus, lediglich eine unterzeichnete Konformitätserklärung vorzulegen. Unternehmen müssen in der Lage sein, innerhalb der vorgeschriebenen Frist entsprechende Nachweise vorzulegen und darzulegen, wie die Konformität festgestellt wurde.
Genau hier haben viele Organisationen Schwierigkeiten, PPWR konsequente PPWR sicherzustellen.
PPWR einer Konformitätserklärung ist nur so aussagekräftig wie die ihr zugrunde liegende technische Dokumentation.
Was sollte ein DoC unterstützen?
Eine fundierte Konformitätserklärung sollte durch ein umfassendes technisches Dossier untermauert werden, das relevante Nachweise für die Konformität enthält, wie zum Beispiel:
- Eindeutige Kennzeichnung der Verpackung und ihres Verwendungszwecks
- Angaben zu Verpackungskomponenten und -materialien
- Lieferantenerklärungen und Begleitunterlagen
- Angaben zur Einhaltung der Vorschriften für den Kontakt mit Lebensmitteln, sofern zutreffend
- Informationen zu PFAS und anderen regulierten Stoffen
- Bewertungen der Recyclingfähigkeit
- Bewertungen zur Verpackungsminimierung
- Geltende Normen, Spezifikationen und Prüfberichte
- Aufzeichnungen zur Versionskontrolle und zum Dokumentenmanagement
- Dokumentierte Konformitätsbewertungsverfahren
Zusammen liefern diese Elemente die erforderlichen Nachweise, um die in der Konformitätserklärung gemachten Angaben zu begründen und die tatsächliche Einhaltung der EU-Verpackungsvorschriften nachzuweisen – und nicht nur eine Unterschrift auf Papier.
Die drei Säulen der PPWR
PPWR lässt sich anhand von drei Schlüsselkomponenten anschaulich verdeutlichen:
1. Konformitätserklärung
Die förmliche Erklärung zur Bestätigung der Einhaltung der Vorschriften.
2. Technische Dokumentation
Die Belege, aus denen hervorgeht, wie die Einhaltung der Vorschriften erreicht wurde.
3. Beweisverzeichnis
Die nachvollziehbare Dokumentation von Unterlagen, Bewertungen, Lieferanteninformationen und Compliance-Maßnahmen, die die Erklärung untermauern.
Ohne diese begleitenden Elemente ist ein DoC kaum mehr als eine Erklärung auf dem Papier.
Ein weit verbreitetes Missverständnis
Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, PPWR der Konformitätserklärung selbst zu erstellen. Die Erstellung der Konformitätserklärung ist oft der einfachste Teil des Prozesses.
Die wichtigere Aufgabe besteht darin, ein strukturiertes Compliance-Rahmenwerk aufzubauen, das Verpackungsdaten, Nachweise der Lieferanten, technische Bewertungen und dokumentierte Entscheidungsprozesse umfasst.
Abschließende Gedanken
Eine einseitige Konformitätserklärung ist nicht unbedingt ein Problem. Eine einseitige Konformitätserklärung ohne Belege kann jedoch zu einem erheblichen Compliance-Risiko werden.
Die Einhaltung der Verpackungsvorschriften beginnt schon lange vor der Ausstellung einer Konformitätserklärung. Sie beginnt damit, dass Sie sich einen Überblick über Ihr Verpackungsportfolio verschaffen, Ihre regulatorischen Verpflichtungen definieren, Informationen von Lieferanten einholen und ein fundiertes technisches Dossier führen.
Nur dann kann PPWR einer Konformitätserklärung gemäß PPWR ihren Zweck als glaubwürdiger Nachweis dafür erfüllen, dass Ihre Verpackung PPWR erfüllt.
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