Brexit: Die MHRA und das geplante eSubmission-Portal

Die Auswirkungen des Brexits sind seit zwei Jahren ein Hauptdiskussionsthema unter Branchenexperten. Sie haben Unternehmen auf beiden Seiten, im Vereinigten Königreich (UK) und in Europa, in eine ungewisse Lage versetzt. Da der Termin des Brexits näherrückt, suchen Branchen intensiv nach Notfallplänen zur Aufrechterhaltung ihrer Geschäftstätigkeit für den Fall, dass das UK die EU ohne Abkommen („No-Deal“) verlässt. Im Hinblick auf die Vorschriften für die Biowissenschaften bedeutet dies: Wenn das UK die Europäische Union (EU) ohne Abkommen verlässt, ist das Land nicht länger Mitglied der regulatorischen Netzwerke der EU für Arzneimittel und Medizinprodukte. Einfach ausgedrückt werden EU-Unternehmen keine Einreichungen im UK vornehmen können.

Um sicherzustellen, dass Unternehmen aus der EU weiterhin behördliche und Meldeinformationen an das Vereinigte Königreich übermitteln können, hat die britische Zulassungsbehörde für Arzneimittel und Medizinprodukte (MHRA) eine Alternative ausgearbeitet. Die Behörde bereitet die Bereitstellung eines neuen IT-Systems für den Fall vor, dass ihr Zugang zum EU-System nach dem Brexit wegfällt. Kürzlich hat die MHRA ein Webinar für Unternehmen veranstaltet, um sie durch das vorläufige Einreichungsportal sowie dessen Registrierungs- und Einreichungsprozesse zu führen.

Das neue System für Einreichungen im Vereinigten Königreich und bei der MHRA heißt ab sofort „eSubmission Portal“ und entspricht dem Common European Submission Portal (CESP) oder jedem anderen EU-Portal.

Registrierungsprozess für das eSubmission-Portal:

Obwohl die MHRA anstrebt, dass sich der Registrierungsprozess an CESP oder anderen EU-Portalen orientiert, müssen die genauen Einzelheiten noch geklärt werden. Die Behörde kann jedoch die bestehenden administrativen Daten des CESP nicht in ihre Datenbank übernehmen, da die Health Products Regulatory Authority (HPRA) der Datenverantwortliche für das aktuelle CESP-Unternehmen ist und der aktuelle Verhandlungsstand es der MHRA nicht erlaubt, bei der HPRA Details anzufordern. Die Behörde wird den Unternehmen in den kommenden zwei Monaten, also im Februar und März, nähere Informationen zur Verfügung stellen.

Um sich auf dem Portal zu registrieren, muss ein Unternehmen die folgenden Schritte befolgen:

1. Das Unternehmen muss als Erstanfrage für den Zugriff ein Formular ausfüllen
2. Das Portal sendet als Antwort einen Link mit einem Formular
3. Das Formular erfordert unternehmensbezogene Informationen
4. Sobald die Details eingereicht sind, prüft die MHRA diese.
5. Nach der Prüfung wird dem Unternehmen der Administratorzugriff gewährt

Der Administrator hat das Recht, beliebig viele Benutzer hinzuzufügen und zu verwalten. Sobald dem Administrator der Zugriff gewährt wurde, kann er sich im Portal anmelden und Dokumente einreichen. Das Portal unterstützt eine Vielzahl von Einreichungsformaten, die Unternehmen dabei helfen, Dokumente direkt im Vereinigten Königreich bei der MHRA einzureichen. Dazu gehören unter anderem:

Um Einreichungen für klinische Studien über das eSubmission-Portal vorzunehmen, muss ein Unternehmen seine EudraCT-Nummer (European Union Drug Regulating Authorities Clinical Trials) über die offizielle Website der europäischen Datenbank für klinische Studien generieren, sich bei IRAS anmelden und den Antrag erstellen. Alternativ kann sich der Administrator auch bei EudraCT anmelden, um den Antrag zu erstellen, abzuschließen und herunterzuladen.

Einreichungsverfahren:

1. Einreichungen von klinischen Prüfungen
   
   1. Melden Sie sich beim eSubmission-Portal an und wählen Sie als Einreichungstyp „Einreichung klinischer Studien“ („clinical trial submission“) aus.
   2. Füllen Sie die im Formular gestellten Details zur Einreichung aus. Es gibt zwei Wege für die Einreichung: Webformular und SFTP.
   3. Im Falle eines Webformulars laden Sie nach dem Ausfüllen der Details die .zip-Datei mit den Dokumenten hoch und reichen die Datei ein.
   4. Laden Sie bei der Nutzung von SFTP nach dem Ausfüllen der Details die Lieferdatei im XML-Format herunter, laden Sie sowohl die .zip-Datei mit den Dokumenten als auch die Lieferdatei auf dem SFTP-Client hoch und reichen Sie diese ein.
   5. Nach der Einreichung sendet die Behörde eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Um ein PSMF-Dokument bei der MHRA einzureichen, kann das Unternehmen entweder ein Webformular oder den SFTP-Weg wählen.

Einreichungsverfahren:

2. Qualifizierte Person für Pharmakovigilanz (QPPV) und Pharmakovigilanz-Stammdokumentation (PSMF)
   
   1. Melden Sie sich zunächst im eSubmission-Portal an, wählen Sie als Einreichungstyp „Type 1a variation“ aus und geben Sie die Lieferdetails ein.
   2. Laden Sie bei Verwendung eines Webformulars nach dem Ausfüllen der Daten die .zip-Datei zusammen mit dem Formular für die Genehmigung des Inverkehrbringens (Market Authorization) hoch und senden Sie diese ab.
   3. Laden Sie bei der Nutzung von SFTP nach dem Ausfüllen der Details die Lieferdatei im XML-Format herunter, laden Sie sowohl die .zip-Datei mit den Dokumenten mitsamt dem Variationsformular für die Marktzulassung als auch die Lieferdatei auf dem SFTP-Client hoch und reichen Sie diese ein.
   4. Nach der Einreichung sendet die Behörde eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Bisher werden alle PSURs in Europa bei der European Medical Agency und nicht bei der MHRA eingereicht. Sobald das Vereinigte Königreich jedoch aus der EU austritt, wird die Einreichung von PSURs bei der MHRA über das eSubmission-Portal wieder möglich sein.

Einreichungsverfahren:

3. Regel aktualisierte Sicherheitsberichte (PSUR)
   
   1. Melden Sie sich im eSubmission-Portal an und wählen Sie als Einreichungstyp „PSUR“ aus.
   2. Füllen Sie das Webformular mit den entsprechenden Angaben aus.
   3. Laden Sie den PSUR im eCTD-Format in das Portal hoch und reichen Sie ihn ein.
   4. Nach der Einreichung sendet die Behörde eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Referenz: Gov.uk

Funktionen des eSubmission-Portals

• Dashboard – Das Portal stellt Administratoren Berichte zum Herunterladen in Echtzeit sowie Einreichungsmetriken zur Verfügung, um die Überwachung von Einreichungen und die Fehlerbehebung zu verbessern.
• Nachverfolgung und Suche – Administratoren können alle im Laufe der Zeit bei der MHRA eingereichten Dokumente zusammen mit ihrem Status (Erfolg/Fehler) einsehen. Diese Funktion ist nur für Webeinreichungen verfügbar.
• Bidirektionale Kommunikation – Diese Funktion ist nur für PSURs und Einreichungen für pädiatrische Arzneimittel verfügbar. Sie sendet dem Administrator bei jeder Nachricht der Behörde im Portal eine E-Mail-Benachrichtigung.
• Allgemeine Informationen – Allgemeine Informationen wie Ankündigungen und Aktualisierungen sind ebenfalls im Portal verfügbar.
• Hilfe und Anleitungen – Mithilfe von FAQs und Schulungsdokumenten/-videos finden Sie im Portal alle Informationen zur Behörde oder zum Portal. Administratoren können über das Portal auch die zuständigen Behörden kontaktieren.
• Support – Administratoren können Tickets erstellen, falls Probleme auftreten.

Obwohl sich das Portal noch in der Entwicklung befindet, ist es ein erster Schritt der MHRA, den Übergang für den Fall zu erleichtern, dass das Vereinigte Königreich die EU ohne Abkommen verlässt. Die Behörde wird in nahem Zukunft weitere Webinare veranstalten, um mehr Interessenvertreter über neue Systeme und Prozesse für Arzneimittel sowie für Hersteller und Lieferanten von Medizinprodukten im Vereinigten Königreich zu informieren.

Die Optimierung des Einreichungsprozesses ist für Unternehmen unerlässlich, um konforme Einreichungen zu gewährleisten. Angesichts neuer Aktualisierungen und kurzer Übergangszeiten wird dringend empfohlen, sich von einem Regulatory-Experten für Publishing und Einreichungen beraten zu lassen, um die Compliance sicherzustellen. Bleiben Sie auf dem Laufenden.