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La scrittura tecnica è una professione che sembra solo semplice e lineare. Richiede competenze approfondite e l'uso di vari strumenti per creare contenuti adeguati e ottenere informazioni chiare e facili da comprendere. La sfida della scrittura tecnica inizia con una comprensione approfondita del prodotto o del servizio, tenendosi aggiornati sulle sue funzionalità e conoscendo e comprendendo il pubblico di riferimento.
Essere un technical writer può essere faticoso. Comporta la raccolta di tutti i dettagli tecnici, la garanzia che il contenuto non sia monotono e la semplificazione del processo di documentazione con errori nulli o trascurabili. Una buona scrittura tecnica richiede consapevolezza e conoscenza degli strumenti che facilitano il lavoro. Prima di passare agli strumenti più diffusi nella scrittura tecnica, vediamo alcune competenze indispensabili, quali:
- Capacità di ricerca
- La ricerca e l'esplorazione sono le basi dei contenuti tecnici, rendendo i dati più credibili e convincenti. Lavorare come technical writer per qualsiasi cliente richiede di scrivere su prodotti o dati correlati che non si sono mai sentiti prima. Avere buone capacità di ricerca e una mente acuta e osservatrice aiuta a reperire informazioni da diversi siti per formulare i contenuti.
- Analisi del pubblico
- L'analisi del pubblico significa avere una buona consapevolezza dell'utente finale e generare contenuti inclusivi. Analizzare il pubblico è essenziale per il successo di ogni technical writer. È necessario distinguere i lettori tra altamente tecnici, mediamente tecnici e meno tecnici. Questo costituisce la base della rappresentazione del testo: un pubblico con minori conoscenze tecniche richiederà un testo (contenuto) meno tecnico. Alcune domande chiave che aiutano a eseguire l'analisi del pubblico sono:–
- Chi è il tuo pubblico di riferimento?
- Cosa sanno del tuo campo tecnico?
- Qual è la loro occupazione?
- Quali sono i loro interessi e bisogni?
- Capacità di comunicazione
- Il ruolo di un technical writer prevede l'ascolto attivo e la pianificazione prima di contribuire alla stesura del testo. Possedere buone capacità comunicative facilita notevolmente le capacità complessive del technical writer. Una buona comunicazione spiana la strada, sia che si tratti di coordinarsi con esperti di materia o stakeholder sul progetto, sia che si tratti di porre domande importanti per raccogliere informazioni.
- Capacità di scrittura
- La scrittura precisa e sintetica è una competenza fondamentale per i technical writer. Gli autori devono essere in grado di trasmettere informazioni accurate attraverso manuali tecnici, SOP e rapporti tecnici, tra molte altre forme di documenti.
- Competenze tecniche
- C'è una differenza tra l'acquisizione di un diploma o di una laurea in un campo tecnico e l'avere una conoscenza approfondita di aree specializzate. Quest'ultima è indispensabile per lavorare come technical writer. I technical writer sono chiamati a lavorare in settori vitali, dall'IT, alle assicurazioni e alle banche, fino ai dispositivi medici, ai prodotti farmaceutici, all'assistenza sanitaria e così via.
- Lavoro di squadra
- Anche se spesso si pensa a un lavoro d'ufficio, i redattori tecnici devono spesso collaborare con team e reparti diversi. Lavorare insieme a designer, sviluppatori, tester, project manager e product manager fa parte della routine quotidiana. Un redattore tecnico deve saper lavorare in team, possedere doti di risoluzione dei conflitti, capacità decisionali e organizzative.
Pur non trattandosi di un elenco esaustivo, questi sono alcuni dei principali strumenti che un redattore tecnico dovrebbe conoscere. Gli strumenti per la redazione tecnica e la documentazione software aiutano a curare i contenuti per rendere le informazioni contestuali corrette e facili da capire. Questi strumenti sono utili per scrivere, modificare, disegnare, revisionare e riscrivere la documentazione.
Sebbene le fasi rimangano sostanzialmente invariate, la scelta e l'uso degli strumenti variano in parte a seconda del prodotto o del settore. Un ambiente IT orientato alla programmazione potrebbe richiedere strumenti che offrano flessibilità nella documentazione delle API. Al contrario, il settore dei dispositivi medici si concentra su strumenti che offrono opzioni di design più accessibili. Data la varietà di strumenti disponibili per la redazione tecnica, concentriamoci su quelli più adatti ai dispositivi medici, come:
- Microsoft Word
Microsoft Word è uno strumento semplice, quasi basilare, per essere in cima alla lista. La semplice combinazione di MS Word con Adobe Acrobat Reader Pro consente di creare documenti senza problemi, convertendoli facilmente tra i formati PDF e DOC. Di fatto, MS Word rimane lo strumento più utilizzato per creare vari documenti ed è il migliore amico di ogni redattore tecnico. È così comune che persino questo articolo è stato scritto usando questo programma!
- Strumento di cattura di Windows
Lo strumento di cattura di Windows fa parte del pacchetto software di Windows ed è un'ottima risorsa per le catture di schermo di base. Oltre alla schermata intera, consente di ritagliare immagini a mano libera o porzioni specifiche. Una funzione interessante di questo strumento è l'opzione di ritardo, che permette di catturare immagini fisse da fotogrammi precisi dei video.
- Powtoon
La redazione tecnica e il lavoro correlato stanno diventando sempre più visivi. Powtoon è un eccellente strumento di animazione basato sul web offerto come prodotto SaaS. Permette di creare presentazioni animate innovative e video esplicativi. Le presentazioni animate sono un modo coinvolgente per catturare l'attenzione degli utenti e Powtoon permette di eccellere in questo campo.
Per i redattori tecnici, fare screenshot fa parte della routine quotidiana, soprattutto quando si tratta di documentare software come dispositivi medici. Le immagini sono il modo migliore per rappresentare le funzioni e rendere i contenuti facili da comprendere.
SnagIT è uno strumento di cattura dello schermo che aiuta i redattori tecnici a rendere i loro documenti coerenti e professionali, grazie a funzioni quali:
- Cattura panoramica a scorrimento
- Cattura di menu a tendina
- Bordi ed effetti per le immagini
- Esportazione su cloud storage
È uno strumento di scrittura tecnica con cui molte persone imparano le basi della programmazione HTML. Si tratta di un editor HTML estremamente efficace e facile da usare per i principianti. Viene utilizzato principalmente per creare file di guida di medie dimensioni, quando un prodotto software non richiede una documentazione di supporto online troppo complessa.
Adobe Photoshop non ha bisogno di presentazioni. È lo strumento di fotoritocco più famoso al mondo per creare e modificare foto e Artwork. È anche uno strumento molto amato dai redattori tecnici. Torna utile per creare interfacce utente, modificare immagini per la stampa, ritoccare foto, sovrapporre immagini e molto altro. Una funzione molto utile di questo strumento è che le modifiche alle immagini sono reversibili, permettendo di annullare facilmente i cambiamenti.
Windows Movie Maker è un altro strumento incluso di default nella suite software Windows Essentials (fino a gennaio 2017). È un programma semplice che i redattori tecnici possono usare per montare video.
Adobe FrameMaker è uno strumento di creazione pensato per chi si occupa di scrittura tecnica e desidera riutilizzare i contenuti, lavorare con testi basati su argomenti o seguire un processo di documentazione strutturato. È uno strumento di elaborazione di documenti adatto a una vasta documentazione standard industriale. FrameMaker supporta il formato DITA ed è dotato della capacità integrata di stampare file PDF, rappresentando un'ottima alternativa a editor come MS Word. Alcune delle sue caratteristiche principali sono:
- Ridimensionamento delle immagini con un solo clic
- Gestione dei file XML
- Pubblicazione su più dispositivi
- Mini tabella dei contenuti
oXygen XML Author è un editor XML gratuito, open source e compatibile con il formato DITA. Quest'ultimo è uno standard aperto per la creazione e la pubblicazione di documenti che sta trovando ampio spazio nella documentazione tecnica. Elimina la dipendenza da uno strumento specifico per la modifica dei contenuti e consente di creare documentazione online conforme a DITA (un insieme di file XML), offrendo così la possibilità futura di modificare, aggiornare e gestire facilmente i file tramite qualsiasi altro strumento compatibile.
Oltre all'elenco di strumenti importanti menzionati sopra, altri programmi come Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (livello base), Prezi, Help+Manual e HelpnDoc risultano essenziali quando si inizia a scrivere documentazione tecnica per i dispositivi medici.
Contatta un esperto di scrittura tecnica per maggiori approfondimenti sulla documentazione tecnica dei dispositivi medici.
