Kluczowe wymogi biznesowe

  • Klient był niemiecką międzynarodową firmą farmaceutyczną i biotechnologiczną, a także jedną z największych firm farmaceutycznych na świecie.
  • Wymagały od Freyr migracji treści ze starszej aplikacji (FrameMaker) do Systemu Zarządzania Treścią Komponentową Vasont Inspire (CCMS).
  • Głównym celem było umożliwienie maksymalnego ponownego wykorzystania treści, zmniejszenie ogólnej objętości treści głównej w jak największym stopniu oraz zapewnienie jednorodności we wszystkich dokumentach.

Cele

  • Migracja treści ze starszej aplikacji (FrameMaker) do Inspire CCMS zgodnie ze standardowym przewodnikiem stylistycznym klienta.
  • Opracowywanie folderów współdzielonych wielokrotnego użytku w systemie Inspire CCMS, głównie dla treści takich jak wprowadzenie, symbole, obrazy, ostrzeżenia systemowe, przestrogi i uwagi dotyczące zawartości starszych instrukcji obsługi i Instrukcji Użycia (IFU).

Opis problemu

  • Nieuporządkowane statyczne dokumenty w różnych formatach.
  • Tradycyjna metodologia dokumentacji obejmowała wiele źródeł, niespójne informacje i miała trudności z aktualizowaniem treści na różnych urządzeniach.
  • Problemy związane z rozbieżnością treści, prowadzące do wielokrotnych procesów przeglądu i zatwierdzania.

Freyr Solutions i Usługi

Freyr Solutions i Usługi
  • Freyr nie tylko migrował dokumenty, ale także dostarczył je w wyznaczonych terminach.
  • Freyr nawiązał bliską współpracę z interdyscyplinarnymi zespołami klienta i interesariuszami.
  • Freyr przewidział prawdopodobne ryzyka, opracował plany łagodzenia ryzyka i aktywnie monitorował postępy projektu.
  • Freyr zapewnił, że wszystkie dokumenty były zgodne z odpowiednimi wymogami regulacyjnymi.
  • Analiza treści: Freyr przeanalizował istniejącą dokumentację i zidentyfikował komponenty treści, które można ponownie wykorzystać, takie jak ostrzeżenia, środki ostrożności i instrukcje użytkowania.
  • Struktura DITA: Zastosowano strukturę DITA dostępną w Inspire CCMS do dokumentacji wyrobów medycznych, tworząc instrukcje obsługi i IFU na podstawie starszych dokumentów.
  • Narzędzia autorskie: Użyto edytora Oxygen XML do tworzenia treści w CCMS.
  • Podejście z jednym źródłem: DITA XML umożliwiła podejście z jednym źródłem, co zapewniło spójność informacji w różnych wariantach produktów i językach.
  • Zgodność z przepisami: Strukturalne podejście do treści DITA umożliwiło zgodność z rygorystycznymi wymogami regulacyjnymi w branży wyrobów medycznych.
  • Dedykowane ramy zarządzania.
  • End-to-End wsparcie DITA XML.
  • Wiedza specjalistyczna w zakresie różnorodnych i złożonych produktów.
  • Dokumentacja przygotowana dla krajów na całym świecie.
  • Zespół zarządzający projektem realizuje założone cele przed terminami określonymi przez klienta.
  • Znaczące skrócenie czasu potrzebnego na tworzenie treści.
  • Spójność treści znacznie się poprawiła, zmniejszając ryzyko błędów oraz poprawiając zrozumienie przez użytkowników.
  • Zadania takie jak tworzenie, przeglądanie, kontrola wersji i ponowne wykorzystywanie są realizowane za pośrednictwem scentralizowanego systemu zarządzania treścią.
  • Administracja i utrzymanie treści są ułatwione dzięki różnym uprawnieniom użytkowników i przypisanym rolom.
  • Poprawiła się możliwość wyszukiwania i ponownego wykorzystywania treści, co z kolei znacząco skróci czas potrzebny na tworzenie treści.