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La redacción técnica es una profesión que solo parece fácil y directa. Requiere habilidades más depuradas e implica el uso de varias herramientas para crear el contenido adecuado y obtener información que sea oportuna y fácil de entender. El desafío de la redacción técnica comienza con una comprensión profunda del producto o servicio, mantenerse al día con sus funcionalidades y conocer y comprender al público objetivo.
Ser redactor técnico puede ser tedioso. Implica recopilar todos los detalles técnicos, garantizar que el contenido no sea monótono y optimizar el proceso de documentación con errores nulos o insignificantes. Una buena redacción técnica requiere conciencia y conocimiento de las herramientas que facilitan el trabajo. Antes de pasar a las herramientas populares de redacción técnica, veamos algunas habilidades indispensables para la redacción técnica, tales como:
- Habilidades de investigación
- La investigación y la exploración son la base del contenido técnico, lo que hace que los datos sean más creíbles y convincentes. Trabajar como redactor técnico para cualquier cliente requiere escribir sobre productos o datos relacionados de los que uno nunca antes había oído hablar. Tener buenas habilidades de investigación y una mente aguda y observadora ayuda a extraer información de varios sitios para formular el contenido.
- Análisis de la audiencia
- El análisis de la audiencia consiste en comprender bien al usuario final y generar contenido inclusivo. Analizar a la audiencia es fundamental para el éxito de cualquier redactor técnico. Es necesario diferenciar a los lectores entre muy técnicos, con conocimientos moderados o menos técnicos. Esto constituye la base de la representación del texto; una audiencia con menos conocimientos técnicos requerirá un texto (contenido) menos técnico. Algunas preguntas clave que ayudan a realizar un análisis de la audiencia son:
- ¿Quién es su audiencia objetivo?
- ¿Qué saben sobre su campo técnico?
- ¿Cuál es su ocupación?
- ¿Cuáles son sus intereses y necesidades?
- Habilidades de comunicación
- El rol de un redactor técnico implica escuchar activamente y planificar antes de contribuir al discurso escrito. Poseer buenas habilidades de comunicación facilita enormemente la capacidad general del redactor técnico. Una buena comunicación abre el camino, ya sea al coordinarse con expertos en la materia o partes interesadas del proyecto, o al plantear preguntas importantes para recopilar información.
- Habilidades de redacción
- La redacción precisa y concisa es una habilidad fundamental para los redactores técnicos. Los redactores deben ser capaces de transmitir información precisa a través de manuales técnicos, SOPs e informes técnicos, entre muchos otros tipos de documentos.
- Habilidades técnicas
- Existe una diferencia entre obtener un diploma o título en cualquier campo técnico y tener un conocimiento exhaustivo de áreas especializadas. Esto último es imprescindible para trabajar como redactor técnico. Se espera que los redactores técnicos trabajen en industrias vitales, desde TI, seguros y banca hasta Dispositivos Médicos, productos farmacéuticos, atención médica, etc.
- Trabajo en equipo
- Aunque a menudo se asume que es un trabajo de oficina, la mayoría de los redactores técnicos deben trabajar con equipos y departamentos interdisciplinarios. Colaborar con diseñadores, desarrolladores, evaluadores, jefes de proyecto y jefes de producto forma parte de la rutina diaria de los redactores técnicos. Un redactor técnico debe ser una persona colaborativa y capaz de fomentar el trabajo en equipo, además de contar con habilidades de resolución de conflictos, toma de decisiones, y planificación y organización.
Aunque no se trata de una lista exhaustiva de herramientas, estas son algunas de las principales que un redactor técnico debe dominar. Las herramientas de redacción técnica y documentación de software ayudan a los redactores a elaborar el contenido adecuado para que la información contextual sea correcta y fácil de entender. Estas herramientas son útiles para redactar, editar, ilustrar, revisar y reescribir la documentación.
Aunque las fases siguen siendo prácticamente las mismas, la elección y el uso de las herramientas varían, en cierta medida, según el producto o la industria. Un entorno de TI específico para la programación puede requerir herramientas que ofrezcan flexibilidad en la documentación de la API. En cambio, la industria de Dispositivos Médicos se centra en herramientas que ofrecen opciones de diseño más accesibles. Dada la variedad de herramientas de redacción técnica disponibles, centrémonos en aquellas que se alinean con precisión con los dispositivos médicos, tales como:
- Microsoft Word
Microsoft Word es una herramienta sencilla y bastante básica para encabezar la lista. La simple combinación de MS Word con Adobe Acrobat Reader Pro le permite crear documentos sin problemas, con una fácil conversión entre los formatos PDF y DOC. Lo cierto es que MS Word sigue siendo la herramienta más utilizada para crear diversos documentos y es el mejor aliado de un redactor técnico. ¡Tan común que este artículo se ha escrito utilizando esta misma herramienta!
- Herramienta Recortes de Windows
La herramienta Recortes de Windows forma parte del conjunto de programas de Windows y es un recurso excelente para la captura básica de pantallas. Además de la captura de pantalla completa, permite recortes a mano alzada o de áreas parciales. Una función práctica de esta herramienta es posible gracias a la opción de retraso, que permite capturar imágenes fijas del fotograma exacto de los vídeos.
- Powtoon
La redacción técnica y su trabajo complementario son cada vez más visuales. Powtoon es una excelente herramienta de animación basada en web comercializada como un producto SaaS. Permite la creación de presentaciones animadas e innovadoras y vídeos explicativos. Las presentaciones animadas son una forma atractiva de captar la atención del usuario, y Powtoon le permite destacar en este ámbito.
Para los redactores técnicos, tomar capturas de pantalla forma parte de su rutina diaria, especialmente si implica la documentación de software como Dispositivos Médicos. Las imágenes son la mejor manera de representar las características y hacer que el contenido sea fácil de comprender.
SnagIT es una herramienta de captura de pantalla para que los redactores técnicos hagan que sus documentos se vean coherentes y profesionales, con funciones como:
- Captura de pantalla panorámica con desplazamiento
- Captura menús desplegables
- Bordes y efectos de imagen
- Exporta al almacenamiento en la nube
Es una herramienta de redacción técnica con la que la mayoría de las personas aprenden los conceptos básicos de la programación HTML. Es un editor de HTML sumamente eficaz y fácil de usar para principiantes. Se utiliza principalmente para crear archivos de ayuda de tamaño mediano y cuando un producto de software no requiere una documentación de ayuda en línea muy extensa.
Adobe Photoshop no necesita presentación. Es la herramienta de edición de imágenes más popular del mundo para crear y editar fotos y Artwork. También resulta ser una herramienta popular entre los redactores técnicos. Es muy útil para crear diseños de interfaz de usuario, editar una imagen para impresión, manipular una imagen, superponer una imagen sobre otra y mucho más. Una característica destacada de esta herramienta es que la edición de imágenes es un proceso reversible, lo que permite deshacer los cambios fácilmente.
Windows Movie Maker es otra herramienta que viene predeterminada como parte del paquete de software Windows Essentials (hasta enero de 2017). Es una herramienta sencilla que los redactores técnicos pueden utilizar para editar videos.
Adobe FrameMaker es una herramienta de autoría para cualquier redactor técnico que esté considerando la reutilización de contenidos, en lo que respecta a la redacción basada en temas y a un proceso de documentación estructurada. Es una herramienta de procesamiento de documentos adecuada para una amplia documentación estándar de la industria. FrameMaker es una herramienta de redacción técnica compatible con DITA (Arquitectura de Tipado de Información de Documentos) con la capacidad integrada de imprimir un PDF y es una gran alternativa a editores como MS Word. Algunas de sus características más destacadas son:
- Cambio de tamaño de imagen con un solo clic
- Gestión de archivos XML
- Publicación multidispositivo
- Mini tabla de contenido
oXygen XML Author es un editor XML gratuito, de código abierto y compatible con DITA. DITA es un estándar abierto para la autoría y publicación de documentos que se está abriendo camino en la documentación técnica. Elimina la dependencia de editar contenidos en una herramienta en particular. Asimismo, permite crear documentación en línea compatible con DITA (un conjunto de archivos XML), abriendo así la posibilidad en el futuro de editar, actualizar y mantener fácilmente los archivos a través de cualquier otra herramienta compatible con DITA.
Aparte de la lista anterior de herramientas destacadas, algunas otras herramientas como Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (nivel principiante), Prezi, Help+Manual y HelpnDoc son esenciales al iniciar la redacción técnica para Dispositivos Médicos.
Contacte a un experto en redacción técnica para obtener más información sobre la documentación técnica de los dispositivos médicos.
