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Los fabricantes de Dispositivos Médicos deben incluir la documentación requerida con cada producto para ayudar a los consumidores a comprender su uso. A veces, esta documentación puede tener varios cientos de páginas, lo cual resulta abrumador para los consumidores. Las guías de referencia rápida están diseñadas para abarcar toda la información necesaria del producto, de modo que es posible que los consumidores no tengan que revisar una gran cantidad de contenido para encontrarla.
Una guía de referencia rápida ofrece un conjunto de instrucciones breves para utilizar un dispositivo médico y cuenta con sus propias ventajas:
- Reduce el tiempo de formación
- Guía a los usuarios para realizar las acciones en pasos más simples y cortos
- Evita que los usuarios tengan que leer toda la documentación cuando necesitan una información en particular y ofrece el uso básico en una versión más corta.
- Reduce la necesidad de formación presencial y el costo adicional de hacer que otro empleado o experto vuelva a explicar los procesos
- Los tutoriales están bien redactados y son lo suficientemente descriptivos para guiar al usuario a través de los pasos necesarios en poco tiempo
A menudo, a los usuarios les resulta cómodo confiar en ilustraciones o imágenes para comprender el uso y el método para realizar acciones en un dispositivo médico. Los estudios indican que el 90 % de la información transmitida al cerebro es visual, y el uso de ilustraciones ayudará en situaciones en las que los usuarios desconozcan la jerga de los equipos.
Las guías de referencia rápida pueden ser muy detalladas o breves, según lo que se necesite. Es una comunicación impresa directa e informativa que orienta a los profesionales sanitarios, ingenieros, pacientes y usuarios finales. Ofrece orientación para cumplir con los procesos, las pautas de cumplimiento y las normas de seguridad. A continuación, se presentan algunos puntos clave a tener en cuenta antes de elaborar guías de referencia rápida para los usuarios:
- Debe elaborarse teniendo en cuenta que es posible que los usuarios no tengan conocimientos previos
- El contenido presentado en las guías de usuario debe ser útil, actualizado y pertinente
- Debe proporcionar a los usuarios información fácil de consultar
- Debe organizarse en secciones con etiquetas en ambos lados de las carpetas
- Se deben añadir guías de tablas al principio de la guía para facilitar la navegación de los usuarios
- El contenido debe presentar representaciones simples y claras
- Añadir encabezados y subtítulos permite explorar el contenido con rapidez y hace que la información sea más accesible.
- Se deben incluir ejemplos y situaciones típicos para lograr una mejor comprensión.
- Se deben incorporar imágenes, infografías y gráficos cuando sea necesario para mejorar la percepción visual y la comprensión.
A menudo, los usuarios necesitan cierta información sobre el dispositivo para realizar rápidamente tareas específicas en él. En tales circunstancias, el usuario requiere los conocimientos necesarios para llevar a cabo la tarea sin tener que leer todo el manual. Es entonces cuando las guías de usuario resultan útiles.
Las empresas que fabrican productos de consumo con diversos componentes suelen publicar guías rápidas para los consumidores. Cuando los dispositivos se piden en línea, requieren montaje o tecnología básica. Estos artículos siempre incluyen guías para ayudar a los usuarios finales a montar el dispositivo y ponerlo en funcionamiento. La experiencia del usuario se puede mejorar incorporando diapositivas con texto sencillo para que personas con distintos niveles de comprensión lectora puedan entender cada paso necesario para completar el proceso. Añadir indicadores visuales como iconos y colores ayuda a crear un diseño fácil de usar.
Las guías deben elaborarse teniendo en cuenta que los usuarios finales pueden tener diferentes niveles de cualificación y comprensión, por lo que el lenguaje utilizado debe ser:
- Descriptivo, pero sin resultar condescendiente
- Se debe evitar el lenguaje técnico. La explicación debe ser sencilla y comprensible para cualquier persona
- Cuando sea necesario incluir terminologías o abreviaturas en las guías, estas deben ser claras y concisas
- Es preferible que el procedimiento se explique paso a paso
- Comience el procedimiento con verbos enérgicos. Por ejemplo, «Instale las pilas en el dispositivo» o «Inserte la tira en el dispositivo de monitorización»
Al actualizar o instalar el software de un dispositivo, los fabricantes incluyen una guía de inicio rápido que ayuda a alertar a los usuarios sobre la disponibilidad de nuevas funciones y explica cómo utilizarlas. Por ejemplo, una guía de referencia rápida para un dispositivo de monitorización de la presión arterial puede indicar al usuario cómo utilizarlo, o la guía de referencia rápida de un dispositivo de monitorización de glucosa en sangre puede ayudar a los usuarios a obtener rápidamente una lectura de los niveles de glucosa en sangre.
Las guías de referencia rápida pueden ayudar a las empresas a enviar información adicional antes de que se produzcan nuevos cambios. Esto proporciona a los empleados más información sobre el nuevo proceso o producto antes de que se implemente la actualización. Al recorrer por sí mismos el proceso de instalación o implementación, los usuarios comprenden cómo funciona el proceso o el producto. Además, sirve como referencia en caso de que surja algún fallo. Tenga la seguridad de que la guía hace que el proceso sea mucho más sencillo para los usuarios.
La guía de referencia debe elaborarse como si fuera un manual de instrucciones para las tareas cotidianas. Ya sea un manual para empleados o un manual de formación, debe proporcionar información útil al instante. Debe aclarar cualquier suposición, responder a las dudas que puedan surgir y ayudar a resolver los problemas a los que el usuario final pueda enfrentarse durante la instalación o el uso del dispositivo.
Para obtener más información sobre las guías de referencia rápida y su importancia en el campo de los Dispositivos Médicos, consulte a Freyr.
