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La rédaction technique est une profession qui ne semble facile et simple qu'en apparence. Elle exige des compétences plus poussées et implique l'utilisation de divers outils pour créer le contenu approprié et obtenir des informations pertinentes et faciles à comprendre. Le défi de la rédaction technique commence par une compréhension approfondie du produit ou du service, en se tenant informé de ses fonctionnalités, et en connaissant et comprenant le public cible.
Être rédacteur technique peut être fastidieux. Cela implique de recueillir tous les détails techniques, de s'assurer que le contenu n'est pas monotone et de rationaliser le processus de documentation avec des erreurs nulles ou négligeables. Une bonne rédaction technique exige une connaissance et une maîtrise des outils qui facilitent le travail. Avant d'aborder les outils populaires en rédaction technique, examinons quelques compétences indispensables pour ce domaine. Telles que :
- Compétences en recherche
- La recherche et l'exploration sont les piliers du contenu technique, rendant les données plus crédibles et convaincantes. En tant que rédacteur technique pour un client, il faut souvent écrire sur des produits ou des données connexes dont on n'a jamais entendu parler auparavant. Avoir de bonnes compétences en recherche et un esprit d'observation aiguisé aide à trouver des informations sur plusieurs sites pour élaborer le contenu.
- Analyse du public
- L'analyse de l'audience signifie avoir une bonne connaissance de l'utilisateur final et générer un contenu inclusif. L'analyse de l'audience est essentielle pour le succès de tout rédacteur technique. Il est nécessaire de distinguer les lecteurs en fonction de leur niveau de technicité : très technique, modéré ou moins technique. Cela constitue la base de la représentation du texte ; une audience ayant moins de connaissances techniques nécessitera un texte (contenu) moins technique. Voici quelques questions clés qui aident à réaliser une analyse de l'audience :
- Quelle est votre audience cible ?
- Que savent-ils de votre domaine technique ?
- Quelle est leur profession ?
- Quels sont leurs intérêts et leurs besoins ?
- Compétences en communication
- Le rôle d'un rédacteur technique implique une écoute active et une planification avant de contribuer au discours écrit. De bonnes compétences en communication facilitent grandement la capacité globale du rédacteur technique. Une bonne communication ouvre la voie, qu'il s'agisse de coordonner avec les experts (SME) ou les parties prenantes du projet, ou de poser des questions importantes pour recueillir des informations.
- Compétences rédactionnelles
- La rédaction précise et concise est une compétence essentielle pour les rédacteurs techniques. Ceux-ci doivent être capables de transmettre des informations exactes à travers les manuels techniques, les SOP et les rapports techniques, parmi de nombreuses autres formes de documents.
- Compétences techniques
- Il y a une différence entre l'obtention d'un diplôme ou d'un grade dans un domaine technique et la possession d'une connaissance approfondie de domaines spécialisés. Cette dernière est indispensable pour travailler en tant que rédacteur technique. Les rédacteurs techniques sont amenés à travailler dans des secteurs vitaux, de l'informatique, de l'assurance et de la banque aux dispositifs médicaux, aux produits pharmaceutiques, aux soins de santé, etc.
- Travail d'équipe
- Bien qu'ils soient généralement considérés comme ayant un travail de bureau, la plupart des rédacteurs techniques doivent souvent travailler avec des équipes et des départements interfonctionnels. Collaborer avec les concepteurs, les développeurs, les testeurs, les chefs de projet et les chefs de produit fait partie de la routine quotidienne des rédacteurs techniques. Un rédacteur technique doit être un bon joueur d'équipe et un bâtisseur d'équipe, possédant des compétences en résolution de conflits, en prise de décision, ainsi qu'en planification et en organisation.
Bien que ce ne soit pas une liste exhaustive d'outils, voici quelques-uns des plus importants qu'un rédacteur technique doit posséder. Les outils de rédaction technique et de documentation logicielle aident les rédacteurs techniques à élaborer le bon contenu pour que les informations contextuelles soient correctes et faciles à comprendre. Ces outils sont utiles pour la rédaction, l'édition, le dessin, la révision et la réécriture de la documentation.
Bien que les phases restent largement inchangées, le choix et l'utilisation des outils varient, dans une certaine mesure, en fonction du produit ou de l'industrie. Un environnement informatique spécifique au codage peut nécessiter des outils offrant une flexibilité dans la documentation API. En revanche, l'industrie des dispositifs médicaux se concentre sur des outils offrant des options de conception plus accessibles. Compte tenu de la variété des outils de rédaction technique disponibles, concentrons-nous sur ceux qui sont précisément adaptés aux dispositifs médicaux. Tels que :
- Microsoft Word
Bien que Microsoft Word soit un outil simple et plutôt basique, il reste incontournable. La simple combinaison de MS Word avec Adobe Acrobat Reader Pro permet de créer des documents sans effort, avec une conversion facile entre les formats PDF et DOC. En fait, MS Word demeure l'outil le plus couramment utilisé pour créer divers documents et est le meilleur ami de tout rédacteur technique. Il est si courant que cet article même a été rédigé avec lui !
- Windows Snipping Tool
L'outil Capture d'écran de Windows fait partie de la suite logicielle Windows et constitue une excellente ressource pour la capture d'écran de base. Outre la capture d'écran complète, il permet des recadrages à main levée ou de zones partielles. Une fonctionnalité intéressante de cet outil est l'option de délai, qui permet de capturer des images fixes à partir d'une image précise de vidéos.
- Powtoon
La rédaction technique et ses travaux périphériques deviennent de plus en plus visuels. Powtoon est un excellent outil d'animation basé sur le web, vendu comme un produit SaaS. Il permet la création de présentations animées innovantes et de vidéos explicatives. Les présentations animées sont un moyen attrayant de capter l'attention de l'utilisateur, et Powtoon vous permet d'exceller dans cet art.
Pour les rédacteurs techniques, la prise de captures d'écran fait partie de leur routine quotidienne, surtout lorsqu'il s'agit de la documentation de logiciels en tant que dispositifs médicaux. Les images sont le meilleur moyen de représenter les fonctionnalités et de rendre le contenu facile à comprendre.
SnagIT est un outil de capture d'écran pour les rédacteurs techniques, leur permettant de créer des documents cohérents et professionnels, avec des fonctionnalités telles que :
- Capture panoramique par défilement
- Capture les menus déroulants
- Bordures et effets d'image
- Exportations vers le stockage cloud
C'est un outil de rédaction technique sur lequel la plupart des gens apprennent les bases de la programmation HTML. C'est un éditeur HTML extrêmement efficace et utilisable pour les débutants. Il est principalement utilisé pour créer des fichiers d'aide de taille moyenne et si un produit logiciel ne nécessite pas une documentation d'aide en ligne volumineuse.
Adobe Photoshop n'a pas besoin d'être présenté. C'est l'outil de retouche d'images le plus populaire au monde pour créer et éditer des photos et des Artwork. C'est également un outil populaire parmi les rédacteurs techniques. Il est utile pour créer des designs d'interface utilisateur, éditer une image pour l'impression, manipuler une image, superposer une image à une autre, et bien plus encore. Une caractéristique astucieuse de cet outil est que l'édition d'image reste un processus réversible, permettant de revenir facilement sur les modifications.
Windows Movie Maker est un autre outil qui était fourni par défaut dans la suite logicielle Windows Essentials (jusqu'en janvier 2017). C'est un outil simple que les rédacteurs techniques peuvent utiliser pour monter des vidéos.
Adobe FrameMaker est un outil de création pour tout rédacteur technique envisageant de réutiliser du contenu, dans le cadre de la rédaction basée sur des sujets, et pour un processus de documentation structuré. C'est un outil de traitement de documents adapté à une documentation standard industrielle étendue. FrameMaker est un outil de rédaction technique compatible DITA (Document Information Typing Architecture) avec la capacité intégrée d'imprimer un PDF et une excellente alternative aux éditeurs comme MS Word. Certaines de ses caractéristiques principales sont :
- Redimensionnement d'image en un clic
- Gestion des fichiers XML
- Publication multi-supports
- Mini table des matières
oXygen XML Author est un éditeur XML gratuit, open source et compatible DITA. DITA est une norme ouverte pour la rédaction et la publication de documents qui s'impose dans la documentation technique. Elle supprime la dépendance à un outil spécifique pour l'édition de contenu. De plus, il permet de créer une documentation en ligne compatible DITA (un ensemble de fichiers XML), ouvrant ainsi la possibilité à l'avenir de modifier, mettre à jour et maintenir facilement les fichiers via tout autre outil compatible DITA.
Outre la liste ci-dessus d'outils importants, quelques autres outils comme Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (niveau débutant), Prezi, Help+Manual et HelpnDoc sont essentiels lors de la rédaction technique pour les dispositifs médicaux.
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