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Les fabricants de dispositifs médicaux doivent fournir une documentation obligatoire avec chaque produit pour aider les consommateurs à comprendre son utilisation. Cette documentation peut parfois atteindre plusieurs centaines de pages, ce qui est décourageant pour les utilisateurs. Des guides de référence rapide sont donc créés pour regrouper toutes les informations essentielles sur le produit, évitant ainsi aux consommateurs de devoir parcourir une quantité considérable de contenu.
Un guide de référence rapide fournit un ensemble de brèves instructions pour l'utilisation d'un dispositif médical et présente les avantages suivants :
- Réduit le temps de formation.
- Elle guide les utilisateurs à effectuer les actions en étapes plus simples et plus courtes.
- Évite aux utilisateurs de devoir parcourir l'intégralité de la documentation lorsqu'une information spécifique est nécessaire et fournit l'utilisation de base dans une version plus courte.
- Réduire le besoin de formations en personne et le coût supplémentaire lié au fait qu'un autre employé ou expert doive réexpliquer les processus
- Les tutoriels sont bien rédigés et suffisamment descriptifs pour guider l'utilisateur à travers les étapes nécessaires en un rien de temps
Le plus souvent, les utilisateurs trouvent plus facile de se fier aux illustrations ou aux images pour comprendre l'utilisation et la méthode d'exécution des actions sur un dispositif médical. Des études indiquent que 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles, et la présence d'illustrations sera utile dans les situations où les utilisateurs ne connaissent pas le jargon de l'équipement.
Les guides de référence rapide peuvent être très détaillés ou concis, selon les besoins. Il s'agit d'une communication imprimée simple et informative qui guide les professionnels de la santé, les ingénieurs, les patients et les utilisateurs finaux. Il fournit des directives pour respecter les processus, les lignes directrices de conformité et les normes de sécurité. Voici quelques points clés à considérer avant la rédaction de guides de référence rapide pour les utilisateurs :
- Il doit être élaboré en tenant compte du fait que les utilisateurs peuvent ne pas avoir de connaissances préalables.
- Le contenu présenté dans les guides d'utilisation doit être utile, à jour et pertinent.
- Il devrait fournir aux utilisateurs des informations faciles à consulter
- Il doit être organisé en sections avec des étiquettes des deux côtés des classeurs.
- Des guides des tableaux devraient être ajoutés au début du guide pour faciliter la navigation des utilisateurs.
- Le contenu doit être présenté de manière simple et claire
- L'ajout de titres et de sous-titres peut faciliter la lecture rapide du contenu et rendre l'information plus accessible
- Des exemples concrets et des scénarios devraient être inclus pour une meilleure compréhension
- Les images, infographies et graphiques doivent être intégrés chaque fois que nécessaire pour améliorer la perception visuelle et la compréhension.
Souvent, les utilisateurs ont besoin d'informations sur l'appareil pour effectuer rapidement certaines tâches spécifiques. Dans de telles circonstances, l'utilisateur a besoin des connaissances nécessaires pour accomplir la tâche sans avoir à lire l'intégralité du manuel. C'est là que les guides d'utilisation s'avèrent utiles.
Les entreprises qui fabriquent des produits de consommation avec divers composants sont susceptibles de publier des guides rapides pour les consommateurs. Lorsque les dispositifs sont commandés en ligne, ils nécessitent un assemblage ou une technologie de base. Ces articles sont invariablement fournis avec des guides pour aider les utilisateurs finaux à assembler le dispositif et à le faire fonctionner. L'expérience utilisateur peut être améliorée en incorporant des diapositives avec un texte simple afin que les utilisateurs de toutes capacités de lecture puissent comprendre chaque étape nécessaire pour achever le processus. L'ajout d'indicateurs visuels tels que des icônes et des couleurs contribue à créer un design convivial.
Les guides seront élaborés en tenant compte du fait que les utilisateurs finaux peuvent avoir des niveaux de qualification et de compréhension différents, c'est pourquoi le langage utilisé doit être :
- Descriptif mais non condescendant
- Le langage technique doit être évité. L'explication doit être simple et compréhensible pour un non-spécialiste.
- Lorsque des terminologies ou des abréviations doivent être incluses dans les guides, elles doivent être claires et concises
- Il est préférable que la procédure soit expliquée étape par étape.
- Commencez la procédure par des verbes d'action forts. Par exemple, « Installez les piles dans l'appareil » ou « Insérez la bandelette dans le dispositif de surveillance »
Lors de la mise à jour ou de l'installation du logiciel d'un appareil, les fabricants incluent un guide de démarrage rapide qui aide à alerter les utilisateurs sur la disponibilité de nouvelles fonctionnalités et explique leur fonctionnement. Par exemple, un guide de référence rapide pour un tensiomètre peut indiquer à un utilisateur comment l'utiliser, ou un guide de référence rapide pour un lecteur de glycémie peut aider les utilisateurs à prendre rapidement une mesure de la glycémie.
Les guides de référence rapide peuvent aider les entreprises à soumettre des informations supplémentaires avant de nouvelles modifications. Cela donne aux employés plus d'informations sur le nouveau processus ou produit avant la mise à jour. En parcourant eux-mêmes le processus d'installation ou de mise en œuvre, les utilisateurs comprennent le fonctionnement du processus ou du produit. Il sert également de référence en cas de défaillance. Soyez assuré que le guide facilite grandement le processus pour les utilisateurs.
Un guide de référence doit être conçu comme un manuel d'instructions pour les tâches quotidiennes. Qu'il s'agisse d'un manuel de l'employé ou d'un manuel de formation, il doit fournir des informations utiles et immédiates. Il doit clarifier les hypothèses, répondre aux questions en suspens et aider à résoudre les problèmes que l'utilisateur final pourrait rencontrer lors de l'installation ou de l'utilisation de l'appareil.
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