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I produttori di dispositivi medici produttori devono allegare a ogni prodotto la documentazione richiesta per aiutare i consumatori a comprenderne l'uso. Tale documentazione, talvolta, può contare diverse centinaia di pagine, il che può risultare scoraggiante per i consumatori. Le guide di riferimento rapido sono redatte in modo da includere tutte le informazioni necessarie sul prodotto, evitando così ai consumatori di dover sfogliare una mole enorme di contenuti per trovarle.
Una guida di riferimento rapido fornisce una serie di brevi istruzioni per l'uso di un dispositivo medico e presenta i seguenti vantaggi:
- Riduce i tempi di formazione
- Guida gli utenti a eseguire le operazioni in passaggi più semplici e brevi
- Evita agli utenti di dover consultare l'intera documentazione quando hanno bisogno di una specifica informazione e fornisce le nozioni di base in una versione più sintetica.
- Ridurre la necessità di formazione in presenza e i costi aggiuntivi derivanti dal dover ricorrere a un altro dipendente o esperto per spiegare nuovamente le procedure
- I tutorial sono ben scritti e sufficientemente dettagliati da guidare l'utente attraverso i passaggi necessari in men che non si dica
Molto spesso, gli utenti trovano più agevole affidarsi a illustrazioni o immagini per comprendere l’uso e le modalità di esecuzione delle operazioni su un dispositivo medico. Gli studi indicano che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello è di natura visiva e la presenza di illustrazioni risulta utile nei casi in cui gli utenti non abbiano familiarità con la terminologia tecnica relativa alle apparecchiature.
Le guide di riferimento rapido possono essere molto dettagliate o concise, a seconda delle esigenze. Si tratta di un documento cartaceo chiaro e informativo che fornisce indicazioni a operatori sanitari, ingegneri, pazienti e utenti finali. Offre indicazioni su come attenersi alle procedure, alle linee guida di conformità e agli standard di sicurezza. Ecco alcuni punti chiave da considerare prima di redigere le guide di riferimento rapido per gli utenti:
- Dovrebbe essere strutturato tenendo conto del fatto che gli utenti potrebbero non avere conoscenze preliminari
- I contenuti riportati nelle guide per l'utente devono essere utili, aggiornati e pertinenti
- Dovrebbe fornire agli utenti informazioni di facile consultazione
- Dovrebbe essere organizzato in sezioni con etichette su entrambi i lati dei raccoglitori
- All'inizio della guida è opportuno inserire degli indici per facilitare la navigazione degli utenti
- I contenuti dovrebbero presentare rappresentazioni semplici e chiare
- L'aggiunta di titoli e sottotitoli permette di dare una rapida occhiata al contenuto e rende le informazioni più accessibili
- Per una migliore comprensione, è opportuno includere esempi e scenari tipici
- Immagini, infografiche e grafici dovrebbero essere inseriti ove necessario per migliorare la percezione visiva e la comprensibilità.
Spesso gli utenti hanno bisogno di alcune informazioni sul dispositivo per eseguire rapidamente determinate operazioni specifiche. In tali circostanze, l’utente deve sapere come eseguire l’operazione senza dover leggere l’intero manuale. È in questi casi che le guide per l’utente si rivelano utili.
Le aziende che producono beni di consumo composti da vari componenti tendono a fornire guide rapide per i consumatori. Quando i dispositivi vengono ordinati online, richiedono un montaggio o competenze tecniche di base. Questi articoli sono sempre corredati da guide che aiutano gli utenti finali a montare il dispositivo e a metterlo in funzione. L’esperienza utente può essere migliorata inserendo diapositive con testi semplici, in modo che gli utenti, indipendentemente dal loro livello di alfabetizzazione, possano comprendere ogni passaggio necessario per completare il processo. L’aggiunta di indicatori visivi, come icone e colori, contribuisce a creare un design intuitivo.
Le guide dovranno essere redatte tenendo conto del fatto che gli utenti finali potrebbero avere livelli diversi di qualifica e comprensione; per questo motivo, il linguaggio utilizzato dovrebbe essere:
- Descrittivo ma non condiscendente
- È opportuno evitare il linguaggio tecnico. La spiegazione deve essere semplice e comprensibile anche per un non esperto.
- Quando nelle guide è necessario inserire termini o abbreviazioni, questi devono essere chiari e concisi
- È meglio che la procedura venga spiegata passo dopo passo
- Inizia la procedura con verbi d'azione. Ad esempio: "Inserisci le batterie nel dispositivo" o "Inserisci la striscia nel dispositivo di monitoraggio"
Quando si aggiorna o si installa il software di un dispositivo, produttori include una guida rapida che informa gli utenti sulla disponibilità di nuove funzionalità e ne spiega il funzionamento. Ad esempio, una guida rapida per un dispositivo di monitoraggio della pressione arteriosa può spiegare all’utente come utilizzarlo, mentre una guida rapida per un dispositivo di monitoraggio della glicemia può aiutare gli utenti a misurare rapidamente i livelli di glucosio nel sangue.
Le guide di riferimento rapido possono aiutare le aziende a fornire ulteriori informazioni prima dell’introduzione di nuove modifiche. Ciò consente ai dipendenti di disporre di maggiori informazioni sul nuovo processo o prodotto prima che l’aggiornamento abbia luogo. Seguendo personalmente il processo di installazione o implementazione, gli utenti comprendono come funziona il processo o il prodotto. La guida funge inoltre da riferimento in caso di malfunzionamenti. State tranquilli: la guida semplifica notevolmente il processo per gli utenti.
Una guida di riferimento dovrebbe essere redatta come se fosse un manuale di istruzioni per le attività quotidiane. Che si tratti di un manuale per i dipendenti o di un manuale di formazione, dovrebbe fornire informazioni utili immediatamente. Dovrebbe chiarire eventuali presupposti, rispondere a qualsiasi domanda e aiutare a risolvere i problemi che l'utente finale potrebbe incontrare durante l'installazione o l'utilizzo del dispositivo.
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