Brexit: Die MHRA und das vorgeschlagene eSubmission-Portal

Die Auswirkungen des Brexit waren in den letzten zwei Jahren ein zentrales Diskussionsthema unter Branchenexperten. Er hat Unternehmen auf beiden Seiten, im Vereinigten Königreich (UK) und in Europa, in einer unsicheren Lage zurückgelassen. Da der Brexit-Termin näher rückt, suchen Unternehmen intensiv nach Notfallplänen, um ihr Geschäft aufrechtzuerhalten, falls das UK ohne Abkommen austritt. Im Hinblick auf die Vorschriften der Biowissenschaften gilt: Sollte das UK die Europäische Union (EU) ohne Abkommen verlassen, wird es nicht länger Mitglied der EU-Regulierungsnetzwerke für Arzneimittel und Medizinprodukte sein. Einfach ausgedrückt: Unternehmen aus der EU werden keine Einreichungen im UK vornehmen können.

Um sicherzustellen, dass Unternehmen aus der EU weiterhin regulatorische und Meldeinformationen an das UK übermitteln können, hat die Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA) eine Alternative entwickelt. Die Behörde bereitet die Bereitstellung eines neuen IT-Systems vor, falls ihr Zugang zum EU-System nach dem Brexit eingestellt wird. Kürzlich veranstaltete die MHRA ein Webinar für Unternehmen, um ihnen das vorläufige Einreichungsportal sowie dessen Registrierungs- und Einreichungsprozesse vorzustellen.

Das neue System für Einreichungen an das UK und die MHRA wird derzeit als „eSubmission-Portal“ bezeichnet und wird ein Äquivalent zum Common European Submission Portal (CESP) oder jedem anderen EU-Portal sein.

Registrierungsprozess für das eSubmission-Portal:

Obwohl die MHRA möchte, dass der Registrierungsprozess dem CESP oder jedem anderen EU-Portal entspricht, müssen die Einzelheiten noch vereinbart werden. Die Behörde kann jedoch die bestehenden administrativen Details des CESP nicht in ihre Datenbank migrieren, da der Datenverantwortliche des derzeitigen CESP-Unternehmens die Health Products Regulatory Authority (HPRA) ist und der aktuelle Verhandlungsstand es der MHRA nicht erlaubt, die HPRA um Details zu bitten. Die Behörde wird den Unternehmen in den kommenden zwei Monaten, d.h. im Februar und März, weitere Informationen zur Verfügung stellen.

Um sich auf dem Portal zu registrieren, muss ein Unternehmen die folgenden Schritte befolgen:

1. Das Unternehmen muss ein Formular als Erstantrag auf Zugang ausfüllen.
2. Das Portal sendet daraufhin einen Link, der ein Formular enthält.
3. Das Formular erfordert Informationen zum Unternehmen.
4. Sobald die Details eingereicht wurden, prüft die MHRA diese.
5. Nach der Überprüfung wird dem Unternehmen Administratorzugang gewährt.

Der Administrator hat das Recht, so viele Benutzer hinzuzufügen und zu verwalten, wie er/sie möchte. Sobald dem Administrator der Zugang gewährt wurde, kann er/sie sich im Portal anmelden und Dokumente einreichen. Das Portal unterstützt eine Reihe von Einreichungsformaten, die Unternehmen dabei helfen können, Dokumente direkt an das UK und die MHRA zu übermitteln. Einige davon sind:

Um Einreichungen für klinische Studien über das eSubmission-Portal vorzunehmen, muss ein Unternehmen seine EudraCT-Nummer (European Union Drug Regulating Authorities Clinical Trials) generieren. Dies geschieht über die offizielle Website der Europäischen Datenbank für klinische Studien. Anschließend muss sich das Unternehmen bei IRAS anmelden und den Antrag erstellen. Alternativ dazu kann sich der Administrator auch bei EudraCT anmelden, um den Antrag zu erstellen, auszufüllen und herunterzuladen.

Einreichungsprozess:

1. Einreichungen für klinische Studien
   
   1. Melden Sie sich beim eSubmission-Portal an und wählen Sie den Einreichungstyp als „Einreichung für klinische Studien“.
   2. Füllen Sie die im Formular abgefragten Details zur Einreichung aus. Es gibt zwei Wege für die Einreichung: Webformular und SFTP.
   3. Im Falle eines Webformulars, sobald die Details ausgefüllt sind, laden Sie die .zip-Datei mit den Dokumenten hoch und reichen Sie die Datei ein.
   4. Im Falle von SFTP, sobald die Details ausgefüllt sind, laden Sie die Lieferdatei im XML-Format herunter und laden Sie sowohl die .zip-Datei der Dokumente als auch die Lieferdatei auf den SFTP-Client hoch und reichen Sie sie ein.
   5. Nach erfolgten Einreichungen sendet die Agentur eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Um ein PSMF-Dokument bei der MHRA einzureichen, kann das Unternehmen entweder ein Webformular oder den SFTP-Weg wählen.

Einreichungsprozess:

2. Sachkundige Person für Pharmakovigilanz (QPPV) und Pharmakovigilanz-System-Stammdokument (PSMF)
   
   1. Melden Sie sich zuerst beim eSubmission-Portal an und wählen Sie den Einreichungstyp als „Typ 1a Variation“ und füllen Sie die Lieferdetails aus.
   2. Im Falle eines Webformulars, sobald die Details ausgefüllt sind, laden Sie die .zip-Datei zusammen mit dem Variationsformular der Marktzulassung hoch und reichen Sie sie ein.
   3. Im Falle von SFTP laden Sie, sobald die Details ausgefüllt sind, die Übermittlungsdatei im XML-Format herunter und laden Sie sowohl die .zip-Datei der Dokumente zusammen mit dem Änderungsformular der Marktzulassung als auch die Übermittlungsdatei auf den SFTP-Client hoch und reichen Sie sie ein.
   4. Nach erfolgten Einreichungen sendet die Agentur eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Derzeit werden alle PSURs in Europa bei der EMA und nicht bei der MHRA eingereicht. Sobald das UK jedoch die EU verlassen hat, wird die Einreichung von PSURs bei der MHRA über das eSubmission-Portal wieder möglich sein.

Einreichungsprozess:

3. Periodische Sicherheitsberichte (PSUR)
   
   1. Melden Sie sich beim eSubmission-Portal an und wählen Sie den Einreichungstyp als „PSUR“.
   2. Füllen Sie das Webformular aus, indem Sie die Details eingeben.
   3. Laden Sie den PSUR im eCTD-Format auf das Portal hoch und reichen Sie ihn ein.
   4. Nach der Einreichung sendet die Agentur eine Bestätigung per E-Mail an das Unternehmen.

Quelle: Gov.uk

Funktionen des eSubmission-Portals

• Dashboard – Das Portal bietet Administratoren herunterladbare Echtzeitberichte und Einreichungsmetriken zur besseren Überwachung von Einreichungen und zur Fehlerbehebung.
• Verfolgen und Suchen – Administratoren können alle über einen bestimmten Zeitraum bei der MHRA eingereichten Dokumente mit deren Status (erfolgreich/fehlerhaft) durchsuchen. Diese Funktion ist nur für Web-Einreichungen nützlich.
• Zwei-Wege-Kommunikation – Diese Funktion ist nur für PSURs und pädiatrische Einreichungen verfügbar. Sie sendet dem Administrator eine E-Mail-Benachrichtigung, jedes Mal wenn die Behörde eine Nachricht über das Portal sendet.
• Allgemeine Informationen – Allgemeine Informationen wie Ankündigungen und Aktualisierungen sind ebenfalls auf dem Portal verfügbar.
• Hilfestellung – Alle Informationen zur Behörde oder zum Portal finden Sie auf dem Portal mithilfe von FAQs und Schulungsdokumenten/-videos. Administratoren können über das Portal auch die zuständigen Behörden kontaktieren.
• Support – Administratoren können Tickets erstellen, falls ein Problem auftritt.

Obwohl sich das Portal noch in der Entwicklung befindet, ist es nur der erste Schritt der MHRA, um den Übergang zu erleichtern, falls das Vereinigte Königreich die EU ohne Abkommen verlässt. Die Behörde wird in naher Zukunft weitere Webinare durchführen, um weitere Interessengruppen über neue Systeme und Prozesse für Arzneimittel sowie für britische Hersteller und Lieferanten von Medizinprodukten zu informieren.

Die Optimierung des Einreichungsprozesses ist für ein Unternehmen unerlässlich, um konforme Einreichungen vorzunehmen. Angesichts neuer Aktualisierungen und knapper Übergangszeiten ist es dringend ratsam, einen Regulierungsexperten für Veröffentlichungen und Einreichungen zu konsultieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Bleiben Sie auf dem Laufenden.