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Technisches Schreiben ist ein Beruf, der nur einfach und unkompliziert erscheint. Er erfordert spezielle Fähigkeiten und den Einsatz verschiedener Werkzeuge, um die richtigen Inhalte zu erstellen und passende, leicht verständliche Informationen zu liefern. Die Herausforderung für die technische Redaktion beginnt mit einem tiefgehenden Verständnis des Produkts oder der Dienstleistung, dem Überblick über dessen Funktionen sowie dem Wissen und Verständnis der Zielgruppe.
Es kann mühsam sein, ein technischer Redakteur zu sein. Es beinhaltet das Sammeln aller technischen Details, die Sicherstellung, dass der Inhalt nicht monoton ist, und die Optimierung des Dokumentationsprozesses mit keinen oder vernachlässigbaren Fehlern. Gute technische Redaktion erfordert Kenntnisse und Wissen über Tools, die die Arbeit erleichtern. Bevor wir uns den beliebten Tools in der technischen Redaktion zuwenden, werfen wir einen Blick auf einige unverzichtbare Fähigkeiten für die technische Redaktion. Dazu gehören:
- Recherchefähigkeiten
- Gründliche Recherche und Analyse sind die Grundlage für technische Inhalte und machen die Daten glaubwürdiger und überzeugender. Als technischer Redakteur für einen Kunden zu arbeiten, bedeutet oft, über Produkte oder Daten zu schreiben, von denen man noch nie zuvor gehört hat. Gute Recherchefähigkeiten und ein scharfer Beobachtungssinn helfen dabei, Informationen von verschiedenen Quellen zu sammeln, um die Inhalte zu formulieren.
- Zielgruppenanalyse
- Die Zielgruppenanalyse bedeutet, ein gutes Bewusstsein für den Endnutzer zu haben und inklusive Inhalte zu erstellen. Die Analyse der Zielgruppe ist für den Erfolg jedes technischen Redakteurs unerlässlich. Es ist notwendig, die Leser nach ihrem technischen Kenntnisstand zu unterscheiden: von hochtechnisch über moderat bis hin zu weniger technisch. Dies bildet die Grundlage für die Textgestaltung; eine Zielgruppe mit weniger technischen Kenntnissen benötigt Texte (Inhalte), die weniger technisch sind. Einige Schlüsselfragen, die bei der Zielgruppenanalyse helfen, sind:–
- Wer ist Ihre Zielgruppe?
- Was wissen sie über Ihr technisches Fachgebiet?
- Welchen Beruf üben sie aus?
- Welche Interessen und Bedürfnisse haben sie?
- Kommunikationsfähigkeiten
- Die Aufgabe eines technischen Redakteurs erfordert aktives Zuhören und sorgfältige Planung, bevor er schriftliche Inhalte erstellt. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind dabei entscheidend für seine gesamte Arbeitsweise. Sie sind unerlässlich, sei es bei der Abstimmung mit Fachexperten (SMEs) und Projektbeteiligten oder beim Stellen wichtiger Fragen zur Informationsgewinnung.
- Schreibfähigkeiten
- Präzises und prägnantes Schreiben ist eine Kernkompetenz für technische Redakteure. Sie müssen in der Lage sein, genaue Informationen in technischen Handbüchern, SOPs und technischen Berichten sowie in vielen anderen Dokumentenformen klar zu vermitteln.
- Technische Fähigkeiten
- Es besteht ein Unterschied zwischen dem Erwerb eines Diploms oder Abschlusses in einem technischen Fachgebiet und einem fundierten Wissen über spezialisierte Bereiche. Letzteres ist eine Grundvoraussetzung für die Arbeit als technischer Redakteur. Technische Redakteure werden in wichtigen Branchen eingesetzt, darunter IT, Versicherungen, Bankwesen, Medizinprodukte, Pharmazeutika und das Gesundheitswesen.
- Teamarbeit
- Obwohl die Arbeit eines technischen Redakteurs oft als reiner Bürojob angesehen wird, müssen die meisten von ihnen eng mit funktionsübergreifenden Teams und Abteilungen zusammenarbeiten. Die Kooperation mit Designern, Entwicklern, Testern, Projektmanagern und Produktmanagern gehört zum täglichen Arbeitsablauf. Ein technischer Redakteur sollte ein guter Teamplayer und Teambuilder sein und über Fähigkeiten zur Konfliktlösung, Entscheidungsfindung sowie Planungs- und Organisationskompetenzen verfügen.
Obwohl dies keine vollständige Liste von Tools ist, gibt es einige der wichtigsten, die ein technischer Redakteur beherrschen sollte. Tools für die technische Redaktion und Softwaredokumentation unterstützen technische Redakteure dabei, passende Inhalte zu erstellen, um kontextbezogene Informationen korrekt und leicht verständlich darzustellen. Diese Tools sind beim Schreiben, Bearbeiten, Zeichnen, Überprüfen und Überarbeiten von Dokumentationen sehr hilfreich.
Auch wenn die Phasen weitgehend unverändert bleiben, variiert die Wahl und der Einsatz von Tools bis zu einem gewissen Grad je nach Produkt oder Branche. Eine codierungsspezifische IT-Umgebung kann Tools erfordern, die Flexibilität bei der API-Dokumentation bieten. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Medizinprodukteindustrie auf Tools, die zugänglichere Designoptionen bieten. Angesichts der Vielfalt der verfügbaren Tools für die technische Redaktion konzentrieren wir uns auf diejenigen, die präzise auf Medizinprodukte zugeschnitten sind. Dazu gehören:
- Microsoft Word
Microsoft Word ist ein einfaches und eher grundlegendes Tool, das dennoch ganz oben auf der Liste steht. Die Kombination von MS Word mit Adobe Acrobat Reader Pro ermöglicht die nahtlose Erstellung von Dokumenten und eine einfache Konvertierung zwischen PDF- und DOC-Formaten. Tatsächlich ist MS Word nach wie vor das am häufigsten genutzte Tool zur Erstellung verschiedener Dokumente und gilt als der beste Freund eines technischen Redakteurs. Es ist so weit verbreitet, dass sogar dieser Artikel damit verfasst wurde!
- Windows Snipping Tool
Das Windows Snipping Tool ist Bestandteil der Windows-Software und eine ausgezeichnete Hilfe für einfache Bildschirmaufnahmen. Neben der Vollbildaufnahme ermöglicht es auch freie oder partielle Bildausschnitte. Eine praktische Funktion dieses Tools ist die Verzögerungsoption, mit der Standbilder aus einem exakten Videobild aufgenommen werden können.
- Powtoon
Die technische Redaktion und ihre angrenzenden Bereiche werden zunehmend visueller. Powtoon ist ein hervorragendes webbasiertes Animationstool, das als SaaS-Produkt angeboten wird. Es ermöglicht die Erstellung innovativer, animierter Präsentationen und Erklärvideos. Animierte Präsentationen sind eine fesselnde Methode, die Aufmerksamkeit der Nutzer zu gewinnen, und mit Powtoon können Sie diese Kunst perfektionieren.
Für technische Redakteure gehört das Erstellen von Screenshots zum Arbeitsalltag, insbesondere wenn es um die Dokumentation von Software als Medizinprodukt geht. Bilder sind der beste Weg, Funktionen darzustellen und den Inhalt leicht verständlich zu machen.
SnagIT ist ein Screenshot-Tool, das technischen Redakteuren hilft, ihre Dokumente konsistent und professionell zu gestalten, mit Funktionen wie:
- Panorama-Scrolling-Aufnahme
- Erfasst Dropdown-Menüs
- Rahmen und Bildeffekte
- Export in den Cloud-Speicher
Dies ist ein Tool für die technische Redaktion, mit dem die meisten Anwender die Grundlagen der HTML-Programmierung erlernen. Es ist ein äußerst effektiver und benutzerfreundlicher HTML-Editor für Anfänger. Es wird hauptsächlich zur Erstellung von Hilfedateien mittlerer Größe eingesetzt und wenn ein Softwareprodukt keine umfangreiche Online-Hilfedokumentation benötigt.
Adobe Photoshop bedarf keiner Vorstellung. Es ist das weltweit beliebteste Bildbearbeitungsprogramm zum Erstellen und Bearbeiten von Fotos und Artworks. Es ist auch ein beliebtes Werkzeug unter technischen Redakteuren. Es ist nützlich beim Erstellen von UI-Designs, beim Bearbeiten eines Bildes für den Druck, beim Manipulieren eines Bildes, beim Überlagern eines Bildes über ein anderes und vielem mehr. Eine geschickte Funktion dieses Tools ist, dass die Bildbearbeitung ein reversibler Prozess bleibt, der es leicht ermöglicht, Änderungen rückgängig zu machen.
Windows Movie Maker ist ein weiteres Tool, das standardmäßig als Teil der Windows Essentials Software-Suite (bis Januar 2017) enthalten war. Es ist ein einfaches Werkzeug, das technische Redakteure zum Bearbeiten von Videos verwenden können.
Adobe FrameMaker ist ein Autorenwerkzeug für technische Redakteure, die Inhalte wiederverwenden möchten, insbesondere im Bereich des themenbasierten Schreibens und für einen strukturierten Dokumentationsprozess. Es ist ein Dokumentenverarbeitungstool, das sich für umfangreiche Dokumentationen nach Industriestandard eignet. FrameMaker ist ein DITA (Document Information Typing Architecture)-freundliches Tool für technisches Schreiben mit integrierter PDF-Druckfunktion und eine hervorragende Alternative zu Editoren wie MS Word. Einige seiner wichtigsten Funktionen sind:
- Ein-Klick-Bildgrößenänderung
- XML-Dateiverwaltung
- Geräteübergreifendes Publizieren
- Mini-Inhaltsverzeichnis
oXygen XML Author ist ein kostenloser, quelloffener DITA-konformer XML-Editor. DITA ist ein offener Standard für die Dokumentenerstellung und -veröffentlichung, der zunehmend in der technischen Dokumentation eingesetzt wird. Er beseitigt die Abhängigkeit der Inhaltsbearbeitung von einem bestimmten Tool. Zudem ermöglicht er die Erstellung DITA-konformer Online-Dokumentationen (einer Reihe von XML-Dateien), wodurch sich in Zukunft die Möglichkeit eröffnet, die Dateien einfach mit jedem anderen DITA-konformen Tool zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu pflegen.
Neben der oben genannten Liste bekannter Tools sind einige weitere Tools wie Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (Anfängerlevel), Prezi, Help+Manual und HelpnDoc unerlässlich, wenn es um technisches Schreiben für Medizinprodukte geht.
Kontaktieren Sie einen Experten für technische Redaktion für weitere Einblicke in die technische Dokumentation von Medizinprodukten.
