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O panorama regulamentar está a mudar. Deixou de ser apenas um documento estático que descreve o que é a conformidade. Atualmente, com uma procura cada vez maior por parte dos reguladores, é necessário recolher e analisar vastas quantidades de dados para garantir a conformidade. Isto cria um problema único: lidar eficazmente com este "big data", mantendo, ao mesmo tempo, uma gestão robusta de documentos regulamentares.
A Inundação de Big Data:
Sufocado por Informação Regulamentar? Em média, de acordo com um relatório da IBM recente, as organizações reguladoras controlam mais de 10 terabytes de dados regulamentares, especificamente
- Os registos de transações estimaram um crescimento anual de 30% pela IDC: O volume de dados de transações está a aumentar continuamente devido a fatores como a melhoria das transações online e a Internet das Coisas (IoT).
- Dados de clientes (com uma estimativa global de cerca de 180 zettabytes até 2025 pela Seagate): À medida que as empresas recolhem cada vez mais dados de clientes para efeitos de personalização e marketing, aumenta também a responsabilidade legal de garantir a proteção desses dados. O Machine Learning Mastery indica que os dados operacionais estão a crescer a um ritmo de 2,5 quintiliões de bytes por dia. Assim, os dados operacionais englobam tudo, desde registos de produção até à atividade de servidores. O volume de dados de dados operacionais está a explodir com operações muito mais complexas e também com um aumento no nível de automação de processos.
- De acordo com o Gartner, os dados de sensores atingirão 1,7 Mb/segundo por pessoa até 2025: o número de dispositivos ligados em casas, escritórios e fábricas está a gerar uma torrente de dados de sensores que os reguladores estarão prestes a exigir que as organizações monitorizem e analisem para efeitos de conformidade. Os sistemas tradicionais de gestão de documentos terão dificuldades com esta avalanche de dados, uma vez que foram concebidos para funcionar essencialmente com documentos estáticos. A pesquisa de pontos de dados específicos ou a identificação de tendências entre regulamentos torna-se uma tarefa hercúlea, dificultando os esforços de conformidade eficientes.
Encontrar o Equilíbrio
Com estratégias eficazes de gestão de documentos regulamentares na era do Big Data e, felizmente, com a ajuda de tecnologias inovadoras e de melhores práticas, este desafio pode ser superado. Algumas das estratégias potenciais são descritas abaixo:
- Aproveitar o Poder da IA e da Aprendizagem Automática (Machine Learning): A IA e a aprendizagem automática podem ser excelentes aliadas na gestão de big data para a RDM. A alavancagem destas tecnologias permite:
- Automatizar a extração de dados e a respetiva classificação a partir de várias fontes para garantir eficiência e eficácia no desenvolvimento e manutenção de documentos.
- Analisar vastos conjuntos de dados para identificar potenciais riscos regulamentares e áreas de melhoria: a PWC refere que as empresas que aplicaram IA à conformidade registaram uma redução de 30% nas infrações regulamentares.
- Fornecer análises preditivas que prevejam as futuras alterações regulamentares e as necessidades de dados para as fundamentar.
- A Integração é Fundamental: Fazer com que o DMS existente colabore com as plataformas de análise de big data. Isto abre caminho para um fluxo de informação harmonioso, permitindo-lhe:
- Realizar uma análise aprofundada dos dados regulamentares diretamente nos seus documentos.
- Gerar relatórios e visualizações que possam transformar informações de dados complexas em estratégias de conformidade regulamentar executáveis.
- Governação de Dados para Obter Informações Fiáveis: Os dados de qualidade constituem a base de decisões fundamentadas com base em dados regulamentares. A implementação de enquadramentos de governação de dados garante:
- Exatidão e consistência dos dados entre diferentes fontes.
- Responsabilidade clara pela titularidade e gestão dos dados.
- Processos bem definidos para o acesso e a segurança dos dados, ambos fundamentais no atual mundo orientado por dados.
O futuro da RDM
Acolher os Big Data para uma melhor conformidade Veja a vaga de big data não como um encargo, mas como uma oportunidade para a conformidade regulamentar quando associada a tecnologias inovadoras e a práticas sólidas de gestão de dados. Ao fazê-lo, as organizações podem:
- Otimizar os processos de RDM: a automação dos fluxos de trabalho e a análise de tarefas por IA pouparão muito tempo e recursos. As organizações que tiram partido da IA para a gestão de documentos registam uma redução de 40% no tempo utilizado para o processamento.
- Obter perceções de conformidade mais profundas: analisar os dados para identificar potenciais riscos antes de se tornarem problemas, permitindo estratégias de mitigação proativas.
- Demonstrar uma forte governação de dados: provar que existe um compromisso com a conformidade regulamentar através de um enquadramento de gestão de dados devidamente definido.
Ao reunir a gestão de documentos tradicional e a análise de big data, a abordagem RDM torna-se holística e confere a uma organização a confiança necessária para operar num ambiente regulamentar em mudança. Se procura uma solução RDMS que ofereça gestão e monitorização de documentos end-to-end baseada em IA generativa (GenAI), considere explorar o software Freyr rDMS. Foi concebido para otimizar os seus processos de gestão de documentos regulamentares, garantindo a conformidade em cada etapa. Uma organização baseada em dados como a Freyr Digital pode alcançar um futuro não apenas de conformidade, mas de gestão proativa de riscos. Contacte-nos hoje!
