Qualitätskontrolle und Überprüfung regulatorischer klinischer Dokumente: Arbeitsmittel und bewährte Verfahren

Die Qualitätskontrolle (QC) in der pharmazeutischen Industrie ist entscheidend bei der Überprüfung regulatorischer klinischer Dokumente, um die Genauigkeit, Konsistenz und Konformität der bei den Regulierungsbehörden zur Genehmigung eingereichten Dokumente zu gewährleisten.

Was ist eine QC-Überprüfung?

Im medizinischen Schreiben bedeutet QC, sicherzustellen, dass Inhalt, Stil und Format des Dokuments von hoher Qualität sind. Dies geschieht nicht einfach so, sondern durch eine systematische Qualitätskontrolle, die kunden-spezifischen Checklisten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) folgt, um eine gründliche und konsistente Überprüfung zu gewährleisten. Selbst gut geschriebene Dokumente können „Fehler“ enthalten, aber die QC-Experten können diese mit einem „frischen Blick“ erkennen, den ein Autor möglicherweise übersieht. Daher ist eine Qualitätskontrolle vor der Einreichung unerlässlich, denn eine gute Qualitätsprüfung braucht Zeit, ist aber die Mühe wert.

Wer sollte die QC-Überprüfung durchführen?

Idealerweise sollte die QC-Überprüfung von jemand anderem als dem Autor oder medizinischen Redakteur des Dokuments durchgeführt werden, der als QC-Prüfer/Redakteur bezeichnet werden kann und weniger, gleich viel oder mehr Erfahrung als der Autor haben kann. Die Arten von Dokumenten, die sie erhalten könnten, umfassen:

• Prüferbroschüren (IBs)
• Briefing-Unterlagen
• Klinische Studienberichte/Nachträge
• Prüfplan und Prüfplanänderungen
• Modul-2-Dokumente/Zusammenfassungen
• Sicherheitsberichte
• Antworten der Regulierungsbehörden und
• Pädiatrische Studienpläne usw.

Die „Werkzeuge des Handwerks“: Die besten Praktiken zur Durchführung der QC 

Viele Pharmaunternehmen oder CROs haben eigene Standards für die Erstellung ihrer Dokumente. Diese können in unternehmensspezifischen Vorlagen, dokumentspezifischen Richtlinien (z. B. QC-Prozessrichtlinie für klinische Einreichungsdokumente: Protokoll, IB’s und CSR usw.), Style Guides, SOPs usw. beschrieben sein. Darüber hinaus ist eine QC-Checkliste unerlässlich, um eine gleichbleibende Qualität und Detailtiefe der Überprüfung zu gewährleisten. Eine detaillierte QC-Checkliste ist ein wichtiges Hilfsmittel, um dem QC-Prüfer zu helfen, alle Aspekte einer Überprüfung abzudecken. Sie hilft ihm, den Überblick darüber zu behalten, was bereits geprüft wurde und was noch zu tun ist. Zudem unterstützt sie bei einem effizienten Zeitmanagement. Der gesamte QC-Prüf-/Bearbeitungsprozess folgt den unten aufgeführten Schritten:

1. Empfang der Workflow-Benachrichtigung vom Medical Writer:

Der Qualitätskontrollprüfer/Redakteur erhält die Anfrage des Autors (Medizinischer Redakteur) mit dem genannten Prüfumfang und dem Link (zum Navigieren im Arbeitsdokument) über die Workflow-Benachrichtigung, die aus dem jeweiligen elektronischen Datenmanagementsystem (EDMS), z. B. MEDIVA, PleaseReview oder InteliNotion usw., generiert wird, zusammen mit den Quelldokumenten/Links und den Autorenanweisungen (falls vorhanden).

2. Bestätigung der erforderlichen/Quelldokumente:

Bestätigen Sie mit dem Medizinischen Redakteur die erforderlichen/Quelldokumente, die über die in den Anmerkungen des Dokuments geteilten Links verfügbar sind und die Folgendes umfassen können:

• Aktuelle Dokumentvorlage
• Quelldokumente (Datentabellen wie TLFs, Protokoll und seine Änderungen, CSR- und SAP-Ergebnisse) usw., je nach zu prüfendem Dokument.
• Stilrichtlinien (umfassend Textstile, Zeichensetzung, Abkürzungen, Großschreibung, Zahlen- und Datumsformate, bevorzugte Wortwahl usw.).
• Autorenanweisungen, falls vorhanden (umfassend die Verwendung unternehmensspezifischer Autoren-Symbolleisten, Querverweise und Textreferenzen usw.).
• SOPs
• QC-Checklisten und Bestätigungsformulare

3. Dokumentbearbeitung starten:

Beginnen Sie mit der Bearbeitung der Dokumente, indem Sie die Funktion „Änderungen verfolgen“ (TRACK changes) aktivieren und dabei die folgenden Punkte als Hauptbestandteile der „Standard-QC-Prüfungen“ mit Beispielen beachten:

i. Formatierung:

• Seitenlayout
• Seitennummerierung
• Kopf- und Fußzeilen

ii. Konsistenz: 

• Synopsis/Zusammenfassung/Schlussfolgerung im Vergleich zum Hauptteil des Dokuments: z. B. Protokolle
• Text: Studienendpunkte und Ergebnisse, z. B. CSRs
• Tabellarische Daten im Text zitiert: insbesondere für Protokolle, den Zeitplan der Bewertungen und das Studiendesign im Vergleich zum Text

iii. Tabellen/Abbildungen:

• Formatierung und Layout
• Konsistenz im Tabellenstil im gesamten Dokument (z. B. Überschriften- und Bildunterschriftenstile)
• Klarheit der Darstellung/Legenden
• Sicherstellung, dass die Quellen in den Fußnoten (korrekt zitiert) und ihre Kennzeichnungen entsprechende Fußnoten usw. aufweisen.

iv. Literaturverweise:

• Korrekte Zitierungen
• Format der Zitate im Text (EndNote in die Literaturliste einfügen)
• Bestätigung der Vollständigkeit des Literaturverzeichnisses

v. Interne/Externe Links:

• Interne Links – bestätigt die internen Links für die Abschnitte, Tabellen im Text und/oder Abbildungen.
• Externe Links werden im gesamten Dokument genau und konsistent referenziert, und der blaue Text wurde auf die Quellabschnitte/Zitate zu externen Dokumenten angewendet, wo während der Veröffentlichungsphase des Dokuments ein Link erstellt wird.  

vi. Allgemeines:

• Überprüfung der Datengenauigkeit im Vergleich zu Quelldokumenten und deren Inhalt
• Rechtschreib- und Grammatikprüfung
• Satzbau
• Abkürzungen (kundenspezifische, falls vorhanden)
• Überprüfung von Inhaltsverzeichnis, Tabellen-/Abbildungsverzeichnis und Anhängen etc. auf Vollständigkeit
• Vorlagenprüfung etc.

vii. Hinweise geben an den Medizinredakteur:

Das Kennzeichnen von Problemen (Kommentarhinweise) für den Medizinredakteur ist ein entscheidender Schritt zur Einhaltung von Dokumentenstandards: Hier sind einige der besten Tipps, um dies effektiv zu tun:

1. Online-Markierung für den Medizinredakteur: Markieren Sie alle Kommentare für den Medizinredakteur online, wodurch dieser E-Mail-Benachrichtigungen/Mitteilungen erhält. Wenn Sie in einem Dokumenteneditor wie MS Word arbeiten, nutzen Sie die Funktionen für Änderungen nachverfolgen oder Kommentare, um Probleme direkt im Text hervorzuheben.
2. Seien Sie spezifisch (einfache Navigation): Identifizieren Sie das Problem. Anstatt zu sagen „Es gibt einen Fehler“, geben Sie genau an, worin der Fehler besteht und wo er sich befindet (Geben Sie die Abschnittsnummer im Quelldokument an, z. B.: SAP Abschnitt 7.1.1).
3. Geben Sie Kontext: Erklären Sie, warum es ein Problem ist. Zum Beispiel: „Dieser Abschnitt widerspricht den in der Synopse dargestellten Daten oder den Quelldokumenten wie dem Protokoll.“
4. Geben Sie evidenzbasierte Kommentare: gestützt durch relevante Daten, Studien oder Leitlinien und einen Styleguide, um die Kommentare effektiv zu bearbeiten.
5. Schlagen Sie Lösungen vor: Bieten Sie, wenn möglich, eine Lösung für das Problem an. Dies kann dem Medizinredakteur helfen, das Problem besser zu verstehen und es effizienter zu korrigieren.
6. Seien Sie professionell und höflich: Verwenden Sie einen respektvollen Ton. Zum Beispiel: „Mir ist eine potenzielle Inkonsistenz im Text/in den Tabellen im Vergleich zu den Quelldokumenten auf Seite 56 aufgefallen. Könnten Sie dies bitte überprüfen?“
7. Priorisierung von Kommentaren: Bearbeiten Sie zuerst die kritischen Kommentare, die die Datenkonsistenz (wesentlich) beeinträchtigen können, gefolgt von weniger dringenden, um die Zeit effizient zu verwalten.
8. Fassen Sie wichtige Probleme zusammen: Wenn es mehrere Probleme gibt, geben Sie am Ende Ihres Feedbacks eine Zusammenfassung, um sicherzustellen, dass der Medizinredakteur die Schlüsselbereiche versteht, die weitere Aufmerksamkeit erfordern.
4. Compliance-Tipps/Kommentarbearbeitung: Hier sind einige Tipps zur Bearbeitung der Kommentare während der QC-Prüfung:
   
   1. Klärungsanfragen/Anforderung zusätzlicher Informationen: Der Medizinredakteur kann sich an den QC-Prüfer wenden, um zusätzliche Informationen oder Klärungen zum Kommentar einzuholen und so eine Lösung sicherzustellen.
   2. Konsistenzprüfungen: Stellen Sie sicher, dass die Lösung mit Ton, Stil und Inhalt des gesamten Dokuments übereinstimmt.
   3. Dokumentation von Änderungen: Dokumentieren Sie die als Reaktion auf Kommentare vorgenommenen Änderungen zur Transparenz und als Referenz.
   4. Feedbackschleife bereitstellen: Implementieren Sie eine Feedbackschleife, in der der QC-Prüfer/Redakteur die Lösung überprüft, um die Zufriedenheit zu „bestätigen“.
   5. Kommentarbearbeitung während des QC-Zeitraums abschließen: Befolgen Sie die Kundenvorgaben, um sicherzustellen, dass die Kommentarbearbeitung innerhalb des vorgegebenen QC-Zeitplans erfolgt.
   6. Automatisierte Tools verwenden: Nutzen Sie automatisierte Tools oder Software, um Kommentare und deren Bearbeitung für die zukünftige Nachverfolgung zu verfolgen und zu verwalten.
5. Ausfüllen und Hochladen der Checkliste:

Stellen Sie sicher, dass die QC-Checkliste (spezifisch für jeden Dokumententyp) ausgefüllt wird, um deren Inhalte wie Text, Tabellen/Abbildungen, Anhänge usw. zu bestätigen, indem die Kästchen angekreuzt werden, wo der QC-Prüfer/Redakteur abhaken kann, dass jeder Punkt auf der Liste geprüft wurde (Ja, Nein oder N/A).

Fügen Sie außerdem ein Kommentarfeld hinzu, in dem der QC-Prüfer/Redakteur erklären kann, warum ein Punkt nicht geprüft wurde und in dem spezifische Feststellungen beschrieben werden können.

Darüber hinaus enthält die Checkliste auch ein Feld, das die Versionsnummer des Dokuments und das Datum des geprüften Dokuments zusammen mit dessen Titel, Projektcode/EDMS-Link sowie ein Feld zum Unterschreiben (elektronische Unterschrift) und zur Datierung des Formulars enthält, um zu dokumentieren, dass die QC abgeschlossen wurde.

6. Checkliste mit DocuSign/Adobe Acrobat Signature unterzeichnen:

Sobald die Checkliste ausgefüllt ist, wird der QC-Prüfer die Tools (DocuSign/Adobe Acrobat Signature) verwenden, um die Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Dies hilft, das Drucken, Unterschreiben und Scannen physischer Kopien zu vermeiden, sowie das digitale Versenden und Verwalten der Dokumente.

7. Dokumente zurück ins EDMS einchecken:

Nachdem die QC-Prüfung/Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen ist, „Speichern“ Sie das Dokument mit allen Kommentaren und Änderungen, checken Sie es zurück in das jeweilige EDMS ein und fügen Sie die unterzeichnete QC-Checkliste (PDF) bei/laden Sie sie hoch. 

8. Zum Abschluss:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir, wenn wir die geprüfte Kopie des Dokuments und die Checkliste an den Medical Writer zurückgeben, sicherstellen müssen, dass unsere Kommentare/Änderungen klar und leicht verständlich sind. Mehr als nur ein schnelles Durchlesen sind QC-Prüfungen/Bearbeitungen umfassende und detaillierte Aufgaben, die sowohl für den Prüfer als auch für den Medical Writer eine Lernerfahrung sein können. Insgesamt wird die Regulierungsbehörde als Leser qualitativ hochwertige Dokumente erwarten, was jedoch einen organisierten Prüfprozess erfordert. Neben QC-Leitfäden trägt auch eine gute QC-Checkliste zu einer gut durchgeführten Prüfung bei und verbessert den Standard der geprüften Dokumente.