,
5 min czytania
Pisanie techniczne to zawód, który tylko pozornie wydaje się łatwy i prosty. Wymaga on bardziej precyzyjnych umiejętności i wykorzystania różnych narzędzi do tworzenia odpowiednich treści oraz uzyskiwania informacji, które są trafne i łatwe do zrozumienia. Wyzwanie w pisaniu technicznym zaczyna się od dogłębnego zrozumienia produktu lub usługi, śledzenia jego funkcjonalności oraz znajomości i zrozumienia grupy docelowej.
Bycie redaktorem technicznym może być żmudne. Wymaga to gromadzenia wszystkich szczegółów technicznych, zapewnienia, że treść nie jest monotonna, oraz usprawnienia procesu dokumentacji bez błędów lub z ich minimalną liczbą. Dobre pisanie techniczne wymaga świadomości i znajomości narzędzi ułatwiających pracę. Zanim przejdziemy do popularnych narzędzi w pisaniu technicznym, przyjrzyjmy się kilku niezbędnym umiejętnościom w tej dziedzinie. Takim jak:
- Umiejętności Badawcze
- Badania i eksploracja stanowią podstawę treści technicznych, czyniąc dane bardziej wiarygodnymi i przekonującymi. Praca jako autor tekstów technicznych dla klienta wymaga pisania o produktach lub powiązanych danych, o których nigdy wcześniej się nie słyszało. Posiadanie dobrych umiejętności badawczych i bystrego umysłu pomaga w wyszukiwaniu informacji z różnych źródeł w celu opracowania treści.
- Analiza odbiorców
- Analiza odbiorców oznacza dobrą znajomość użytkownika końcowego i tworzenie treści dostępnych dla wszystkich. Analiza odbiorców jest kluczowa dla sukcesu każdego autora tekstów technicznych. Konieczne jest rozróżnienie czytelników na tych o wysokim, średnim i niskim poziomie wiedzy technicznej. Stanowi to podstawę prezentacji tekstu; odbiorcy z mniejszą wiedzą techniczną będą wymagać mniej technicznego tekstu (treści). Niektóre kluczowe pytania, które pomagają w analizie odbiorców, to:–
- Kto jest Państwa grupą docelową?
- Co wiedzą o Twojej dziedzinie technicznej?
- Jaki jest ich zawód?
- Jakie są ich interesy i potrzeby?
- Umiejętności komunikacyjne
- Rola redaktora technicznego obejmuje aktywne słuchanie i planowanie przed wniesieniem wkładu w pisemny dyskurs. Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych znacznie ułatwia ogólną zdolność redaktora technicznego. Dobra komunikacja toruje drogę, niezależnie od tego, czy chodzi o koordynację z ekspertami merytorycznymi (SME) lub interesariuszami projektu, czy o zadawanie ważnych pytań w celu zebrania informacji.
- Umiejętności Pisarskie
- Precyzyjne i zwięzłe pisanie to kluczowa umiejętność dla autorów tekstów technicznych. Powinni oni być w stanie przekazywać dokładne informacje za pośrednictwem instrukcji technicznych, SOPs i raportów technicznych, a także wielu innych form dokumentów.
- Umiejętności techniczne
- Istnieje różnica między uzyskaniem dyplomu lub stopnia naukowego w dowolnej dziedzinie technicznej a posiadaniem gruntownej wiedzy w wyspecjalizowanych obszarach. To drugie jest niezbędne do pracy jako redaktor techniczny. Od redaktorów technicznych oczekuje się pracy w kluczowych branżach, od IT, ubezpieczeń i bankowości po wyroby medyczne, farmację, opiekę zdrowotną itp.
- Praca zespołowa
- Chociaż często kojarzeni z pracą biurową, większość redaktorów technicznych musi często współpracować z interdyscyplinarnymi zespołami i działami. Współpraca z projektantami, programistami, testerami, kierownikami projektów i menedżerami produktu jest częścią codziennej rutyny redaktorów technicznych. Redaktor techniczny musi być dobrym graczem zespołowym i budowniczym zespołu, posiadającym umiejętności rozwiązywania konfliktów, podejmowania decyzji oraz planowania i organizacji.
Chociaż nie jest to wyczerpująca lista narzędzi, istnieją pewne najważniejsze, które musi posiadać redaktor techniczny. Narzędzia do pisania technicznego i dokumentacji oprogramowania pomagają redaktorom technicznym tworzyć odpowiednie treści, aby informacje kontekstowe były poprawne i łatwe do zrozumienia. Narzędzia te są przydatne w pisaniu, edytowaniu, rysowaniu, recenzowaniu i przepisywaniu dokumentacji.
Mimo że fazy pozostają w dużej mierze niezmienione, wybór i zastosowanie narzędzi w pewnym stopniu różni się w zależności od produktu lub branży. Środowisko IT specyficzne dla kodowania może wymagać narzędzi oferujących elastyczność w dokumentacji API. Natomiast branża wyrobów medycznych koncentruje się na narzędziach zapewniających bardziej dostępne opcje projektowania. Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych narzędzi do tworzenia dokumentacji technicznej, skupmy się na tych, które są precyzyjnie dostosowane do wyrobów medycznych. Takich jak:
- Microsoft Word
Microsoft Word to proste i raczej podstawowe narzędzie, które powinno znaleźć się na szczycie listy. Proste połączenie MS Word z Adobe Acrobat Reader Pro pozwala na płynne tworzenie dokumentów z łatwą konwersją między formatami PDF i DOC. Faktem jest, że MS Word pozostaje najczęściej używanym narzędziem do tworzenia różnego rodzaju dokumentów i jest najlepszym przyjacielem redaktora technicznego. Jest tak powszechny, że ten artykuł został napisany właśnie przy jego użyciu!
- Narzędzie Wycinanie systemu Windows
Narzędzie Wycinanie (Snipping Tool) jest częścią pakietu oprogramowania Windows i doskonałym narzędziem do podstawowego przechwytywania ekranu. Oprócz przechwytywania całego ekranu, umożliwia wycinanie dowolnych kształtów lub części obszaru. Ciekawą funkcją tego narzędzia jest możliwość użycia opcji opóźnienia, co pozwala na przechwytywanie nieruchomych obrazów z dokładnej klatki filmów.
- Powtoon
Pisanie techniczne i związane z nim prace pomocnicze stają się coraz bardziej wizualne. Powtoon to doskonałe narzędzie do animacji oparte na sieci, sprzedawane jako produkt SaaS. Umożliwia tworzenie innowacyjnych, animowanych prezentacji i filmów objaśniających. Animowane prezentacje to angażujący sposób na przyciągnięcie uwagi użytkowników, a Powtoon pozwala doskonalić się w tej dziedzinie.
Dla redaktorów technicznych wykonywanie zrzutów ekranu jest częścią ich codziennej rutyny, zwłaszcza jeśli dotyczy dokumentacji oprogramowania jako wyrobu medycznego. Obrazy to najlepszy sposób na przedstawienie funkcji i ułatwienie zrozumienia treści.
SnagIT to narzędzie do przechwytywania ekranu dla redaktorów technicznych, które pomaga im tworzyć spójne i profesjonalne dokumenty, oferując funkcje takie jak:
- Przechwytywanie panoramiczne z przewijaniem
- Rejestruje menu rozwijane
- Ramki i efekty graficzne
- Eksport do pamięci w chmurze
Jest to jedno z narzędzi do pisania technicznego, na którym większość osób uczy się podstaw programowania HTML. To niezwykle skuteczny i użyteczny edytor HTML dla początkujących. Jest on głównie wykorzystywany do tworzenia plików pomocy średniej wielkości oraz w przypadku, gdy produkt oprogramowania nie wymaga obszernej dokumentacji pomocy online.
Adobe Photoshop nie wymaga przedstawiania. Jest to najpopularniejsze na świecie narzędzie do edycji obrazów, służące do tworzenia i edytowania zdjęć oraz Artwork. Jest również popularnym narzędziem wśród redaktorów technicznych. Przydaje się podczas tworzenia projektów interfejsu użytkownika, edytowania zdjęć do druku, manipulowania obrazami, nakładania jednego obrazu na drugi i wielu innych zastosowań. Sprytną cechą tego narzędzia jest to, że edycja obrazu pozostaje procesem odwracalnym, co pozwala łatwo cofnąć zmiany.
Windows Movie Maker to kolejne narzędzie, które domyślnie wchodzi w skład pakietu oprogramowania Windows Essentials (do stycznia 2017 r.). Jest to proste narzędzie, które pisarze techniczni mogą wykorzystywać do edycji filmów.
Adobe FrameMaker to narzędzie do tworzenia treści dla autorów technicznych, którzy rozważają ponowne wykorzystanie materiałów, zwłaszcza w kontekście pisania opartego na tematach i ustrukturyzowanego procesu dokumentacji. Jest to narzędzie do przetwarzania dokumentów, które sprawdza się w obszernej dokumentacji zgodnej ze standardami branżowymi. FrameMaker to narzędzie do pisania technicznego, przyjazne dla DITA (Document Information Typing Architecture), z wbudowaną możliwością drukowania plików PDF i stanowi świetną alternatywę dla edytorów takich jak MS Word. Niektóre z jego najważniejszych funkcji to:
- Zmiana rozmiaru obrazu jednym kliknięciem.
- Obsługa plików XML
- Publikowanie na wielu urządzeniach
- Mini spis treści
oXygen XML Author to darmowy, otwarty edytor XML zgodny z DITA. DITA to otwarty standard tworzenia i publikowania dokumentów, który zyskuje popularność w dokumentacji technicznej. Eliminuje zależność edycji treści od konkretnego narzędzia. Umożliwia również tworzenie dokumentacji online zgodnej z DITA (zestaw plików XML), otwierając tym samym możliwość łatwej edycji, aktualizacji i utrzymania plików w przyszłości za pomocą dowolnego innego narzędzia zgodnego z DITA.
Oprócz powyższej listy znaczących narzędzi, kilka innych narzędzi, takich jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (poziom początkujący), Prezi, Help+Manual i HelpnDoc, jest niezbędnych podczas rozpoczynania pisania technicznego dla Wyrobów Medycznych.
Skontaktuj się z ekspertem ds. pisania technicznego, aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentacji technicznej wyrobów medycznych.
