Zarządzanie dokumentacją regulacyjną w erze Big Data: równowaga między zgodnością a zaawansowaną analityką

Otoczenie regulacyjne ulega zmianie. Nie jest to już tylko statyczny dokument opisujący, czym jest zgodność z przepisami. Obecnie, wraz z stale rosnącymi wymaganiami ze strony organów regulacyjnych, należy gromadzić i analizować ogromne ilości danych, aby zapewnić zgodność z przepisami. Stwarza to unikalny problem: skuteczną obsługę tych „wielkich zbiorów danych” przy jednoczesnym zachowaniu solidnego zarządzania dokumentacją regulacyjną.

Zalew wielkich zbiorów danych:

Toniesz w informacjach regulacyjnych? Średnio, według niedawnego raportu IBM, organy regulacyjne kontrolują ponad 10 terabajtów danych regulacyjnych, a mianowicie

• Zapisy transakcji wykazują szacowany 30% wzrost rocznie według IDC: wolumen danych transakcyjnych stale rośnie ze względu na takie czynniki, jak rozwój transakcji internetowych oraz Internet Rzeczy (IoT).
• Dane klientów (szacowane globalnie na około 180 zetabajtów do 2025 roku przez Seagate): Ponieważ firmy gromadzą coraz więcej danych klientów do celów personalizacji i marketingu, rośnie również obciążenie prawne związane z zapewnieniem ochrony tych danych. Machine Learning Mastery informuje, że dane operacyjne rosną w tempie 2,5 tryliona bajtów dziennie. Dane operacyjne obejmują zatem wszystko, od dzienników produkcyjnych po aktywność serwerów. Objętość danych operacyjnych gwałtownie rośnie wraz z dużo bardziej złożonymi operacjami, a także wzrostem poziomu automatyzacji procesów.
• Według firmy Gartner do 2025 roku ilość danych z czujników osiągnie 1,7 MB na sekundę na osobę: liczba połączonych urządzeń w domach, biurach i fabrykach generuje falę danych z czujników, których monitorowania i analizowania pod kątem zgodności z przepisami organy regulacyjne będą niemal bezwzględnie wymagać od organizacji. Tradycyjne systemy zarządzania dokumentacją będą miały problem z tym natłokiem danych, ponieważ zostały zaprojektowane do obsługi głównie statycznych dokumentów. Wyszukiwanie konkretnych punktów danych lub identyfikowanie trendów w przepisach staje się gigantycznym zadaniem, co utrudnia skuteczne wysiłki na rzecz zapewnienia zgodności.

Zachowanie równowagi

Dzięki skutecznym strategiom zarządzania dokumentacją regulacyjną w erze big data oraz – na szczęście – przy pomocy innowacyjnych technologii i najlepszych praktyk można pokonać to wyzwanie. Niektóre z potencjalnych strategii przedstawiono poniżej:

• Wykorzystanie siły sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego: Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe mogą być świetnymi sprzymierzeńcami w zarządzaniu dużymi zbiorami danych do celów zarządzania danymi regulacyjnymi (RDM). Wykorzystanie tych technologii pozwala na:
• Automatyzacja ekstrakcji i klasyfikacji danych z wielu źródeł w celu zapewnienia wydajności i skuteczności przy opracowywaniu i aktualizacji dokumentów.
• Analiza ogromnych zbiórów danych w celu zidentyfikowania potencjalnych ryzyk regulacyjnych i obszarów wymagających poprawy: PWC podaje, że firmy, które zastosowały sztuczną inteligencję w obszarze zgodności z przepisami, odnotowały 30% spadek liczby naruszeń przepisów.
• Dostarczanie analiz predykcyjnych, które przewidują nadchodzące zmiany regulacyjne oraz zapotrzebowanie na dane niezbędne do ich obsługi.
• Integracja jest kluczowa: umożliwienie istniejącemu systemowi zarządzania dokumentami współpracy z platformami analityki wielkich zbiorów danych. Otwiera to drogę do płynnego przepływu informacji, pozwalając na:
  • Przeprowadzanie pogłębionej analizy danych regulacyjnych bezpośrednio w dokumentach.
  • Generowanie raportów i wizualizacji, które mogą przekształcić skomplikowane wnioski z danych w wykonalne strategie zgodności z przepisami.
• Zarządzanie danymi dla uzyskania wiarygodnych wniosków: wysokiej jakości dane stanowią fundament świadomych decyzji opartych na informacjach regulacyjnych. Wdrożenie ram zarządzania danymi gwarantuje:
• Dokładność i spójność danych z różnych źródeł.
• Jasną odpowiedzialność za własność danych i zarządzanie nimi.
• Dobrze zdefiniowane procesy dostępu do danych i ich bezpieczeństwa, które są kluczowe w dzisiejszym świecie opartym na danych.

Przyszłość zarządzania dokumentacją regulacyjną (RDM)

Wykorzystanie big data na rzecz lepszej zgodności z przepisami. Lawinowy przyrost dużych zbiorów danych należy postrzegać nie jako obciążenie, lecz jako szansę na zapewnienie zgodności z przepisami, jeśli połączy się go z innowacyjnymi technologiami i solidnymi praktykami zarządzania danymi. Dzięki temu organizacje mogą:

• Usprawnić procesy RDM: automatyzacja przepływów pracy i analiza zadań oparta na sztucznej inteligencji pozwolą zaoszczędzić dużo czasu i zasobów. Organizacje, które wykorzystują sztuczną inteligencję do zarządzania dokumentami, odnotowują 40% skrócenie czasu potrzebnego na ich przetwarzanie.
• Zyskać głębszy wgląd w kwestie zgodności: analiza danych pozwala zidentyfikować potencjalne zagrożenia, zanim stanie się on problemem, co umożliwia proaktywne stosowanie strategii mitygacji.
• Wykazać solidne zarządzanie danymi: udowodnienie zaangażowania w przestrzeganie przepisów za pomocą odpowiednio zdefiniowanych ram zarządzania danymi.

Łącząc tradycyjne zarządzanie dokumentami z analizą wielkich zbiorów danych, podejście RDM staje się kompleksowe i napełnia organizację pewnością w radzeniu sobie w zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym. Jeśli szukasz rozwiązania klasy RDMS, które oferuje kompleksowe zarządzanie dokumentami i monitorowanie oparte na generatywnej sztucznej inteligencji, rozważ zapoznanie się z oprogramowaniem Freyr rDMS. Zostało ono zaprojektowane w celu usprawnienia procesów zarządzania dokumentami regulacyjnymi przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami na każdym etapie. Organizacja oparta na danych, taka jak Freyr Digital, może osiągnąć przyszłość opartą nie tylko na zgodności z przepisami, ale także na proaktywnym zarządzaniu ryzykiem. Skontaktuj się z nami już dziś!