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Los fabricantes de Dispositivos Médicos deben incluir la documentación requerida con cada producto para ayudar a los consumidores a comprender su uso. Esta documentación, a veces, puede tener varios cientos de páginas, lo que resulta abrumador para los consumidores. Se elaboran guías de referencia rápida para cubrir toda la información necesaria del producto, y los consumidores no tengan que revisar una gran cantidad de contenido para encontrarla.
Una guía de referencia rápida proporciona un conjunto de instrucciones breves para usar un dispositivo médico y presenta las siguientes ventajas:
- Reduce el tiempo de formación
- Guía a los usuarios para realizar las acciones en pasos más sencillos y cortos.
- Evita que los usuarios tengan que revisar toda la documentación cuando necesitan una información específica y proporciona el uso básico en una versión más corta.
- Reduce la necesidad de formación presencial y el coste adicional de que otro empleado o experto vuelva a explicar los procesos
- Los tutoriales están bien escritos y son suficientemente descriptivos para guiar al usuario a través de los pasos necesarios en poco tiempo
Con frecuencia, a los usuarios les resulta cómodo confiar en ilustraciones o imágenes para comprender el uso y el método para realizar acciones en un Dispositivo Médico. Los estudios dicen que el 90% de la información transmitida al cerebro es visual, y tener ilustraciones ayudará en escenarios donde los usuarios desconocen la jerga del equipo.
Las guías de referencia rápida pueden ser muy detalladas o breves, según lo que se necesite. Son una comunicación impresa sencilla e informativa que orienta a profesionales de la salud, ingenieros, pacientes y usuarios finales. Proporcionan orientación para cumplir con los procesos, las directrices de cumplimiento y los estándares de seguridad. Aquí hay algunos puntos clave a considerar antes de la formulación de guías de referencia rápida para los usuarios:
- Debe elaborarse teniendo en cuenta que los usuarios pueden no tener conocimientos previos.
- El contenido presentado en las guías de usuario debe ser útil, actualizado y pertinente
- Debe proporcionar a los usuarios información fácil de consultar.
- Debe estar organizado en secciones con etiquetas en ambos lados de las carpetas.
- Se deben añadir índices de tabla al principio de la guía para facilitar la navegación a los usuarios.
- El contenido debe tener representaciones sencillas y claras.
- Añadir encabezados y subtítulos puede facilitar la lectura rápida del contenido y hacer la información más accesible
- Deben incluirse ejemplos y situaciones típicas para una mejor comprensión
- Las imágenes, infografías y gráficos deben incorporarse donde sea necesario para mejorar la percepción visual y la comprensión.
A menudo, los usuarios necesitan información sobre el dispositivo para realizar rápidamente ciertas tareas específicas. En tales circunstancias, el usuario necesita el conocimiento para realizar la tarea sin tener que leer todo el manual. Es entonces cuando las guías de usuario resultan útiles.
Las empresas que fabrican productos de consumo con diversos componentes suelen emitir guías rápidas para los consumidores. Cuando los dispositivos se piden en línea, requieren montaje o tecnología básica. Estos artículos siempre se proporcionan con guías para ayudar a los usuarios finales a montar el dispositivo y ponerlo en funcionamiento. La experiencia del usuario puede mejorarse incorporando diapositivas con texto sencillo para que los usuarios de todas las capacidades de lectura puedan comprender cada paso necesario para completar el proceso. Añadir indicadores visuales como iconos y colores ayuda a crear un diseño fácil de usar.
Las guías se elaborarán teniendo en cuenta que los usuarios finales pueden tener diferentes niveles de cualificación y comprensión, por lo que el lenguaje utilizado debe ser:
- Descriptivo, pero no condescendiente.
- Debe evitarse el lenguaje técnico. La explicación debe ser sencilla y comprensible para una persona no experta.
- Cuando la terminología o las abreviaturas deban incluirse en las guías, estas deben ser claras y concisas.
- Es mejor que se explique el procedimiento paso a paso.
- Inicie el procedimiento con verbos de acción. Por ejemplo, "Instale las pilas en el dispositivo" o "Inserte la tira en el dispositivo de monitoreo".
Cuando actualizan o instalan el software de un dispositivo, los fabricantes incluyen una guía de inicio rápido que ayuda a alertar a los usuarios sobre la disponibilidad de nuevas funciones y explica su funcionamiento. Por ejemplo, una guía de referencia rápida para un dispositivo de control de la presión arterial puede indicar a un usuario cómo utilizarlo, o una guía de referencia rápida de un dispositivo de control de glucosa en sangre puede ayudar a los usuarios a tomar rápidamente una lectura de los niveles de glucosa en sangre.
Las guías de referencia rápida pueden ayudar a las empresas a presentar información adicional antes de nuevos cambios. Esto proporciona a los empleados más información sobre el nuevo proceso o producto antes de que se produzca la actualización. Al recorrer ellos mismos el proceso de instalación o implementación, los usuarios comprenden cómo funciona el proceso o producto. Además, sirve como referencia en caso de fallo. Tenga la seguridad de que la guía facilita mucho el proceso a los usuarios.
La guía de referencia debe elaborarse como si fuera un manual de instrucciones para las tareas cotidianas. Ya sea un manual del empleado o de capacitación, debe proporcionar información útil al instante. Debe aclarar cualquier suposición, responder a cualquier pregunta que surja y ayudar a resolver los problemas que el usuario final pueda encontrar al instalar o usar el dispositivo.
Para saber más sobre las guías de referencia rápida y su importancia en el campo de los Dispositivos Médicos, Consulte a Freyr.
