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La redazione tecnica è una professione che sembra solo facile e semplice. Richiede competenze più raffinate e implica l'uso di vari strumenti per creare il contenuto giusto e ottenere informazioni appropriate e facili da capire. La sfida per la redazione tecnica inizia con una comprensione approfondita del prodotto o servizio, rimanendo aggiornati sulle sue funzionalità e conoscendo e comprendendo il pubblico di destinazione.
Essere un redattore tecnico può essere noioso. Implica la raccolta di tutti i dettagli tecnici, l'assicurazione che il contenuto non sia monotono e la semplificazione del processo di documentazione con errori nulli o trascurabili. Una buona redazione tecnica richiede consapevolezza e conoscenza degli strumenti che facilitano il lavoro. Prima di passare agli strumenti più diffusi nella redazione tecnica, esaminiamo alcune competenze indispensabili per la redazione tecnica. Ad esempio:
- Capacità di Ricerca
- La ricerca e l'esplorazione sono i pilastri dei contenuti tecnici, rendendo i dati più credibili e convincenti. Lavorare come redattore tecnico per un cliente implica scrivere di prodotti o dati correlati di cui non si è mai sentito parlare prima. Avere buone capacità di ricerca e una mente acuta e osservatrice aiuta a reperire informazioni da diverse fonti per formulare il contenuto.
- Analisi del Pubblico
- L'analisi del pubblico si traduce nell'avere una buona consapevolezza dell'utente finale e nel generare contenuti inclusivi. Analizzare il pubblico è essenziale per il successo di ogni redattore tecnico. È necessario distinguere i lettori in base al loro livello di tecnicità: altamente tecnici, moderati o meno tecnici. Costituisce la base della rappresentazione del testo; un pubblico con meno conoscenze tecniche richiederà un testo (contenuto) meno tecnico. Alcune domande chiave che aiutano a eseguire l'analisi del pubblico sono:–
- Qual è il vostro pubblico di riferimento?
- Cosa sanno del vostro campo tecnico?
- Qual è la loro professione?
- Quali sono i loro interessi e le loro esigenze?
- Competenze comunicative
- Il ruolo di un redattore tecnico implica l'ascolto attivo e la pianificazione prima di contribuire al discorso scritto. Possedere buone capacità comunicative facilita notevolmente la capacità complessiva del redattore tecnico. Una buona comunicazione spiana la strada, sia che si tratti di coordinarsi con esperti o stakeholder del progetto, sia che si tratti di porre domande importanti per raccogliere informazioni.
- Capacità di redazione
- La scrittura precisa e concisa è un'abilità fondamentale per i redattori tecnici. I redattori dovrebbero essere in grado di trasmettere informazioni accurate attraverso manuali tecnici, SOP e relazioni tecniche, tra le molte forme di documenti.
- Competenze Tecniche
- Esiste una differenza tra l'ottenere un diploma o una laurea in qualsiasi campo tecnico e l'avere una conoscenza approfondita di aree specializzate. Quest'ultima è un requisito fondamentale per lavorare come redattore tecnico. I redattori tecnici sono chiamati a lavorare in settori vitali, dall'IT, Assicurazioni e Banche ai Dispositivi Medici, Prodotti Farmaceutici, Sanità, ecc.
- Lavoro di squadra
- Sebbene spesso si pensi che svolgano un lavoro d'ufficio, la maggior parte dei redattori tecnici deve spesso collaborare con team e dipartimenti interfunzionali. La collaborazione con designer, sviluppatori, tester, project manager e product manager fa parte della routine quotidiana dei redattori tecnici. Un redattore tecnico deve essere un buon giocatore di squadra e un costruttore di team, possedendo capacità di risoluzione dei conflitti, capacità decisionali e capacità di pianificazione e organizzazione.
Sebbene non sia un elenco esaustivo di strumenti, questi sono alcuni dei più importanti che uno scrittore tecnico deve possedere. Gli strumenti di scrittura tecnica e di documentazione software aiutano gli scrittori tecnici a curare il contenuto giusto per rendere le informazioni contestuali corrette e facili da capire. Questi strumenti sono utili per la scrittura, la modifica, la creazione, la revisione e la riscrittura della documentazione.
Sebbene le fasi rimangano in gran parte invariate, la scelta e l'utilizzo degli strumenti, in una certa misura, variano a seconda del prodotto o del settore. Un ambiente IT specifico per la codifica potrebbe richiedere strumenti che offrano flessibilità nella documentazione delle APIs. Al contrario, il settore dei dispositivi medici si concentra su strumenti che offrono opzioni di progettazione più accessibili. Data la varietà di strumenti di scrittura tecnica disponibili, concentriamoci su quelli specificamente allineati ai dispositivi medici. Ad esempio:
- Microsoft Word
Microsoft Word è uno strumento semplice e piuttosto basilare per essere in cima alla lista. La semplice combinazione di MS Word con Adobe Acrobat Reader Pro consente di creare documenti senza problemi con una facile conversione tra i formati PDF e DOC. Il fatto è che MS Word rimane lo strumento più comunemente usato per creare vari documenti ed è il migliore amico di uno scrittore tecnico. Così comune che questo articolo è stato scritto usandolo!
- Strumento Cattura schermo di Windows
Lo strumento "Cattura schermo" (Snipping tool) fa parte della suite di software Windows ed è un'ottima risorsa per la cattura di base dello schermo. Oltre alla cattura a schermo intero, consente ritagli a mano libera o ritagli di aree parziali. Una caratteristica interessante di questo strumento è la possibilità di utilizzare l'opzione di ritardo, che consente di catturare immagini fisse dal fotogramma esatto dei video.
- Powtoon
La redazione tecnica e il suo lavoro periferico stanno diventando sempre più visivi. Powtoon è un eccellente strumento di animazione basato sul web, venduto come prodotto SaaS. Permette la creazione di presentazioni animate innovative e video esplicativi. Le presentazioni animate sono un modo coinvolgente per catturare l'attenzione degli utenti, e Powtoon ti permette di eccellere in quest'arte.
Per i redattori tecnici, acquisire screenshot fa parte della loro routine quotidiana, soprattutto se si tratta della documentazione di Software come Dispositivo Medico. Le immagini sono il modo migliore per rappresentare le funzionalità e rendere il contenuto facile da comprendere.
SnagIT è uno strumento di acquisizione schermo per i redattori tecnici, utile a rendere i loro documenti coerenti e professionali, con funzionalità quali:
- Cattura a scorrimento panoramico
- Acquisisce i menu a discesa
- Bordi ed effetti immagine
- Esportazioni su archiviazione cloud.
È uno strumento di scrittura tecnica con cui la maggior parte delle persone impara le basi della programmazione HTML. È un editor HTML estremamente efficace e utilizzabile per i principianti. Viene utilizzato principalmente per creare file di aiuto di medie dimensioni e se un prodotto software non richiede una documentazione di aiuto online complessa.
Adobe Photoshop non ha bisogno di presentazioni. È lo strumento di editing di immagini più popolare al mondo per la creazione e la modifica di foto e Artwork. È anche uno strumento popolare tra gli scrittori tecnici. È utile per creare design di UI, modificare un'immagine per la stampa, manipolare un'immagine, sovrapporre un'immagine a un'altra e altro ancora. Una caratteristica abile di questo strumento è che l'editing delle immagini rimane un processo reversibile, consentendo facilmente di annullare le modifiche.
Windows Movie Maker è un altro strumento fornito di default come parte della suite software Windows Essentials (fino a gennaio 2017). È uno strumento semplice che i redattori tecnici possono utilizzare per modificare i video.
Adobe FrameMaker è uno strumento di authoring per qualsiasi redattore tecnico che consideri il riutilizzo dei contenuti, per quanto riguarda la scrittura basata su argomenti e per un processo di documentazione strutturato. È uno strumento di elaborazione documenti adatto a documentazioni estese e conformi agli standard di settore. FrameMaker è uno strumento di scrittura tecnica compatibile con DITA (Document Information Typing Architecture), con la capacità integrata di stampare un PDF e un'ottima alternativa a editor come MS Word. Alcune delle sue caratteristiche principali sono:
- Ridimensionamento delle immagini con un clic
- Gestione dei file XML
- Pubblicazione multidevice
- Mini indice
oXygen XML Author è un editor XML gratuito, open-source e conforme a DITA. DITA è uno standard aperto per la creazione e la pubblicazione di documenti che si sta diffondendo nella documentazione tecnica. Elimina la dipendenza dalla modifica dei contenuti da uno strumento specifico. Inoltre, consente di creare documentazione online conforme a DITA (un insieme di file XML), aprendo così la possibilità in futuro di modificare, aggiornare e mantenere facilmente i file tramite qualsiasi altro strumento conforme a DITA.
Oltre all'elenco di strumenti di spicco sopra menzionato, alcuni altri strumenti come Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel (livello principiante), Prezi, Help+Manual e HelpnDoc sono essenziali quando si avvia la redazione tecnica per i dispositivi medici.
Contatta un esperto di redazione tecnica per maggiori informazioni sulla documentazione tecnica dei dispositivi medici.
