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I produttori di dispositivi medici devono includere la documentazione richiesta con ogni prodotto per aiutare i consumatori a comprenderne l'uso. Questa documentazione, a volte, può avere alcune centinaia di pagine, il che è scoraggiante per i consumatori. Le guide di riferimento rapido sono curate per coprire tutte le informazioni necessarie sul prodotto, e i consumatori potrebbero non dover sfogliare una tonnellata di contenuti per trovarle.
Una guida di riferimento rapido fornisce una serie di brevi istruzioni per l'utilizzo di un dispositivo medico e presenta i seguenti vantaggi:
- Riduce i tempi di formazione
- Guida gli utenti a eseguire le azioni in passaggi più semplici e brevi
- Evita agli utenti di dover consultare l'intera documentazione quando è necessaria una specifica informazione e fornisce l'uso di base in una versione più breve.
- Ridurre la necessità di formazione in presenza e il costo aggiuntivo di dover far rispiegare i processi da un altro dipendente o esperto
- I tutorial sono ben scritti e sufficientemente descrittivi per guidare l'utente attraverso i passaggi necessari in poco tempo.
Molto spesso, gli utenti trovano comodo affidarsi a illustrazioni o immagini per comprendere l'uso e il metodo di esecuzione delle azioni su un dispositivo medico. Gli studi affermano che il 90% delle informazioni trasmesse al cervello è visivo, e avere illustrazioni aiuterà in scenari in cui gli utenti non conoscono il gergo dell'attrezzatura.
Le guide di riferimento rapido possono essere molto dettagliate o brevi, a seconda delle necessità. Sono una comunicazione stampata diretta e informativa che guida professionisti sanitari, ingegneri, pazienti e utenti finali. Forniscono indicazioni per aderire a processi, linee guida di conformità e standard di sicurezza. Ecco alcuni punti chiave da considerare prima della formulazione delle guide di riferimento rapido per gli utenti:
- Dovrebbe essere preparato tenendo conto che gli utenti potrebbero non avere conoscenze pregresse
- Il contenuto presentato nelle guide per l'utente dovrebbe essere utile, aggiornato e pertinente
- Dovrebbe fornire agli utenti informazioni di facile consultazione
- Dovrebbe essere organizzato in sezioni con etichette su entrambi i lati dei raccoglitori
- Gli indici delle tabelle dovrebbero essere aggiunti all'inizio della guida per facilitare la navigazione agli utenti
- Il contenuto dovrebbe avere rappresentazioni semplici e chiare
- L'aggiunta di titoli e sottotitoli può rendere il contenuto più facilmente consultabile e le informazioni più accessibili.
- Esempi e scenari tipici dovrebbero essere inclusi per una migliore comprensione.
- Immagini, infografiche e grafici dovrebbero essere incorporati ove richiesto per migliorare la percezione visiva e la comprensibilità.
Spesso gli utenti necessitano di alcune informazioni sul dispositivo per eseguire rapidamente determinate attività specifiche. In tali circostanze, l'utente ha bisogno delle conoscenze per svolgere il compito senza dover leggere l'intero manuale. È in questi casi che le guide per l'utente si rivelano utili.
Le aziende che producono prodotti di consumo con vari componenti sono propense a pubblicare guide rapide per i consumatori. Quando i dispositivi vengono ordinati online, richiedono assemblaggio o tecnologia di base. Questi articoli sono invariabilmente forniti di guide per aiutare gli utenti finali ad assemblare il dispositivo e a metterlo in funzione. L'esperienza utente può essere migliorata incorporando diapositive con testo semplice, in modo che gli utenti di tutte le capacità di lettura possano comprendere ogni passaggio necessario per completare il processo. L'aggiunta di indicatori visivi come icone e colori aiuta a creare un design intuitivo.
Le guide saranno curate tenendo presente che gli utenti finali potrebbero avere diversi livelli di qualifiche e comprensione, motivo per cui il linguaggio utilizzato dovrebbe essere:
- Descrittivo ma non paternalistico
- Il linguaggio tecnico dovrebbe essere evitato. La spiegazione dovrebbe essere semplice e comprensibile per un non addetto ai lavori.
- Quando terminologie o abbreviazioni devono essere incluse nelle guide, dovrebbero essere chiare e concise.
- È meglio che la procedura sia spiegata passo dopo passo
- Iniziare la procedura con verbi forti. Ad esempio, "Installare le batterie nel dispositivo" o "Inserire la striscia nel dispositivo di monitoraggio"
Quando si aggiorna o si installa il software di un dispositivo, i produttori includono una guida rapida che aiuta ad avvisare gli utenti sulla disponibilità di nuove funzionalità e ne spiega il funzionamento. Ad esempio, una guida di riferimento rapido per un dispositivo di monitoraggio della pressione sanguigna può indicare a un utente come usarlo, oppure una guida di riferimento rapido per un dispositivo di monitoraggio della glicemia può aiutare gli utenti a rilevare rapidamente i livelli di glucosio nel sangue.
Le guide di riferimento rapido possono supportare le aziende nella presentazione di informazioni aggiuntive prima di nuove modifiche. Questo fornisce ai dipendenti maggiori informazioni sul nuovo processo o prodotto prima che l'aggiornamento avvenga. Attraverso l'esecuzione del processo di installazione o implementazione, gli utenti comprendono come funziona il processo o il prodotto. Inoltre, funge da riferimento in caso di guasto. State certi, la guida rende il processo molto più semplice per gli utenti.
Una guida di riferimento dovrebbe essere curata come un manuale di istruzioni per i compiti quotidiani. Che si tratti di un manuale per i dipendenti o di un manuale di formazione, dovrebbe fornire informazioni utili immediatamente. Dovrebbe chiarire qualsiasi ipotesi, rispondere a qualsiasi domanda e aiutare a risolvere i problemi che l'utente finale potrebbe incontrare durante l'installazione o l'utilizzo del dispositivo.
Per saperne di più sulle guide di riferimento rapido e sulla loro importanza nel campo dei Dispositivi Medici, Consultate Freyr.
