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Os fabricantes de dispositivos médicos têm de incluir a documentação necessária com cada produto, para ajudar os consumidores a compreender a sua utilização. Esta documentação pode, por vezes, ter algumas centenas de páginas, o que pode ser intimidante para os consumidores. Os guias de referência rápida são elaborados de forma a abranger toda a informação necessária sobre o produto, poupando aos consumidores o trabalho de terem de vasculhar uma enorme quantidade de conteúdo para a encontrar.
Um guia de referência rápida fornece um conjunto de instruções sucintas sobre a utilização de um dispositivo médico e apresenta as seguintes vantagens:
- Reduz o tempo de formação
- Orientam os utilizadores a realizar as ações em passos mais simples e mais curtos
- Evita que os utilizadores tenham de consultar toda a documentação quando precisam de uma informação específica e apresenta as instruções básicas numa versão mais sucinta.
- Reduzir a necessidade de formação presencial e os custos adicionais decorrentes de ter de recorrer a outro colaborador ou especialista para voltar a explicar os processos
- Os tutoriais estão bem redigidos e são suficientemente descritivos para guiar o utilizador através dos passos necessários num instante
Na maioria das vezes, os utilizadores consideram mais fácil recorrer a ilustrações ou imagens para compreender a utilização e o procedimento a seguir num dispositivo médico. Estudos indicam que 90 % da informação transmitida ao cérebro é visual, e a presença de ilustrações será útil em situações em que os utilizadores não estão familiarizados com a terminologia técnica do equipamento.
Os guias de referência rápida podem ser muito detalhados ou sucintos, dependendo das necessidades. Trata-se de um documento impresso simples e informativo que orienta profissionais de saúde, engenheiros, doentes e utilizadores finais. Fornece orientações para o cumprimento de processos, diretrizes de conformidade e normas de segurança. Aqui ficam algumas indicações importantes a ter em conta antes da elaboração de guias de referência rápida para os utilizadores:
- A sua organização deve ter em conta o facto de os utilizadores poderem não possuir conhecimentos prévios
- O conteúdo apresentado nos guias do utilizador deve ser útil, atualizado e relevante
- Deve fornecer aos utilizadores informações que sejam fáceis de consultar
- Deve ser organizado em secções com etiquetas em ambos os lados das pastas
- Devem ser incluídos índices no início do guia, para facilitar a navegação dos utilizadores
- O conteúdo deve apresentar representações simples e claras
- A adição de títulos e subtítulos permite uma leitura rápida do conteúdo e torna a informação mais acessível
- Devem ser incluídos exemplos e cenários típicos para uma melhor compreensão
- Devem ser incluídas imagens, infográficos e gráficos sempre que necessário, para melhorar a perceção visual e a compreensão.
Muitas vezes, os utilizadores precisam de algumas informações sobre o dispositivo para realizar rapidamente determinadas tarefas específicas no mesmo. Nessas circunstâncias, o utilizador precisa de saber como realizar a tarefa sem ter de ler o manual na íntegra. É aí que os guias do utilizador se revelam úteis.
É provável que as empresas que fabricam produtos de consumo com vários componentes publiquem guias rápidos para os consumidores. Quando os dispositivos são encomendados em online, requerem montagem ou conhecimentos técnicos básicos. Estes artigos são invariavelmente acompanhados de guias para ajudar os utilizadores finais a montar o dispositivo e a colocá-lo em funcionamento. A experiência do utilizador pode ser melhorada através da incorporação de diapositivos com texto simples, para que utilizadores com todos os níveis de literacia possam compreender cada passo necessário para concluir o processo. A adição de indicadores visuais, tais como ícones e cores, ajuda a criar um design intuitivo.
Os guias devem ser elaborados tendo em conta que os utilizadores finais podem ter diferentes níveis de qualificações e compreensão, razão pela qual a linguagem utilizada deve ser:
- Descritivo, mas sem ser condescendente
- Deve evitar-se a linguagem técnica. A explicação deve ser simples e compreensível para um leigo.
- Quando for necessário incluir terminologias ou abreviaturas nos guias, estas devem ser claras e concisas
- É melhor que o procedimento seja explicado passo a passo
- Comece o procedimento com verbos fortes. Por exemplo, «Coloque as pilhas no dispositivo» ou «Insira a tira no dispositivo de monitorização»
Ao atualizar ou instalar o software de um dispositivo, os fabricantes incluem um guia de início rápido que ajuda a informar os utilizadores sobre a disponibilidade de novas funcionalidades e explica o seu funcionamento. Por exemplo, um guia de referência rápida para um dispositivo de monitorização da pressão arterial pode indicar ao utilizador como utilizá-lo, ou um guia de referência rápida para um dispositivo de monitorização da glicemia pode ajudar os utilizadores a medir rapidamente os níveis de glicemia.
Os guias de referência rápida podem ajudar as empresas a enviar informações adicionais antes da implementação de novas alterações. Isto proporciona aos colaboradores mais informações sobre o novo processo ou produto antes de a atualização ocorrer. Ao percorrerem eles próprios o processo de instalação ou implementação, os utilizadores compreendem como o processo ou produto funciona. Além disso, serve como referência em caso de falha. Fique descansado, pois o guia facilita consideravelmente o processo para os utilizadores.
O guia de referência deve ser elaborado como se fosse um manual de instruções para as tarefas da vida quotidiana. Quer se trate de um manual do colaborador ou de um manual de formação, deve fornecer informações úteis no momento em que são necessárias. Deve esclarecer quaisquer pressupostos, responder a quaisquer dúvidas e ajudar a resolver os problemas que o utilizador final possa enfrentar durante a instalação ou utilização do dispositivo.
Para saber mais sobre os guias de referência rápida e a sua importância no domínio dos dispositivos médicos, consulte a Freyr.
