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O manual de utilização é a referência mais oficial e abrangente sobre o funcionamento e a manutenção de um produto ou dispositivo. Os manuais fornecem informações conceptuais, tais como a teoria do projeto. Um manual de utilização deve conter todas as informações relevantes, funcionalidades, procedimentos e tarefas necessárias para instalar, atualizar, manter e desinstalar o produto ou software. Deve também descrever em pormenor, para o utilizador, as principais tarefas e soluções para problemas ou dúvidas típicas.
O manual de instruções está em conformidade com a regulamentação e deve ser cumprido pelo utilizador. Qualquer desvio detetado é inaceitável.
Índice de um Manual de Operações
O manual de utilização inclui os seguintes tópicos:
- Introdução: Descreve, de forma sucinta, o produto, explica as suas características e indica o objetivo do documento.
- Requisitos de instalação ou pré-instalação:
- Esta secção enumera todos os pré-requisitos e dependências necessários para instalar o dispositivo corretamente. Inclui especificações de hardware (por exemplo, tipo de CPU, RAM, tipo de disco rígido (por exemplo, SSD), sistema de ficheiros/partição e espaço em disco necessário)
- Deve também ser definido o software necessário, com a versão e o lançamento (mínimos) exigidos. Tal pode incluir os seguintes elementos:
- Sistema operativo: Linux, nomeadamente distribuições específicas do Linux (Red Hat Enterprise Linux, Debian, Ubuntu) ou Windows (Windows Server, Windows 11, etc.)
- submissão servidor: Se o seu software assim o exigir, introduza os detalhes, tais como o fornecedor, o nome e a versão do servidor « submissão » (caso não tenha sido instalado automaticamente pelo programa de instalação do seu software)
- Bibliotecas e software adicional: Caso seja necessário algum software ou biblioteca específica, por favor, indique (por exemplo, .NET Framework, JAVA SDK, etc.)
- Fornecer instruções detalhadas sobre a instalação de software ou sistemas, tais como a forma de integrar o início de sessão único entre o fornecedor de serviços na nuvem do cliente, o ambiente local ou a configuração do dispositivo «Active Directory» e o módulo de autenticação de utilizadores dos produtos de integração de colaboradores
- Instruções de funcionamento: Inclui uma lista de instruções passo a passo que são tão exatas e precisas quanto possível. Após a conclusão da instalação, o ficheiro de configuração e as definições de configuração podem ser atualizados. É essencial enumerar todos os ficheiros de configuração ou ecrãs necessários, juntamente com os elementos de configuração e os valores possíveis. Isto porque limitar-se a fornecer a configuração e os valores predefinidos pode não ser útil para todos os clientes. Os leitores precisam de ter uma ideia clara do que deve ser verificado e qual é o resultado e o desfecho esperados.
- Instruções de segurança: Asinstruções de segurançainformam o utilizador sobre os requisitos mínimos de segurança, tais como medidas preventivas e de proteção. É necessário cumprir estas medidas para proteger as pessoas contra riscos para a sua saúde e garantir a segurança do equipamento utilizado.
- Manutenção e resolução de problemas:
- Monitorização e manutenção do sistema – por exemplo, verificar o espaço em disco, realizar auditorias de segurança e proteção, efetuar cópias de segurança e recuperação de dados, arquivar dados antigos, obter e instalar atualizações e melhorias
- Informações para responder a perguntas típicas e pedidos de assistência por parte do utilizador final, destinadas ao departamento de assistência do cliente – por exemplo, perguntas frequentes (FAQ), ligação para o portal de assistência do fornecedor, contacto com o serviço de assistência do fornecedor para assistência de 2.º e 3.º nível, juntamente com o acordo de nível de serviço (SLA), além de procedimentos de emergência e orientações em caso de erro humano ou falha do sistema
- Pode também incluir regras e requisitos adicionais de natureza regulamentar e relacionados com a privacidade
- Desinstalação/Desmontagem: Descreve uma lista de instruções passo a passo sobre como desmontar/desinstalar hardware/software de forma adequada
- Informações adicionais: Quaisquer informações adicionais necessárias para apoiar os procedimentos operacionais do dispositivo, ou quaisquer outras informações, podem ser enumeradas e explicadas em pormenor no processo
As organizações devem elaborar manuais de operação que forneçam procedimentos operacionais normalizados (PON) claros. Os manuais e as informações neles contidas devem incluir contributos importantes dos departamentos, tais como o desenvolvimento e o teste de produtos, a operação, a manutenção e o serviço ao cliente.
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