Qu'est-ce que l'enregistrement eCOSMA ?

La plupart des produits cosmétiques présents en Arabie saoudite sont importés, ce qui en fait un marché lucratif pour l'industrie cosmétique. Toutefois, avant qu'une entreprise puisse commencer à commercialiser et à vendre ses produits au Royaume d'Arabie saoudite, elle doit déclarer et enregistrer chaque produit auprès de l'autorité sanitaire locale, l'Saudi Food and Drug Authority (SFDA). L'SFDA est l'organisme de régulation chargé des denrées alimentaires, des médicaments et des cosmétiques au sein du Royaume d'Arabie saoudite.

En avril 2015, l'SFDA a lancé eCosma, un système de notification électronique destiné à faciliter la procédure de demande d'enregistrement des produits cosmétiques.

Ce programme vise à harmoniser l'enregistrement des produits cosmétiques en Arabie saoudite, tout en garantissant leur sécurité, leur sûreté et leur efficacité. La procédure est simple, même si elle nécessite la fourniture de certains documents.

Procédure de candidature à l'eCOSMA :

L'organigramme ci-dessous décrit les étapes à suivre pour enregistrer un produit cosmétique en Arabie saoudite :

Tous les documents mentionnés dans l'organigramme ci-dessus sont obligatoires ; sans eux, la demande ne pourra pas être traitée. De manière générale, il existe deux types de notifications :

Avis aux fabricants: tous les fabricants étrangers doivent désigner un résident qui agira en tant que représentant en Arabie saoudite. Ce représentant doit être titulaire d’une licence valide délivrée par l’ SFDA.

Avis concernant les produits: Tous les fabricants doivent fournir l'étiquette définitive, la liste des ingrédients et un certificat d'analyse pour chaque produit faisant l'objet d'un enregistrement.

Notification relative à un fabricant étranger

Certificat GMP ou de qualité

Le certificat de bonnes pratiques de fabrication (BPF) garantit que les produits sont fabriqués de manière constante selon les normes de qualité attendues. Ce certificat vise à minimiser les risques inhérents à toute production pharmaceutique qui ne peuvent être éliminés par les essais effectués sur le produit fini.

Lettre d'autorisation de mise sur le marché

La lettre d'autorisation de mise sur le marché est également appelée « lettre d'autorisation de distribution ». Grâce à ce document, le fabricant adresse une notification à un représentant local et l'autorise à importer, commercialiser ou vendre ses produits en Arabie saoudite.

Lettre d'autorisation de la personne de contact (en Arabie saoudite)

Le fabricant désigne une personne et communique ses coordonnées à un représentant du Conseil de coopération du Golfe (CCG) afin que celui-ci puisse communiquer avec SFDA si nécessaire, en émettant une lettre d'autorisation de la personne de contact.

Lettre relative aux relations entre le propriétaire de la marque et le fabricant

Si le fabricant n'est pas le même que le propriétaire de la marque, ce dernier doit alors fournir une lettre précisant la nature de la relation qui l'unit au fabricant.

Certificat de libre mise en vente

Le certificat de libre vente atteste que des produits, tels que les cosmétiques, sont légalement vendus ou distribués sur le marché libre sans aucune restriction et qu'ils sont également approuvés par les autorités réglementaires du pays d'origine.

Notification de produit

Étiquette de l'emballage du produit fini

Une fois terminée, l'étiquette doit comporter les informations suivantes en arabe :

1. Nom de marque
2. Nom du produit
3. Nom, adresse et pays d'origine du site de fabrication
4. Mode d'emploi

De plus, les « artwork » doivent indiquer le volume du colis (taille du conteneur, unité de mesure (UOM) et code-barres). L’« Artwork » doit être imprimée à la fois au recto et au verso de l’emballage.

Liste des ingrédients

Ces informations comprennent le nom du produit, la liste des ingrédients, leur pourcentage, leur numéro CAS et leur fonction. Cette liste doit être établie par le fabricant, signée et tamponnée.

Certificat d'analyse

Le certificat d'analyse est un document délivré par le service d'assurance qualité qui atteste qu'un produit soumis à réglementation est conforme à son cahier des charges. Il contient souvent les résultats réels obtenus lors des essais effectués dans le cadre du contrôle qualité d'un lot spécifique d'un produit.

Devez-vous enregistrer votre produit sur eCOSMA?

Si vous envisagez de commercialiser vos produits en Arabie saoudite, la première étape consiste à les faire enregistrer sur le site SFDA. L'ensemble de la procédure peut prendre environ un mois, voire un peu plus. Bien que cela implique quelques formalités administratives, l'Arabie saoudite est un marché lucratif et la perspective d'y commercialiser vos produits vaut largement l'effort fourni. Pour obtenir de l'aide concernant l'une des étapes ci-dessus, contactez-nous à l'adresse sales@freyrsolutions.com