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Os fabricantes de dispositivos médicos devem incluir a documentação exigida com cada produto para ajudar os consumidores a compreender a sua utilização. Esta documentação, por vezes, pode ter algumas centenas de páginas, o que é intimidante para os consumidores. Os guias de referência rápida são elaborados para cobrir todas as informações necessárias sobre o produto, e os consumidores podem não ter de percorrer uma enorme quantidade de conteúdo para as encontrar.
Um guia de referência rápida fornece um conjunto de instruções breves para a utilização de um dispositivo médico e apresenta as suas próprias vantagens, como se segue:
- Reduz o tempo de formação
- Orienta os utilizadores a realizar as ações em passos mais simples e curtos
- Evita que os utilizadores tenham de consultar toda a documentação quando é necessária uma informação específica e fornece o uso básico numa versão mais curta.
- Reduzir a necessidade de formação presencial e o custo adicional de ter outro colaborador ou especialista a reexplicar os processos
- Os tutoriais são bem escritos e suficientemente descritivos para guiar o utilizador pelos passos necessários rapidamente.
Na maioria das vezes, os utilizadores sentem-se confortáveis em confiar em ilustrações ou imagens para compreender a utilização e o método de realização de ações num dispositivo médico. Estudos indicam que 90% da informação transmitida ao cérebro é visual, e ter ilustrações ajudará em cenários onde os utilizadores desconhecem o jargão do equipamento.
Os guias de referência rápida podem ser muito detalhados ou breves, dependendo do que é necessário. É uma comunicação impressa direta e informativa que orienta profissionais de saúde, engenheiros, pacientes e utilizadores finais. Fornece orientação para aderir a processos, diretrizes de conformidade e normas de segurança. Aqui estão alguns pontos-chave a considerar antes da formulação de guias de referência rápida para utilizadores:
- Deve ser elaborado tendo em conta que os utilizadores podem não ter conhecimentos prévios
- O conteúdo apresentado nos guias do utilizador deve ser útil, atualizado e relevante
- Deve fornecer aos utilizadores informações fáceis de consultar
- Deve ser organizado em secções com etiquetas em ambos os lados das pastas
- Os guias de tabela devem ser adicionados no início do guia para facilitar a navegação dos utilizadores
- O conteúdo deve ter representações simples e claras.
- Adicionar títulos e subtítulos pode facilitar a leitura rápida do conteúdo e tornar a informação mais acessível
- Devem ser incluídos exemplos e cenários típicos para uma melhor compreensão
- Imagens, infográficos e gráficos devem ser incorporados sempre que necessário para melhorar a perceção visual e a compreensão.
Frequentemente, os utilizadores necessitam de algumas informações sobre o dispositivo para realizar rapidamente certas tarefas específicas. Nessas circunstâncias, o utilizador precisa do conhecimento para realizar a tarefa sem ter de ler o manual completo. É então que os guias do utilizador se tornam úteis.
As empresas que fabricam produtos de consumo com vários componentes tendem a emitir guias rápidos para os consumidores. Quando os dispositivos são encomendados online, exigem montagem ou tecnologia básica. Estes artigos são invariavelmente fornecidos com guias para ajudar os utilizadores finais a montar o dispositivo e a colocá-lo a funcionar. A experiência do utilizador pode ser melhorada incorporando slides com texto simples, para que utilizadores de todas as capacidades de leitura possam compreender cada passo necessário para concluir o processo. Adicionar indicadores visuais, como ícones e cores, ajuda a criar um design de fácil utilização.
Os guias devem ser elaborados tendo em mente que os utilizadores finais podem ter diferentes níveis de qualificações e compreensão, razão pela qual a linguagem utilizada deve ser:
- Descritivo, mas não condescendente
- A linguagem técnica deve ser evitada. A explicação deve ser simples e compreensível para um leigo.
- Quando as terminologias ou abreviaturas precisam de ser incluídas nos guias, devem ser claras e concisas
- É melhor que o procedimento seja explicado passo a passo.
- Inicie o procedimento com verbos fortes. Por exemplo, "Instale as pilhas no dispositivo" ou "Insira a tira no dispositivo de monitorização"
Ao atualizar ou instalar software de dispositivos, os fabricantes incluem um guia de início rápido que ajuda a alertar os utilizadores sobre a disponibilidade de novas funcionalidades e explica o seu funcionamento. Por exemplo, um guia de referência rápida para um dispositivo de monitorização da tensão arterial pode indicar a um utilizador como o usar, ou um guia de referência rápida para um dispositivo de monitorização da glicemia pode ajudar os utilizadores a fazer uma leitura rápida dos níveis de glicemia.
Os guias de referência rápida podem apoiar as empresas na submissão de informações adicionais antes de novas alterações. Isto dá aos colaboradores mais informações sobre o novo processo ou produto antes que a atualização ocorra. Ao percorrerem o processo de instalação ou implementação por si próprios, os utilizadores compreendem como o processo ou produto funciona. Atua adicionalmente como referência em caso de falha. Tenha a certeza de que o guia facilita muito o processo para os utilizadores.
O guia de referência deve ser elaborado como se fosse um manual de instruções para as tarefas da vida. Quer seja um manual do colaborador ou um manual de formação, deve fornecer informações úteis no momento. Deve esclarecer quaisquer suposições, responder a quaisquer perguntas e ajudar a resolver problemas que o utilizador final possa enfrentar ao instalar ou utilizar o dispositivo.
Para saber mais sobre os guias de referência rápida e a sua importância no domínio dos Dispositivos Médicos, Consulte a Freyr.
