Revisão de Controlo de Qualidade de Documentos Clínicos Regulamentares: As Ferramentas de Trabalho e Melhores Práticas

O controlo de qualidade (CQ) na indústria farmacêutica é crucial na revisão de documentos clínicos regulatórios para garantir a exatidão, consistência e conformidade dos documentos submetidos às autoridades regulatórias para aprovação.

O que é uma revisão de CQ?

Na redação médica, QC significa garantir que o conteúdo, estilo e formato do documento são de alta qualidade. Isto não acontece por acaso, mas sim devido a uma revisão sistemática de controlo de qualidade, seguindo listas de verificação especificadas pelo cliente e procedimentos operacionais padrão (SOPs), para garantir uma revisão completa e consistente. Mesmo documentos bem escritos podem conter “Erros”, mas os especialistas em QC conseguem detetá-los com um “olhar fresco” que um escritor poderia ignorar. Assim, uma verificação de controlo de qualidade é essencial antes da submissão, porque uma boa revisão de qualidade leva tempo, mas vale bem o esforço.

Quem deve realizar a revisão de CQ?

Idealmente, a revisão de CQ deve ser realizada por alguém que não seja o autor ou o redator médico do documento, podendo ser chamado de revisor/editor de CQ, que pode ter menos, igual ou maior experiência do que o autor. Os tipos de documentos que podem receber incluem:

• Brochuras do Investigador (IBs)
• Livros de Informação (BBs)
• Relatórios de estudo clínico (CSRs)/adendas
• Protocolo e adendas ao protocolo
• Documentos/resumos do Módulo 2
• Narrativas de segurança
• Respostas das autoridades regulatórias e
• Planos de estudo pediátrico etc.

As “Ferramentas de Trabalho”: As Melhores Práticas para realizar o CQ 

Muitas empresas farmacêuticas ou CROs têm o seu próprio conjunto de padrões para a produção dos seus documentos. Estes podem ser descritos em modelos específicos da empresa, diretrizes específicas do documento (por exemplo, diretriz do Processo de CQ para documentos de submissão clínica: Protocolo, IB e CSR, etc.), guias de estilo, SOPs, etc. Além disso, é essencial ter uma lista de verificação de CQ para garantir que a qualidade e o nível de detalhe de uma revisão são consistentes. Uma lista de verificação de CQ detalhada é uma ferramenta importante para ajudar o revisor de CQ a cobrir todos os aspetos de uma revisão, o que o manterá a par do que verificou e do que falta fazer. Além disso, ajudará a gerir o tempo de forma eficiente. Todo o processo de revisão/edição de CQ seguirá os passos de sequenciação abaixo:

1. Receção da notificação de fluxo de trabalho do Redator Médico:

O revisor/editor de CQ receberá o pedido do autor (Redator Médico) com o âmbito da revisão mencionado e a ligação (para navegar no documento de trabalho) através da notificação de fluxo de trabalho gerada pelo respetivo sistema eletrónico de gestão de dados (EDMS), por exemplo, MEDIVA, PleaseReview ou InteliNotion, etc., juntamente com os documentos/ligações de origem e instruções de autoria (se houver).

2. Confirmação dos documentos necessários/de origem:

Confirmar os documentos necessários/de origem com o Redator Médico, que estão disponíveis através das ligações partilhadas por meio de anotações no documento, e que podem incluir:

• Modelo atual do documento
• Documentos de origem (Tabelas de Dados como TLFs, Protocolo e as suas alterações, resultados de CSR e SAP), etc., dependendo do documento a ser revisto.
• Guia de estilo (abrangendo estilos de texto, pontuação, abreviaturas, uso de maiúsculas, formatos de números e datas, escolha de palavras preferenciais, etc.)
• Instruções de autoria, se houver (abrangendo a utilização de barras de ferramentas de autoria específicas da empresa, referências cruzadas e referências no texto, etc.).
• SOPs
• Listas de verificação de CQ e formulários de atestação

3. Começar a editar o documento:

Comece a editar os documentos com a funcionalidade “CONTROLO DE ALTERAÇÕES” ATIVADA, tendo em mente os pontos abaixo como principais “verificações de CQ padrão”, com os exemplos:

i. Formatação:

• Esquema da página
• Paginação
• Cabeçalhos e rodapés

ii. Consistência: 

• Sinopse/resumo/conclusão versus o corpo principal do documento: ex: Protocolos
• Texto: critérios de avaliação do estudo e resultados, ex: CSRs
• Dados tabulares citados no texto: especialmente para protocolos, o cronograma de avaliações e o esquema do estudo versus o texto

iii. Tabelas/Figuras:

• Formatação e esquema
• Consistência no estilo das tabelas em todo o documento (ex: estilos de Título e Legenda)
• Clareza da apresentação/legendas
• Garantir que as fontes nas notas de rodapé (corretamente citadas) e os seus designadores têm notas de rodapés correspondentes, etc.

iv. Referências:

• Citações corretas
• Formato das citações no texto (inserir EndNote na lista de Referências)
• Confirmar a completude da lista de referências

v. Ligações Internas/Externas:

• Ligações internas – confirma as ligações internas para as secções, tabelas no texto e/ou figuras.
• As ligações externas são referenciadas de forma precisa e consistente em todo o documento e o texto azul foi aplicado às secções/citações de origem para documentos externos onde será criada uma ligação durante a fase de publicação do documento.  

vi. Geral:

• Verificação da exatidão dos dados versus documentos de origem/e o seu conteúdo
• Verificação ortográfica e gramática
• Estrutura das frases
• Abreviaturas (específicas do cliente, se houver)
• Verificação do Índice, Lista de Tabelas/Figuras e Apêndices, etc., quanto à sua completude
• Verificação do modelo, etc.

vii. Sinalização ao Redator Médico:

Sinalizar problemas (alertas de comentários) ao Redator Médico é um passo crucial para manter os padrões do documento: Aqui estão algumas das melhores dicas para o fazer de forma eficaz:

1. Marcar Online para o Redator Médico: Marcar todos os comentários para o Redator Médico online, o que lhes permitirá receber alertas/notificações por e-mail, e se estiver a trabalhar num editor de documentos como o MS Word, utilize as funcionalidades de controlo de alterações ou comentários para realçar problemas diretamente no texto.
2. Seja Específico (navegação fácil): Identifique o problema. Em vez de dizer “Há um erro”, especifique qual é o erro e onde se localiza (Inclua o número da secção no documento de origem, ex: SAP secção 7.1.1).
3. Forneça Contexto: Explique porque é um problema. Por exemplo, “Esta secção contradiz os dados apresentados na sinopse/ou de acordo com os documentos de origem, como o protocolo”.
4. Forneça comentários baseados em evidências: apoiados por dados, estudos ou diretrizes relevantes e um guia de estilo para abordar os comentários de forma eficaz.
5. Sugira Soluções: Se possível, sugira uma forma de resolver o problema. Isto pode ajudar o Redator Médico a compreender melhor o problema e a corrigi-lo de forma mais eficiente.
6. Seja Profissional e Cortês: Utilize um tom respeitoso. Por exemplo, “Notei uma potencial inconsistência no texto/Tabelas em relação aos seus documentos de origem na Página 56. Poderia, por favor, rever?”
7. Priorização de Comentários: Aborde os comentários críticos primeiro que podem afetar a consistência dos dados (principais), seguidos pelos menos urgentes, para gerir o tempo de forma eficiente.
8. Resuma os principais problemas: Se houver vários problemas, forneça um resumo no final do seu feedback para garantir que o Redator Médico compreende as áreas chave que necessitam de mais atenção.
4. Dicas de Conformidade/Resolução de comentários: Aqui estão algumas dicas para resolver os comentários durante a verificação de QC:
   
   1. Pedidos de Esclarecimento/Procura de informações adicionais: O Redator Médico pode contactar o revisor de QC para procurar informações adicionais ou esclarecimentos sobre o comentário para garantir a sua resolução.
   2. Verificações de Consistência: Garanta que a resolução está alinhada com o tom, estilo e conteúdo geral do documento.
   3. Documentação de Alterações: Documente as alterações feitas em resposta aos comentários para transparência e referência.
   4. Forneça um ciclo de feedback: Implemente um ciclo de feedback onde o revisor/editor de QC revê a resolução para “confirmar” a satisfação.
   5. Conclua a resolução dos comentários durante o período de QC: Siga as regras de especificação do cliente para garantir que a resolução dos comentários ocorre durante o prazo de QC fornecido.
   6. Utilize ferramentas automatizadas: Utilize ferramentas ou software automatizados para acompanhar e gerir os comentários e as suas resoluções para acompanhamento futuro.
5. Preenchimento da lista de verificação e Carregamento:

Certifique-se de preencher a lista de verificação de CQ (específica para cada tipo de documento) para confirmar o seu conteúdo, como texto, tabelas/figuras, apêndices, etc., ao assinalar as caixas onde o revisor/editor de CQ pode indicar que cada item da lista foi verificado (Sim, Não ou NA).

Além disso, inclua uma caixa de comentários onde o revisor/editor de CQ pode explicar por que um item não foi verificado e onde as conclusões específicas podem ser descritas.

Além disso, a lista de verificação também possui um espaço que inclui o número da versão do documento e a data do documento revisto, juntamente com o seu título, código do projeto/ligação EDMS, e um espaço para assinar (Assinatura Eletrónica) e datar o formulário para registar que o CQ foi concluído.

6. Assinatura da Lista de Verificação através de DocuSign/Assinatura do Adobe Acrobat:

Uma vez preenchida a lista de verificação, o revisor de CQ utilizará as ferramentas (DocuSign/Assinatura do Adobe Acrobat) para assinar os documentos eletronicamente. Isto ajuda a eliminar a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar cópias físicas. Além disso, permite enviar e gerir os documentos digitalmente.

7. Devolver os documentos ao EDMS:

Após a conclusão da revisão/edição de CQ do documento, “Guardar” o documento com todos os comentários e alterações, devolvê-lo ao respetivo EDMS e anexar/carregar a lista de verificação de CQ assinada (PDF) juntamente com ele. 

8. Conclusão:

Em conclusão, ao devolver a cópia revista do documento e a lista de verificação ao Redator Médico, certifique-se de que os nossos comentários/edições são claros e fáceis de entender. Mais do que uma simples leitura rápida, as revisões/edições de CQ são exercícios abrangentes e detalhados que também podem ser uma experiência de aprendizagem tanto para o revisor quanto para o Redator Médico. Assim, no geral, a agência/autoridade reguladora, como leitora, esperará documentos de alta qualidade, mas isso requer um processo de revisão organizado. Além dos documentos de orientação de CQ, uma boa lista de verificação de CQ também contribuirá para uma revisão bem executada e melhorará o padrão dos documentos revistos.