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Un Product Information File (PIF) è uno dei requisiti legali più importanti per immettere un prodotto sul mercato. Ciascun prodotto cosmetico deve disporre di un proprio PIF contenente informazioni sul prodotto come il CPSR (Cosmetic Product Safety Report), la descrizione del prodotto, i metodi di fabbricazione, ecc., ed è disponibile per l'ispezione da parte dell'autorità di regolamentazione. Ai sensi del Regolamento sui cosmetici (CE) n. 1223/2009, quando un prodotto cosmetico viene immesso sul mercato europeo, la persona responsabile del prodotto è tenuta a mantenere un Product Information File (PIF). Il PIF deve essere conservato dalla persona responsabile per almeno 10 anni a partire dalla data in cui l'ultimo lotto del prodotto è stato distribuito sul mercato. Nel caso in cui vengano apportate modifiche al prodotto, il PIF deve essere aggiornato immediatamente.

Un PIF deve includere:

  1. Descrizione del prodotto cosmetico – La parte descrittiva stabilisce una chiara relazione tra il prodotto cosmetico e il suo PIF. Include il nome del prodotto, la formula del prodotto, l'identificazione e il codice, tutti i nomi nella lingua nazionale dell'Unione Europea (UE), se il prodotto deve essere commercializzato nei paesi membri dell'UE, ecc.
  2. Rapporto sulla sicurezza del prodotto – Lo scopo del rapporto sulla sicurezza del prodotto è valutare la sicurezza del prodotto cosmetico. Si compone di due parti:
  • Parte A – Contiene tutti i dati necessari per condurre la valutazione della sicurezza. Ad esempio, la qualità microbiologica del prodotto, il profilo tossicologico, l'esposizione alla sostanza e ai prodotti cosmetici, le proprietà fisico-chimiche, ecc.
  • Parte B – Contiene la conclusione del rapporto sulla sicurezza del prodotto basato sulle valutazioni della sicurezza. Include i riferimenti del responsabile, il ragionamento scientifico, la conclusione della valutazione della sicurezza e le istruzioni riportate sull'etichetta.
  1. Metodo di produzione – Questa parte contiene i metodi di produzione del prodotto cosmetico e una dichiarazione di conformità del prodotto alle buone pratiche di fabbricazione (GMP).
  2. Prova dell'effetto dichiarato – Questa parte contiene informazioni a supporto delle dichiarazioni relative al prodotto.
  3. Dati relativi ai test sugli animali – Se non sono stati effettuati test sugli animali, è necessario specificarlo chiaramente nel PIF. In caso contrario, nel PIF devono essere dichiarati i seguenti dati:
  4. Luogo del test
  5. Data del test sugli animali
  6. Identificazione del test sugli animali
  7. Ingredienti utilizzati
  8. Obiettivo legale e giustificazione relativa ai test sugli animali

Prodotti per i quali è richiesto il PIF

Qualsiasi prodotto che rientri nella definizione di prodotto cosmetico e venga immesso sul mercato europeo richiede un PIF.

Formato e lingua del PIF

  • Deve essere conservato in formato elettronico o di altro tipo (ad esempio cartaceo), purché venga mantenuto
  • Le informazioni incluse devono essere facilmente comprensibili da chi verifica il PIF
  • Deve essere nella lingua nazionale del paese in cui viene conservato
  • Tutti i documenti di supporto, come rapporti di laboratorio, lettere o pubblicazioni, devono essere conservati nella lingua originale in cui sono stati redatti

Il PIF è una parte fondamentale per immettere un prodotto cosmetico sul mercato UE. Consulta i nostri esperti per la redazione, la compilazione e la presentazione dei PIF. Contattaci all'indirizzo sales@freyrsolutions.com.